基于OA系統的工資發放管理流程

山東高速股份有限公司濰坊分公司 田桂友

基于OA系統的工資發放管理流程

山東高速股份有限公司濰坊分公司 田桂友

本文對濰坊分公司工資發放管理體系的目標、構建原則和思路進行了探討，重點闡述了工資發放管理體系中管理成本的減少、審批環節的嚴謹性與安全性、工資發放管理體系與分公司OA系統相結合等幾方面的內容，在具體的實踐工作中有一定的現實意義和借鑒價值。

OA 工資發放 管理 流程

1　實施背景

根據山東高速股份有限公司機構改革要求，2014年7月，在整合原組織架構基礎上山東高速股份濰坊分公司成立，管轄原濟青分公司濟青高速濰坊到青島段，以及原山東高速濰萊公路公司路橋資產。分公司成立后，工資發放管理工作面臨新問題。濰坊分公司所屬的濟青路、濰萊路不再單設人力資源職能部室，只設相關人力資源輔助工作人員，負責履行原管理處綜合部人力資源工作人員全部工作職責。新成立的濰坊分公司所轄高速公路管理里程達300多公里，管理1200余名合同制員工。與此相對應的是，人力資源工作人員大幅縮減，而人力資源工作人員對應服務的員工數量、公路里程大幅增加。

濰坊分公司成立前，原濟青路段已經實現了基于公司協同辦公平臺的工資發放網上審批管理，但其安全性有待提高。原濰萊路段根據單位實際，一致采用現場辦理紙本審批的方式。新成立的濰坊分公司亟需對原有的工資發放管理模式進行整合和改進。

在人力資源工作人員大幅縮減，對應服務的員工數量、公路里程大幅增加的情況下，再用以往的思路進行工資發放管理，需相關人員來回奔波辦理，不僅成本較高而且增加了安全風險。客觀情況倒逼我們對員工工資發放管理模式進行修改完善，以適應分公司運營管理的實際情況。

濰坊分公司成立后，積極實施信息化管理，投入專項資金設計研發分公司內部OA(辦公自動化)系統，為工資發放實現流程化管理提供了信息技術支持。

2　目標要求和解決思路

2.1 目標要求

進一步規范工資發放管理工作，明確各節點參與人員工作職責，明確流程各節點完成時效，增強工資審核的嚴密性、規范性，降低工資發放管理成本，促進全年工資預算執行管理工作。

2.2 解決思路

結合濰坊分公司實際，制定工資發放管理規定，對人力資源工作人員、財務工作人員在編制工作表中的職責分工進行明確，對工資發放要經過的審批節點進行規定，對從制表到工資劃入個人工資賬戶全過程的重點環節設定完成時限，為工資發放審批流程在OA系統上的運行提供制度依據。在此基礎上，創新工作思路，利用OA辦公平臺設計使用新的工資發放網上審批流程。

3　工資發放管理流程設計

3.1 工資發放管理工作職責分工

各信息分中心人力資源工作人員負責編制所轄部門的人員工

對于野外補貼、夜班費等津補貼，以及加班費等浮動工資項目，每月由各部門根據考勤匯總情況，核算、填報津補貼、加班費等發放數據，經部門負責人審批簽字后，報相應信息分中心人力資源工作人員。

微笑獎、增收獎等收費人員享受浮動工資項目，由分公司收費管理中心在可支配額度內，按有關規定將數額分配至收費站，收費站再按規定進行二次分配，分配結果反饋收費管理中心，由收費管理中心一并提交人力資源與黨工部，人力資源與黨工部將相應數據反饋各工作點人力資源工作人員。

人力資源與黨工部負責對工資發放表內容、格式進行統一，對工資發放表進行審核，確保發放項目符合工資管理的有關要求，做好工資總額控制。計劃財務部負責公積金及個人所得稅的審核及資金的劃轉，負責及時與工資代發銀行協調溝通，確保銀行每月15日前將工資劃入個人工資賬戶。

