干部檔案信息化勢在必行

魏小紅

干部檔案是干部管理活動中形成的，記述和反映個人經歷和德才表現，以個人為單位組合起來，以備考察的文件材料。隨著干部人事制度改革的不斷深入，需要干部檔案工作及時提供全面、準確的信息服務，對干部檔案工作提出了許多新要求，運用信息技術提高干部檔案管理工作的質量和效率勢在必行。

檔案信息化管理是必由之路

傳統的干部檔案管理，強調“人檔不分”和“檔隨人走”的管理模式，是一種以紙質材料為管理對象，以手工操作為主要手段的作業方式。我國目前干部人事檔案管理的操作手段仍以手工操作為主，許多單位和部門還保留著原始的手工作業，手抄目錄、花名冊，手工查詢，干部檔案管理的自動化程度滯后制約了干部檔案的快速利用。

檔案材料本身不夠詳實。從檔案本身的內容而言，由于材料不齊全和內容記載不準確，有的干部檔案材料收集不完整、不全面，新材料補充不及時，影響了檔案的完整性、真實性和準確性，不能真正反映個人的現實面貌。

傳統的紙制檔案存在諸多弊端。從檔案本身的屬性而言，紙質材料占用大量空間，查、借閱不受時空限制，存在涂改、缺損等隱患；還因為借閱時整卷提供，擴大了知密范圍，容易導致信息泄密；手工操作工作繁瑣、耗時耗力，效率不高；收集、加工、傳遞、利用諸多環節的管理漏洞也不同程度地顯現。

這些問題的存在，直接影響了干部檔案功能和作用的發揮。要徹底解決這些問題，就必須走干部檔案信息化管理之路。

干部檔案信息化建設的重要作用

有利于保護干部檔案。保護好原始檔案，我們才能夠更好地為干部工作提供服務。在保護干部檔案原件的基礎上，充分應用計算機軟件、硬件功能，把紙質干部檔案加工成數字檔案形式。可以根據需要反復調取信息數據，降低紙質干部檔案在反復查閱過程中原始檔案的人為磨損及受到人為修改、涂抹的風險，減少干部檔案原件出庫的次數，保證了干部檔案的原始性、真實可靠性。

提供更加優質高效的服務。目前干部檔案管理側重于檔案原件管理，檔案管理員手工收集、整理、開展利用服務，工作量大，效率較低，費時費力。干部檔案數據庫建成以后，檔案管理將更多地體現自動化、實時化和網絡化，數據只需一次錄入就可以多次反復利用。干部檔案工作的效率會得到明顯提高，能夠快速準確地提供規范的干部信息，成本也會降低，工作質量和水平會得到更進一步的提升。

干部檔案信息化管理的措施

加快干部人事檔案信息化步伐，建立全國統一的干部人事檔案管理信息平臺。應在全國范圍內推廣應用統一、規范的干部人事檔案管理軟件。在此基礎上，推進干部檔案目錄數據庫和全文數據庫建設。在信息化建設管理過程中，應強化信息安全保障體系建設，確保干部檔案信息的技術安全和管理安全。

建設干部檔案目錄數據庫，將干部檔案基本信息、目錄電子化

干部檔案信息普遍實行計算機管理，安裝統一的干部檔案管理系統軟件，對每個干部的基本信息進行集中采集，分期分批完成干部基本信息的錄入，建設干部檔案目錄數據庫。能夠快速、高效進行信息的查詢、檢索、統計、分析、生成目錄和各種名冊、表格，為領導決策和干部工作提供干部基礎信息利用服務。

掃描干部檔案，建設干部檔案全文數據庫

通過大型掃描儀把檔案材料傳輸到計算機中，建立干部檔案全文數據庫。針對檔案數字化工作中的原始檔案安全問題，可以從科學設計工作程序、加強硬件建設兩方面解決。在檔案庫房中配備較大的集中整理臺，使檔案不出庫房，減少涂改、丟失檔案等安全事故發生的可能性。每組安排3人，兩人配合拍照翻頁，一人整理裝訂拆散的檔案原件，裝訂好后交由檔案管理人員抽查，最后送回入庫。在庫房安裝監控設備，管理人員定期回放錄像，這樣就會消除檔案原件在工作中的安全隱患。針對檔案數字化工作中的檔案數據安全問題，要采用多種存儲方法保證信息安全。在相同電腦上建立備份數據，還要購置大容量的移動硬盤進行備份，需要定期下載和更新備份數據。形成一定數量的電子副卷后，利用刻錄機做好數據信息的DVD光盤備份。

為了保證圖像質量，應實施檔案掃描核查工作模式。在用大型掃描儀或高分辨率高拍儀器進行數據輸入時，要建立統一的數據存儲格式標準，每張掃描成功的電子文檔要保證圖像清晰、完整，杜絕歪、斜、尺寸失真、曝光過度的圖像進入數據庫，保證真實還原檔案原件的面貌。每一本干部檔案電子副卷形成后，都要經過管理人員與原件一一對照核查，確認不重不漏，圖像清晰完整，才能把紙質檔案重新裝訂成冊入庫。經過最后校對，會大大減少錯誤率，把高質量的圖像存入數據庫，提高干部檔案數字化工作基礎數據的質量。

規范干部檔案信息系統的日常管理和維護，強化信息安全保障體系建設

干部檔案是動態檔案，不斷有新的檔案材料補充，應有專人進行干部檔案數據庫系統的維護，及時更新相關數據，確保信息系統真實、準確反應干部的基本情況。干部檔案數字化工作期間，嚴格訪問控制，建立周全的用戶管理體系和全面的安全檢查機制。設置相應的查詢權限設置、密碼登陸等方式，各類人員只能訪問自己的授權信息。用戶進入系統進行各項操作，系統應用程序都如實記錄，并有較方便的查詢功能。完善的檔案防范系統的建立，需要法律、法規、管理、技術等方面的共同構架，時刻提高防范意識，確保干部檔案管理信息網絡的安全。

總之，在實踐工作中，要全面以習近平總書記指出的“檔案工作要走向依法管理、走向開放、走向現代化”為總的目標，為黨管好檔，為國家守好史，為人民服好務，著力促進干部檔案工作提質增效，為今年的“十三五”開局起步奠定堅實的工作基礎。

（作者單位：福建省晉江市人力資源和社會保障局）