高等學校預借票據(jù)探析

龐九彬，李 沫，徐 琛

（山東大學，濟南 250100）

高等學校預借票據(jù)探析

龐九彬，李 沫，徐 琛

（山東大學，濟南 250100）

高等學校的票據(jù)包括財政部門監(jiān)制的收款收據(jù)和稅務機關(guān)監(jiān)制的稅務發(fā)票，是學校按照國家有關(guān)規(guī)定在收到款項后向付款方開具的收款憑證，是財務收支的法定憑證和會計核算的原始憑證，是財政、物價、審計、稅務等部門進行監(jiān)督檢查的依據(jù)。票據(jù)應當視同有價證券管理，一般不得預借。預借票據(jù)是指校內(nèi)具體收款單位或項目負責人在款項未到情況下，預先進行領(lǐng)用開具稅務發(fā)票或收款收據(jù)的行為。下面就這一行為作多方面的觀察，希望在預借票據(jù)管理上提供一些借鑒意義。

高等學校；預借票據(jù)；票據(jù)管理

1 預借票據(jù)形成的原因

預借票據(jù)的多出現(xiàn)在高等學校和企業(yè)之間經(jīng)濟行為中，這是由于高等學校會計制度和企業(yè)會計制度的記賬的基礎(chǔ)差別引起的。

1.1 高等學校的會計記賬基礎(chǔ)

高等學校的會計記賬基礎(chǔ)是收付實現(xiàn)制（或現(xiàn)金制，cash basis），是一種與權(quán)責發(fā)生制相對應的關(guān)于收入和費用這兩個會計要素的計量基礎(chǔ)。收付實現(xiàn)制亦稱實收實付制，是指在會計核算中，以實際收到或支付款項為確認本期收入和本期費用的標準。根據(jù)收付實現(xiàn)制原則處理會計業(yè)務時應做到凡本期內(nèi)實際收到的收入和支付的費用，無論其是否應歸屬本期，均應作為本期的收入和費用處理；凡本期未曾收到的收入和未曾支付的費用，應歸屬本期，亦不應作為本期的收入和費用予以處理。采用收付實現(xiàn)制，會計處理手續(xù)比較簡便，會計核算可以不考慮應計收入、應計費用、預收收入、預付費用的存在。

1.2 企業(yè)的會計記賬基礎(chǔ)

企業(yè)的會計記賬基礎(chǔ)是權(quán)責發(fā)生制（或應計制，Αccrual Basis），是指在會計核算中，按照收入已經(jīng)實現(xiàn)，費用已經(jīng)發(fā)生，并應由本期負擔為標準來確認本期收入和本期費用。根據(jù)權(quán)責發(fā)生制原則處理會計業(yè)務時應做到凡本期內(nèi)實際發(fā)生并應屬本期的收入和費用，無論其款項是否收到或付出，均應作為本期的收入和費用處理；凡不應屬于本期的收入和費用，即使款項已經(jīng)收到或支付，亦不應作為本期的收入和費用予以處理。采用權(quán)責發(fā)生制，在會計期末必須對賬簿記錄進行賬項調(diào)整，才能夠使本期的收入和費用存在合理的配比關(guān)系，從而可以比較正確地計算企業(yè)的本期盈虧。

1.3 收付實現(xiàn)制與權(quán)責發(fā)生制的關(guān)系

收付實現(xiàn)制與權(quán)責發(fā)生制的目的均為正確計算和確定企業(yè)的收入、費用和損益。但是收付實現(xiàn)制與權(quán)責發(fā)生制在確認收入和費用的標準、收入與費用的配比要求、會計期末處理方法、各會計期間計算的收益結(jié)果、核算過程中設(shè)置的賬戶設(shè)置以及適用的范圍等方面有一定的差異。

2 預借票據(jù)存在的風險

票據(jù)管理是高等學校財務工作的核心內(nèi)容，隨著高等學校預借票據(jù)數(shù)量的上升，不可避免會給學校帶來相關(guān)財務風險，該票據(jù)被對方經(jīng)營所用，學校無法對其進行控制，只有變?yōu)楝F(xiàn)金流入學校后，才能成為學校的收入。自預借出票據(jù)日至到款日的時間差，對高等學校的財務狀況存在較大的影響，風險主要體現(xiàn)在以下幾個方面。

