關(guān)于計(jì)算機(jī)技術(shù)與辦公自動(dòng)化分析

劉超

【摘要】 得益于計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，辦公自動(dòng)化在企業(yè)的日常辦公和管理中起著十分顯著的作用。因此，本文將計(jì)算機(jī)技術(shù)和辦公自動(dòng)化結(jié)合起來進(jìn)行分析，總結(jié)了二者之間的關(guān)系，同時(shí)提出加強(qiáng)辦公自動(dòng)化的策略。

【關(guān)鍵詞】 計(jì)算機(jī) 辦公自動(dòng)化 關(guān)系 策略

辦公自動(dòng)化（Office Automation，以下簡稱OA），是結(jié)合計(jì)算機(jī)技術(shù)、綜合業(yè)務(wù)數(shù)字網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和現(xiàn)代辦公的新型辦公方式。不過OA暫無統(tǒng)一的定義，一般在傳統(tǒng)辦公室采用了各種新設(shè)備、新技術(shù)等從事辦公業(yè)務(wù)，都可算作是OA領(lǐng)域。在行政單位一般叫做電子政務(wù)，企事業(yè)單位都叫OA，一般又稱為數(shù)字化辦公。

一、辦公自動(dòng)化

實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化的系統(tǒng)稱為OA系統(tǒng)，是建立在計(jì)算機(jī)局域網(wǎng)基礎(chǔ)上的分布式信息處理系統(tǒng)，其核心是計(jì)算機(jī)系統(tǒng)或OA工作站，如下圖所示。

OA的核心在于easy office，也就是強(qiáng)調(diào)方便快捷的辦公，提高效率，基于OA的軟件一般具有五大特性。

其一，易用性，這是全面應(yīng)用的基礎(chǔ)。管理落地需要面對全體員工，因此相關(guān)軟件也需能夠被全員接受。直白講就是要實(shí)現(xiàn)傻瓜式操作，這是將OA系統(tǒng)軟件推向全體員工的前提，也是制度落地的基礎(chǔ)。其二，健壯性，OA系統(tǒng)必須要能夠容納超多用戶、高并發(fā)應(yīng)用，并保持穩(wěn)定。特別是大型集團(tuán)型企業(yè)，OA系統(tǒng)必須能夠支撐集團(tuán)內(nèi)部所有人員的應(yīng)用并且保持穩(wěn)定。提高系統(tǒng)健壯性的有效手段在于堅(jiān)持網(wǎng)絡(luò)風(fēng)格，因?yàn)橄到y(tǒng)本身的軟件并不決定應(yīng)用并發(fā)數(shù)，而是在于網(wǎng)絡(luò)速度和硬件設(shè)備，即理論上OA系統(tǒng)平臺(tái)對并發(fā)數(shù)沒有嚴(yán)格的限制。其三，開放性，即可與其他系統(tǒng)整合應(yīng)用。針對管理落地來說，需要滲透到企業(yè)管理中的方方面面，目前尚無一套系統(tǒng)能夠獨(dú)立完成所有管理需求，這就決定了OA系統(tǒng)的軟件需要具備廣泛而全面的整合性，能夠從其他軟件獲取信息，完成關(guān)聯(lián)性的整合應(yīng)用。在系統(tǒng)開發(fā)時(shí)，采用java（J2EE）編程語言，進(jìn)行底層設(shè)計(jì)，對于整合性有著決定性的幫助，可預(yù)留下大量接口，為后續(xù)整合其他系統(tǒng)軟件提供技術(shù)支持，同時(shí)現(xiàn)實(shí)的整合經(jīng)驗(yàn)必不可少。其四，嚴(yán)密性，即信息數(shù)據(jù)的集成和獨(dú)立系統(tǒng)的和諧統(tǒng)一。對于企業(yè)管理來說，特別是集團(tuán)性企業(yè)的管理，一方面要有統(tǒng)一的信息平臺(tái)，另一方面，各子公司也需要相對獨(dú)立的信息空間。因此，OA系統(tǒng)需要實(shí)現(xiàn)“用戶、角色、權(quán)限+數(shù)據(jù)”的思維管控模式，具備全面的門戶功能，實(shí)現(xiàn)信息數(shù)據(jù)的集成和獨(dú)立系統(tǒng)的和諧統(tǒng)一。其五，實(shí)用性，80%標(biāo)準(zhǔn)化+20%個(gè)性化，使OA系統(tǒng)功能與管理實(shí)務(wù)緊密相連，并適應(yīng)企業(yè)管理發(fā)展的需求。

