財務“日記賬”管理模式探究

張連懷++胡慶彬++徐金莉

摘要：日記賬是按照經濟業務的發生或完成時間的先后順序逐日逐筆登記的賬簿，旨在核算和監督某一類型經濟業務或全部經濟業務的發生或完成情況。本文將日記賬的概念引申到企業成本管理領域，從企業成本管理現狀出發，分析企業構建日記賬式管理模式的必要性，提出了日清月結成本管理的體系框架、工作流程、具體措施及實踐效果。

關鍵詞：“日記賬” 管理模式

作為企業實現精細管理的一項重要管理工具，財務日記賬是按照經濟業務的發生或完成的先后順序逐日逐筆登記的賬簿，是以工作表單為載體，借助日清月結操作平臺，將企業全部經濟業務事項作為表單的執行內容，按時間順序清晰地反映在日清月結系統記錄中，用來核算和監督某一類經營項目或采購、生產、銷售等全部經濟業務的發生或完成情況。如同管理企業現金、銀行存款日記賬等“流水賬”一樣，實現對企業物料、資產、技術、成本費用、銷售等全部經濟業務的管理，及時準確地反映企業日常經濟業務運行情況，防止因管理粗放出現跑冒滴漏。

日記賬格式一般包括日期欄、摘要欄（簡要說明經濟業務的內容，文字簡潔，能概括經濟業務全貌）、金額欄等。金額欄細分為收入、支出、結余三欄：根據“上日余額+本日收入-本日支出=本日余額”的公式，每日應分別計算收入和支出的合計數，結出余額并與實存數進行核對（即賬實核對），以檢查每日經濟業務事項收付是否有誤，即通常所說的“日清”。月終同樣要計算收支合計數，結出余額，并與實際盤點、總賬、報表核對（即賬實、賬賬、賬表核對），通常稱為“月結”。因此“日清月結”是會計“日記賬”的通俗說法，是包含企業采購、生產、銷售等全部經濟業務事項的賬目表。

下面，筆者結合石油鉆井工程技術服務企業的財務管理特點，闡釋財務日記賬管理的目的、流程及在實際工作中的運用。

一、財務日記賬管理的必要性

企業是以盈利為目的的經濟組織，盈利的實現是以良好的財務狀況為基礎的。企業管理的中心是財務管理，財務管理的基礎是成本管理，企業只有抓好了成本管理，才能體現財務內部控制的有效性、嚴密性和科學性，也才能真正實現投資者利益最大化的目的，而財務日記賬管理正是企業實現成本管理精細化和精準化的一項具有基礎性和支撐性的重要工作。

（一）能夠為會計一級核算提供真實可靠的基礎數據

會計一級核算包括數據一體化、標準系統化、交易流程化、控制實時化、報告自動化、監督前移化、內控程序化、系統集成化八個方面。日記賬管理工具是基于基層隊每日發生的全部經濟業務事項，序時逐筆登記的，能夠為會計一級核算提供翔實可靠的基礎數據。

（二）能夠促使管理者和基層員工更加重視成本控制

日記賬管理工具是依據科學合理、切合實際的單井成本預算標準實施細則，做出單井成本預算，由基層隊在鉆井施工過程中執行，并將單井成本實際發生額與單井成本預算定額進行比較、分析、考核與評價，重點突出過程控制。

（三）能夠促使管理者和全體員工樹立成本效益觀念

從現代成本管理的角度看，成本的降低是有條件和限度的，成本不可能無限壓縮，在某種情況下無限度的控制成本費用可能會影響鉆井質量，導致整個公司效益下降。利用日記賬管理工具，全面系統逐日逐筆登記基層隊實際發生的經濟業務事項，并實時與單井成本預算定額做對比，找出成本升降原因，制定改進措施，不是單純的依靠成本的節約來獲取效益。