2.1 管理方面存在的風險

2.1.1 預借票據(jù)增加了高等學校財務風險，降低經(jīng)濟效益

預借票據(jù)的存在導致高等學校所開具的預借票據(jù)資金不能正常流入，從而影響高等學校的正常開支和經(jīng)營運作。預借票據(jù)長期未到款，學校墊支稅費成本和為催收欠款而發(fā)生的各種費用，既增加現(xiàn)金流出，還有可能成為壞賬，使學校將遭受更大的損失，從而造成較大的財務風險。

2.1.2 管理者對預借的票據(jù)管理風險意識不強

部分管理者對預借票據(jù)管理工作重要性認識不足，風險意識較弱，認為預借票據(jù)管理是小事，一般不會發(fā)生大的經(jīng)濟問題；有的管理者認為日常管理嚴格，無需建立完善的內(nèi)部控制制度；有的管理者認為高校內(nèi)部事多，人少，工作繁忙，沒有精力去管預借票據(jù)；還有的管理者認為沒有必要實行專職人員管理等。管理者的重視力度不夠，必然導致高校在一定程度上沒有建立健全完善的預借票據(jù)的管理制度，會出現(xiàn)財務風險。

2.1.3 預借票據(jù)者法律意識淡薄，對預借票據(jù)不重視

高等學校中預借票據(jù)者多為科研項目負責人，經(jīng)辦人多數(shù)是科研秘書或?qū)W生，對票據(jù)的基本常識知識停留在使用層面。相當一部人認為，借到的只是一張票據(jù)，丟失也無所謂，沒有將“借票”和“借錢”聯(lián)系起來，從而形成票據(jù)過期、丟失、退換、部分或全部款項無法追回等現(xiàn)象，給單位和個人造成不必要的損失。

2.1.4 預借票據(jù)“不到款不入賬”，管理難度較大

高等學校中對預借票據(jù)的管理一般分為兩種情況。一是將預借票據(jù)按預借金額計入應收款中，這種方式是將預借票據(jù)納入財務賬中管理；二是將預借票據(jù)不納入財務賬中管理，另設(shè)輔助賬進行管理，款項到賬后，確認收入?！安坏娇畈蝗胭~”的管理方法存在重復開票、部分到款無法入賬、超過抵扣期限無法抵扣稅款等風險，尤其是增值稅發(fā)票長期不入賬還會產(chǎn)生虛開增值稅發(fā)票的風險。

2.2 實務操作方面存在的風險

2.2.1 票據(jù)常識缺乏、業(yè)務量增加，造成財務管理風險

在票據(jù)使用方面，國家有條例明確規(guī)定“禁止使用不符合國家規(guī)定標準的票據(jù)，業(yè)務應該使用相應的票據(jù)，不得混用”。如今的經(jīng)濟高速發(fā)展，加大了單位在票據(jù)管理方面的工作量，加上審核票據(jù)人員的專業(yè)知識缺乏，人員精簡，造成了少數(shù)人處理龐大工作量的現(xiàn)象。并且票據(jù)管理的人員大部分以傳統(tǒng)的方式進行票據(jù)管理工作，缺乏對現(xiàn)今稅務知識的了解，處理隨意，這樣給財務管理上帶來不必要的風險。

2.2.2 資金來源和入賬項目不確定，易造成票據(jù)使用風險

預借票據(jù)業(yè)務按高等學?！笆崭秾崿F(xiàn)制”規(guī)定，實際上是在業(yè)務發(fā)生之前而體現(xiàn)的一項財務業(yè)務，相關(guān)財務人員無法全面、正確了解業(yè)務就開具相關(guān)票據(jù)，加上審批手續(xù)不嚴格，就會產(chǎn)生用票錯誤的情況。在高等學校中票據(jù)開具人員往往不能全面了解所開票據(jù)的資金來源和入賬項目信息，也就無法正確判斷該業(yè)務使用的票據(jù)類型，一旦票據(jù)類型用錯，勢必會給財務入賬造成困難。