二、計(jì)算機(jī)技術(shù)與OA

2.1計(jì)算機(jī)技術(shù)為OA提供技術(shù)支撐

OA系統(tǒng)中，對信息的采集、存儲(chǔ)以及處理都依賴于計(jì)算機(jī)設(shè)備的強(qiáng)大運(yùn)算能力，建立和管理文件、數(shù)據(jù)庫，開發(fā)各種辦公軟件也都離不開計(jì)算機(jī)的軟硬件。因此，可以說計(jì)算機(jī)技術(shù)為OA提供技術(shù)支撐。

計(jì)算機(jī)技術(shù)也是OA系統(tǒng)的載體，各種連接計(jì)算機(jī)或OA工作站的設(shè)備如打印機(jī)、傳真機(jī)、服務(wù)器等共同組成OA系統(tǒng)的硬件載體。特別是步入大數(shù)據(jù)時(shí)代以來，OA還需依賴數(shù)據(jù)中心以及功能強(qiáng)大的綜合業(yè)務(wù)數(shù)字網(wǎng)。

2.2基于計(jì)算機(jī)技術(shù)的OA主要功能及層次

基于計(jì)算機(jī)技術(shù)的OA系統(tǒng)主要功能包括以下幾個(gè)方面，具體如圖。

其一，文字處理。包括文字輸入、編輯、修改、存儲(chǔ)、打印等，通常由連接計(jì)算機(jī)的復(fù)印機(jī)、打印機(jī)等設(shè)備完成。其二，文件管理。包括文件登記、存儲(chǔ)、分類匯總、檢索、制表等，通常需要建立分布式關(guān)系數(shù)據(jù)庫完成。其三，行政管理。包括工作計(jì)劃、日程安排、財(cái)務(wù)管理、人力資源管理等，通常依靠計(jì)算機(jī)圖形系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫和應(yīng)用軟件完成。其四，信息交流。“三網(wǎng)融合”政策出臺(tái)后，目前OA系統(tǒng)使用綜合性業(yè)務(wù)數(shù)字網(wǎng)，通過電子郵件，在線視頻會(huì)議等方式實(shí)現(xiàn)信息交流。其五，決策支持。由于OA系統(tǒng)具備整合性，能夠在系統(tǒng)中配置DSS（決策支持系統(tǒng)）和GDSS（群體決策支持系統(tǒng)）。其六，圖像處理。OA系統(tǒng)可配置圖像處理系統(tǒng)，使其具備圖像識(shí)別、壓縮、復(fù)原、增強(qiáng)等功能。還能夠通過相關(guān)的儀器設(shè)備，如光學(xué)字符閱讀器、光電掃描儀等將圖像文字輸入計(jì)算機(jī)。

完整的OA系統(tǒng)包括三個(gè)層次：OA系統(tǒng)、信息管理級(jí)OA系統(tǒng)、決策支持OA系統(tǒng)。可以利用計(jì)算機(jī)程序模塊和綜合業(yè)務(wù)數(shù)字網(wǎng)實(shí)現(xiàn)三者的互聯(lián)。這就衍生出新的概念，如一體化OA系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)化OA系統(tǒng)。這種集成化的OA系統(tǒng)可有效改善企業(yè)內(nèi)部信息的運(yùn)轉(zhuǎn)，同時(shí)也有利于同外界進(jìn)行信息互通，并可融入進(jìn)世界范圍的信息共享，最終向大數(shù)據(jù)應(yīng)用的方向發(fā)展。