（四）有助于業績評價和激勵員工

日記賬管理工具可以實時結出單井成本預算定額與單井成本實際發生數的差額，反映了基層隊業績水平，員工可以隨時查看，分析結超原因，制定應對措施。客觀公正的考核評價能夠對激勵員工節支創效發揮重要作用。

（五）有助于抑制經營舞弊行為的發生

舞弊是指企業董事、監事、經理、其他高級管理人員、員工或第三方使用欺騙手段獲取不當或非法利益的故意行為。由于財務日記賬系統是按日逐筆登記錄入的，具有層層把關審批、不可隨意更改及可追溯查詢的特點，大大降低了造假的機會，堵塞了漏洞。

二、財務日記賬管理的工作流程及職責分工

日記賬式成本管理包含了市場、生產、工程、財務、物資、設備、人力資源、質量、基層隊、信息等多方面的管理，匯集了各職能部室的技術、管理經驗，有利于構建全員、全方位的單井預算管理及成本控制體系。

（1）在技術層面上，由公司開發“日清月結”系統，充分利用計算機網絡優勢，實現單井基礎數據的全面性、及時性、真實性、準確性、可追溯性及信息共享，為完善單井成本預算定額、單井成本控制、分析、考核與評價等提供完整詳實的基礎數據。“日清月結系統”指利用網絡平臺建立的成本日清月結的軟件程序。“日清”指公司生產經營中所有費用發生的當天進行確認，并錄入“日清月結”系統，形成當天的費用統計日報，單井、單車、單項工程以及兩級機關制造費用明細一目了然。“月結”是指月度終了，對每天錄入確認的費用明細按照完成井、服務商、費用項目、預計金額進行匯總，并在公司的月度計劃執行會上逐項審核、確認，形成公司的月度資金計劃。

（2）在組織層面上，建立“公司—基層隊”兩級單井成本日記賬管理體系。各職能部室將本部室對基層隊的管理制度及要求設置為電子表格，財務部將各類表格歸類整理，刪除重復項，制定基層隊通用表格并下發，基層隊成本員登記日記賬，上傳數據圖片到日清月結系統平臺，實現各職能部室對基層隊基礎數據的實時監督與共享。信息資源保障部負責考核系統、日清月結系統、單兵系統等操作系統的開發、日常維護與升級管理；財務資產保障部作為成本控制的總賬管理部門，負責各職能部門表單及系統模塊的歸集、整理、錄入與監管；各職能部門對本部門所管轄的基層隊業務及本部室發生的費用進行歸集、整理、錄入與監管（如物資裝備保障部負責物料、設備檢維修等費用在日清月結系統中數據錄入的管控；人力資源保障部負責人工成本等費用在日清月結系統中數據錄入的管控；市場經營保障部負責固井、鉆井液、鉆具、鉆技服等專業化費用在日清月結系統中數據錄入的管控；質量安全環保部負責安全費用、質量費用、健康費用、生產協調費、財產保險費等費用在日清月結系統中數據錄入的管控）；基層隊負責按各職能部室下發的表單格式，對井隊每日發生的所有經濟業務事項進行確認、收集、登記、錄入、傳遞。各層級負責本級次的日清月結工作，并做到賬實、賬證、賬表、賬賬數據一致。

三、日記賬管理工具在成本管控中的具體運用

鉆探行業是高投入、高產出的行業，隊伍戰線長、資產規模大、生產環節多，資金運作大，經營管理者很難準確掌握當期生產經營成果，給日常經營管理決策帶來諸多困難。為解決上述管理難題，公司以單隊、單項業務為基本用戶單位，以單井、單車為成本歸集單元，著手設計開發了“日清月結”系統管理軟件，包括單井模塊、單車模塊、單隊及單項業務四個模塊，通過在每個模塊中運用日記賬管理工具，來實現成本“日清月結”的功能。