高等學校的票據(jù)包括財政票據(jù)和增值稅發(fā)票，來自財政的款項一般使用財政票據(jù)，來自企業(yè)的款項使用增值稅發(fā)票。但是，同一來源根據(jù)高等學校入賬項目的不同也會出現(xiàn)不同，有些來源于行政事業(yè)單位的橫向科研資金，也需要增值稅發(fā)票。預借票據(jù)預借是不能確定入賬項目，易出現(xiàn)財政票據(jù)和增值稅發(fā)票混用的風險。

2.2.3 到款金額不確定，形成收入確認的風險

在高等學校中，預借票據(jù)到款時會出現(xiàn)到款金額小于預借票據(jù)金額現(xiàn)象。財政票據(jù)可以進行分割入賬，而增值稅發(fā)票是按照票面金額計算收入和增值稅銷項稅額的，造成收入和增值稅銷項稅額分割入賬非常困難。另外，開具的票據(jù)取得的貨幣資金收入確認不及時，經(jīng)常會超過所規(guī)定的入賬時間達半年以上，甚至有的預借票據(jù)超過了10年時間，這樣會產(chǎn)生壞賬、挪用、直接坐支等風險。

2.2.4 財務人員與企業(yè)溝通不暢，易出現(xiàn)換票、無法追回票據(jù)風險

在高等學校中，財務人員在預借票據(jù)過程中所做的工作就是將票據(jù)開具并交給經(jīng)辦人。開票合同資料、開票資料、票據(jù)類型、付款金額等信息由預借票據(jù)者提供，而且預借票據(jù)者提供的開票信息多來自于對方業(yè)務人員。這樣雙方財務人員不能直接溝通，不能及時了解企業(yè)對該款項所需票據(jù)的具體要求，容易造成財政票據(jù)更換為增值稅發(fā)票、增值稅普通發(fā)票更換增值稅專用發(fā)票等現(xiàn)象，甚至出現(xiàn)“既不付款、也不退票”的行為。

3 預借票據(jù)的管理

高等學校要保障科研、教學等業(yè)務的正常運行，就不可避免的存在票據(jù)預借的現(xiàn)象。為了降低財務風險，高等學校要在票據(jù)管理工作的事前管理和過程控制、業(yè)務流程和關(guān)鍵環(huán)節(jié)及薄弱環(huán)節(jié)控制、風險的化解和處理對策等方面更加注重管理。

3.1 普及票據(jù)常識，側(cè)重于事前管理

要加人宣傳的力度，使預借者了解票據(jù)常識，自覺抵制不規(guī)范票據(jù)，強化其票據(jù)管理意識；要加強培訓力度，使財務人員掌握相關(guān)的法律知識、財務管理知識、稅務知識以及管理方面的知識，在國家和法律允許的范圍內(nèi)，依靠財務人員素質(zhì)的提升來完善票據(jù)的管理工作。高等學校財務人員在預借票據(jù)管理方面事先應根據(jù)將要發(fā)生的業(yè)務預測出問題發(fā)生的可能性，并采取相應的措施預防問題的發(fā)生。預借票據(jù)是高等學校和企業(yè)發(fā)生業(yè)務的開端，只有當財務人員能夠?qū)磳⒊霈F(xiàn)的偏差有所覺察并及時預先提出某些措施時，才能對預借票據(jù)風險進行有效的控制，從而降低高等學校的財務風險。

3.2 加強合同管理，注重合同的執(zhí)行和監(jiān)督

高等學校的預借票據(jù)是基于雙方簽訂合同生效的基礎(chǔ)之上，加強合同管理是預借票據(jù)管理的前提。高等學校內(nèi)部各部門依照學校對經(jīng)濟合同的相關(guān)規(guī)定，嚴格管理，及時跟蹤合同的執(zhí)行進度，發(fā)現(xiàn)合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，并制定有效措施，可以阻止事件的進一步惡化，避免財務風險的發(fā)生，從而對預借票據(jù)的監(jiān)督工作從被動控制轉(zhuǎn)向主動參與，提高預借票據(jù)管理效益。