2.3 OA基本要素

辦公活動(dòng)的過程主要經(jīng)歷以下步驟：信息的輸入→轉(zhuǎn)換→輸出→反饋→修正→再次輸入，如此循環(huán)。可以說辦公活動(dòng)的過程就是信息流的傳遞過程，過程中對信息流產(chǎn)生影響的因素就是OA的基本要素。主要包括以下幾個(gè)方面。

其一，辦公人員是OA的第一要素，同時(shí)也是OA系統(tǒng)的直接使用者，對OA系統(tǒng)要有清晰的認(rèn)識(shí)。其二，組織機(jī)構(gòu)影響OA系統(tǒng)的層次等級(jí)，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中有一個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)API，據(jù)此衍生出來的就是權(quán)限，通過計(jì)算機(jī)授權(quán)可使組織機(jī)構(gòu)的管理更加靈活多變。其三，辦公制度是各部門人員需要遵守的規(guī)范，OA系統(tǒng)利用計(jì)算機(jī)的權(quán)限形成自動(dòng)約束機(jī)制，實(shí)現(xiàn)制度落度。同時(shí)要將制度與OA系統(tǒng)融合，確保OA系統(tǒng)能夠適應(yīng)企業(yè)管理需求和管理發(fā)展的需要。其四，綜合業(yè)務(wù)數(shù)字網(wǎng)傳遞信息，聯(lián)合各獨(dú)立系統(tǒng)，集成信息數(shù)據(jù)，提高效率。其五，信息是OA的基礎(chǔ)，也是計(jì)算機(jī)技術(shù)得以充分應(yīng)用的前提。其六，得益于計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)的發(fā)展，辦公環(huán)境變得更好，現(xiàn)代數(shù)字化技術(shù)使得辦公人員可利用視頻會(huì)議等手段進(jìn)行辦公，能夠更加自由地發(fā)揮創(chuàng)造創(chuàng)造能力。

計(jì)算機(jī)技術(shù)與OA，前者是后者的載體與支持，后者是前者的應(yīng)用典范。得益于計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，OA才能夠?qū)崿F(xiàn)真正意義上的應(yīng)用。而OA的發(fā)展，功能不斷增多，越發(fā)智能化、集成化的趨勢，也會(huì)間接推動(dòng)計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，形成良性循環(huán)。就我國目前的OA應(yīng)用形勢來看，部分企業(yè)有著上文所言的誤區(qū)，因此需要制定相應(yīng)的策略進(jìn)行改善。

三、加強(qiáng)辦公自動(dòng)化策略

1、轉(zhuǎn)變思想、提高認(rèn)識(shí)，完善OA體系。根據(jù)上文的分析，OA系統(tǒng)可以提高企業(yè)人員的工作效率，幫助企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層制定決策，促進(jìn)人員內(nèi)部交流，同時(shí)也是企業(yè)管理、制度落地，提升企業(yè)核心競爭力的有效手段之一。“十三五”期間，面對經(jīng)濟(jì)下行的壓力，企業(yè)需苦修內(nèi)功，加強(qiáng)信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化，提升企業(yè)核心競爭力。因此，需要企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)管理層轉(zhuǎn)變思想，提高對OA的認(rèn)識(shí)，不能單純地將OA作為收發(fā)文系統(tǒng)、行政管理系統(tǒng)，也不能將其與ERP等軟件混淆。要從思想上重視OA的重要性，以此為指導(dǎo)制定相關(guān)措施，加強(qiáng)辦公自動(dòng)化。同時(shí)，應(yīng)在OA體系建設(shè)方面加大資金投入，根據(jù)企業(yè)自身實(shí)際，依照性價(jià)比的原則，引進(jìn)軟硬件平臺(tái)，并且建立起培訓(xùn)平臺(tái)，加強(qiáng)對相關(guān)人員的培訓(xùn)。就OA系統(tǒng)軟件來說，國內(nèi)外也有很多成熟的系統(tǒng)平臺(tái)可以借鑒。要注意的是，OA系統(tǒng)是全體員工信息化的第一步，如果項(xiàng)目失敗，上至領(lǐng)導(dǎo)下到基層員工都知道是誰在負(fù)責(zé)OA項(xiàng)目，對CIO或信息部門主管的影響很大。因此，在選擇OA系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)關(guān)注OA的本質(zhì)和核心價(jià)值，同時(shí)考慮OA廠商的態(tài)度，并考慮成本和售后服務(wù)，最終選擇適合企業(yè)自身的OA系統(tǒng)完善OA體系。