（一）在物資成本管控上

筆者所在公司每年物資消耗占總支出35%左右，是成本管理的重點。

1.通過“管、辦、用”分離，實現全過程管控

一是系統完成計劃提報：取消基層隊手工領料單，由基層隊在系統中提報領料申請。二是統一配送生產物資：公司專門成立物資保障隊，作為物資辦理部門，集中配送井隊物資。三是現場雙方完成確認：領料申請審批通過后，由物資保障隊按照區域派專人將相關單據隨同物資配送上井，由井隊和物資保障隊雙方共同簽字確認。四是系統確認是否異常：物資保障隊、基層隊各自在系統中錄入到井物資數量，系統進行自動核對，數據一致后自動轉為基層隊庫存。否則，需要公司物管部門核實后才能形成庫存，實現了基層隊和物資保障隊互相監督，防止物資在送井場過程中流失，降低風險。五是出庫計入當天成本：基層隊根據口井施工實際消耗情況，進行出庫操作。當天成本當天進入核算體系中。實現了公司口井物資消耗當天關閉，做到了源頭錄入數據真實準確。

2.通過定額審批，實現異常預警

在系統中，根據不同區塊、井型、井深、施工周期等歷史數據，確定了單井鉆頭數量、金額，大宗材料費用及油料等各項材料定額標準。基層隊根據生產情況提報需求計劃時，系統會自動識別是否超出定額。在定額范圍之內，基層隊可利用系統，提報物資需求計劃，進入領料程序。超出定額部分，系統無法直接提報，需要打開特料審批窗口，經機關物資管理部門核準后，由基層隊提報特殊用料申請。同時，日記賬管理工具通過對基層隊施工過程的寫實，有利于發現單井成本預算定額是否科學實用，能夠為優化調整單井成本預算定額尤其是復雜結構井與特殊工藝井的成本預算定額提供準確的依據。

（二）在外付費用管控上

包括外部修理費、外雇運費、鉆前工程、技術外協等對外支付費用，由于費用項目多，易產生利益輸送，是成本管理的難點。重點要把握好以下四個環節。

1.現場嚴格簽認

基層隊對日常發生的外付費用，通過工作量確認單經現場三人確認后簽字背書（見圖）。

2.精準錄入系統

系統錄入責任人對單井、單車、單項業務發生的各項費用支出，按照菜單簽認的井號（車號）、費用項目、數量、金額等信息當天錄入系統，同時掃描上傳簽認單附件。

3.抓好過程監控

職能部門對分管費用過程監控，發現異常，采取措施，堵塞漏洞。對于核實無誤的費用上傳到公司財務部門，完成單井、單車成本考核。

4.月末確認結果

月底召開外付款確認會，對當月發生的外付費用，按照基層隊簽認的原始單據進行確認核實，下達確認會紀要，作為當月結算的依據。同時對完成井實行月度關閉。

（三）在專業化公司及固定費用管控上

專業化公司包括為鉆井提供專業技術服務的鉆井液公司、固井公司、鉆具公司等。將各專業化公司費用定額和計算規則導入系統，井隊錄入工作量后，系統自動計算各項費用金額。各基層隊人工費用、資產折舊及攤銷金額確定后，系統根據單井施工周期自動計算分配到單井。公司根據各隊所占資產、人力資源情況測算下達單隊收入、利潤指標。

四、總結

日記賬管理工具是對企業每日發生的所有經濟業務事項進行“流水賬”式確認、記錄、計量、報告，并通過數據的分析、考核與評價，有效發揮了財務管理事前決策控制和事中監督控制的功能，而不受物料、修理費、工程款等因種種原因延遲結算的影響。通過以“日清月結”管理系統為平臺運用日記賬管理工具，公司主要變動成本項目同比均大幅下降。其中柴油消耗同比減少3300萬元，下降25.8%；一般材料同比減少1400萬元，下降13.4%；載車配件同比減少3900萬元，下降57.9%。扣除工作量因素，國內市場鉆井進尺每米材料單耗由去年613元下降至560元，直接管理創效5000萬元以上。

（作者單位：長城鉆探鉆井三公司財務科）