3.3 評估客戶信用，嚴格執(zhí)行流程

預借票據(jù)事前管理應對票據(jù)預借者和相關(guān)企業(yè)的信用狀況進行分析、評級，根據(jù)其的信用狀況，判斷是否給予相關(guān)票據(jù)。如果高等學校在事前未能準確評價客戶信用狀況，會給學校造成較多的債權(quán)問題，準確的評估信用，可有效地避免此類情況的發(fā)生，從而極大地減少壞賬的發(fā)生。票據(jù)是一張?zhí)N含的知識和細節(jié)的紙，預借票據(jù)的管理工作具有嚴密的工作流程，要求票據(jù)管理人員需要具備專業(yè)的票據(jù)管理知識以及熟悉票據(jù)的管理流程。在票據(jù)預借各個環(huán)節(jié)上進行嚴格的控制，以此避免不規(guī)范票據(jù)的使用，降低學校的財務風險。

3.4 明確內(nèi)部分工，實行追責機制

高等學校為了快速提高科研業(yè)務量，在簽訂合同時往往忽視對客戶的全面考察，或迫于競爭壓力的急迫心情，與不良信用客戶簽約，實際上給高等學校帶來的不是收入而是財務風險。學校預借票據(jù)管理方面應明確分工、職責清晰，劃分合同簽訂、客戶信用評估、合同執(zhí)行和監(jiān)督、事后追賬等多方面進行管理，并按照票據(jù)預借者、所在單位、業(yè)務主管部門、審核部門等所承擔的責任啟動追責機制。這樣才能更好地對預借票據(jù)進行管理，減少財務風險同時提升學校競爭優(yōu)勢。

4 票據(jù)管理電子化

量的增加，票據(jù)電子化管理已迫在眉睫。票據(jù)電子化不僅方便與日常管理，而且有利于跟蹤監(jiān)督合同的執(zhí)行，方便款項的催收工作，甚至可以解決高等學校項目管理下增值稅款的抵扣問題。

4.1 經(jīng)濟合同是預借票據(jù)電子化的基礎(chǔ)

高等學校的預借票據(jù)是基于雙方簽訂合同生效的基礎(chǔ)之上，預借票據(jù)是從財務方面反應合同的簽訂、執(zhí)行、驗收的過程，所有的預借票據(jù)都要來源于合同管理，合同執(zhí)行的程度不僅決定是否進行預借票據(jù)和預借票據(jù)金額，而且決定收入確認多少。若發(fā)現(xiàn)合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，可以及時采取有效措施，阻止事件的進一步惡化，避免財務風險的發(fā)生。預借票據(jù)電子化不僅有利于管理票據(jù)，而且有利于監(jiān)督合同的執(zhí)行。

4.2 票據(jù)電子化有利于票據(jù)的催收工作

隨著高等學校預借票據(jù)數(shù)量上的增加，手工臺賬的管理方式已不能滿足管理的需求，票據(jù)的電子化可以根據(jù)預借時間以及合同的執(zhí)行程度判斷其賬齡，及時提醒財務管理者票據(jù)是否進行催收，不僅可以提高催收的成功率，還有利于收入的及時確認，減少的高等學校財務風險。

4.3 票據(jù)電子化有利于及時準確的確認收入

票據(jù)數(shù)量的增加，帶來的就是科研項目的增加，如何準確的將預借票據(jù)與實際收到款項、科研項目及時關(guān)聯(lián)起來也是高等學校面臨的又一難題。票據(jù)的電子化可以很好地解決了預借票據(jù)與合同進行關(guān)聯(lián)，對方匯款時將合同號等信息進行標注，實際收到款項時很快就能找到資金的歸屬者，及時準確的確認入賬項目，提高了工作效率。

4.4 票據(jù)管理電子化有利于增值稅額抵扣

全面實施“營改增”后，高等學校開具稅務發(fā)票由于原來的營業(yè)稅發(fā)票和增值稅發(fā)票（普票和專票）變更為全部使用增值稅發(fā)票（普票和專票）。為了減輕稅負，增值稅額抵扣提到了學校的議事日程，隨之對于增值稅發(fā)票的管理方面亦將發(fā)生較大的變化。對票據(jù)管理電子化后，可以記錄每一張增值稅專用發(fā)票的銷項稅額和入賬項目，就能準確的統(tǒng)計每一個項目的銷項稅額，對高等學校以項目為單位的抵扣提供了有力的保障。

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10.16640/j.cnki.37-1222/t.2016.19.166

龐九彬（1970-），男，工商管理碩士，高級會計師。