2、實(shí)施指南。加強(qiáng)企業(yè)辦公自動(dòng)化，應(yīng)遵循以下三個(gè)原則。其一，高效的項(xiàng)目實(shí)施團(tuán)隊(duì)，這是實(shí)現(xiàn)OA項(xiàng)目成功推廣應(yīng)用的保障，項(xiàng)目主管、經(jīng)理需要擁有過硬的軟件技術(shù)，同時(shí)還需精通項(xiàng)目管理和咨詢。并在項(xiàng)目質(zhì)量監(jiān)管、進(jìn)度、帶領(lǐng)團(tuán)隊(duì)方面游刃有余，才能有效地將管理方式和OA系統(tǒng)結(jié)合起來。其二，協(xié)同OA系統(tǒng)是一項(xiàng)長期的系統(tǒng)工程，在實(shí)施過程中涉及的內(nèi)容繁雜，同時(shí)還涉及到各種跨系統(tǒng)的業(yè)務(wù)系統(tǒng)集成，而企業(yè)員工的素質(zhì)參差不齊，要全面提高OA項(xiàng)目的利用率，需要依靠先進(jìn)的工具。首先采用項(xiàng)目管理軟件，分解任務(wù)、人員分工、劃分項(xiàng)目階段、共享文檔、資源調(diào)度和協(xié)同合作。并邀請相關(guān)專家對項(xiàng)目中存在的問題進(jìn)行診斷和處理，對OA項(xiàng)目實(shí)施過程進(jìn)行過程質(zhì)量控制，提高效率。其三，標(biāo)準(zhǔn)化實(shí)施方法論，這種理論以項(xiàng)目管理理論為基礎(chǔ)，對項(xiàng)目進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化質(zhì)量管理。因此，需要引進(jìn)先進(jìn)的項(xiàng)目管理體系，針對OA項(xiàng)目實(shí)施的全過程進(jìn)行管控。

3、其他。除上述策略外，還需注意以下三個(gè)方面。其一，加強(qiáng)辦公人員的培養(yǎng)，提高其使用計(jì)算機(jī)的能力，使其能夠熟練運(yùn)用OA系統(tǒng)提供的應(yīng)用程序。其二，OA項(xiàng)目實(shí)施后，應(yīng)不斷利用計(jì)算機(jī)的性能和實(shí)際的管理需要擴(kuò)展相關(guān)的OA系統(tǒng)子功能。其三，管理層人員需要不斷自我學(xué)習(xí)，加強(qiáng)自身的管理能力，提高素質(zhì)，能夠針對性地安排合適的員工從事適合的工作，人盡其才。

結(jié)束語：隨著計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)的普及，OA系統(tǒng)協(xié)同化、智能化、網(wǎng)絡(luò)化、平臺(tái)化是必然的趨勢。同時(shí)，隨著移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)特別是WIFI和4G網(wǎng)絡(luò)的普及，移動(dòng)OA系統(tǒng)將逐漸成為主流，比如微信企業(yè)號(hào)。大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，OA系統(tǒng)必將高度集成化，移動(dòng)化，以功能強(qiáng)大的數(shù)據(jù)中心為根基，改善企業(yè)管理方式，提高工作效率，促進(jìn)企業(yè)核心競爭力的提高，進(jìn)而使企業(yè)獲得長久發(fā)展的驅(qū)動(dòng)力。但在OA項(xiàng)目實(shí)施時(shí)要清醒認(rèn)識(shí)到OA項(xiàng)目是一項(xiàng)長期的系統(tǒng)性工程，必須要有相應(yīng)的策略為指導(dǎo)，促成OA系統(tǒng)的順利建成。

參 考 文 獻(xiàn)

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