3.2 工資發放流程節點設置

3.3 關鍵節點完成時限要求

每月6日前，各部門根據考勤匯總情況，核算、填報津補貼、加班費等發放數據經部門負責人審批簽字后，報相應信息分中心人力資源工作人員。

收費管理中心每月6日前，匯總微笑獎、增收獎等浮動工資項目二次分配情況，提交人力資源與黨工部，人力資源與黨工部7日前反饋各工作點信息分中心人力資源工作人員。

每月10日前，各信息分中心人力資源工作人員在OA系統上發起工資發放審批流程，進行網上流轉審批。

每月12日前，人力資源與黨工部負責對工資發放表進行審核，確保發放項目符合工資管理的有關要求。

每月15日前，計劃財務部負責及時與工資代發銀行協調溝通，確保銀行15日前將工資劃入個人工資賬戶。

每月20日前，各信息分中心相關工作人員將工資發放表經制表人、人力資源與黨工部主任、計劃財務部主任、經理簽字后，原件報計劃財務部編制記賬憑證，同時復印件報人力資源與黨工部備查。

4　運行及實施效果

在信息技術人員的大力協助下，分公司OA系統工資發放審批流程2014年11月起著手設計，12月底設計完成。2015年1月開始試運行，試運行效果良好。自2015年2月起正式運行，運行至今一切順利，取得了良好的實際效果。

確保了工資發放管理各環節工作的相互銜接。各信息分中心人力資源工作人員發起OA系統工資審批流程后，相關節點人員根據分公司工資發放管理規定中明確的職責，對工資表中有關項目進行審核。如本節點審核通過，可發送至下一個節點繼續審核；如本節點審核未通過，可退回上一個節點重新處理。多個部門、多名人員分工協作，即各負其責，又共同參與，確保了工作相互銜接。

確保了工資發放的時效性。每月10日前，信息分中心人力資源工作人員在OA發起審批流程后，按流程節點設置好的的順序進行網上流轉審批。OA系統自有的提醒功能對于未能及時處理的審批流程自動彈出提示窗口，并同時伴有語音提示。各相關部門根據工作時限及時辦理，確保了工資及時發放。

增強了工資審核的嚴密性、工資數據的安全性。流程運轉過程經制表人、人力資源與黨工部、計劃財務部、經理多個節點多名人員共同審核把關，為工資審核設置了多道“關卡”，增強了相關人員的工作責任心，增強了工資審核的嚴密性，確保了相關數據的準確性。憑借OA辦公系統平臺出色的安全性，工資發放審批節點所有參與人都無權限對數據做改動，系統管理員密碼只有分公司經理掌握，其他無關工作人員，即使是信息專業技術人員，也無權限登錄獲取工資相關數據，確保了數據安全性。

為各信息分中心人力資源工作人員工資發放提供了極大便利。濰坊分公司所轄里程300多公里，跨濟青路濰坊、青島兩個工作點，濰萊路平度一個工作點。如果按照以往的方式進行工資書面審批，需相關人員來回奔波辦理。運用該流程后，審批環節都在網上完成，紙本的工資表每月由工作點報賬員報計劃財務部編制記賬憑證，不需要多次往返辦理。

有效降低了管理成本，降低了安全風險。按照以往的工資發放審批路子，需要工作人員層層辦理紙本審批后才能兌現發放工資。有時相關簽字人員因公不在單位簽不上字，造成具體辦理人員多次往返。原來至少往返3次才能辦理成功的工資發放事宜，在實施OA系統審批后，不需要工作人員到現場辦理審批即可兌現工資發放。紙本審批手續由專門報賬人員每月捎帶辦理。濰坊分公司青島、平度點每年少跑約16000公里，節省管理成本約20000元，并且大大降低了安全風險。

F279.23

A

2096-0298（2016）09（a）-042-02

田桂友，男，漢族，山東昌樂人，經濟師，政工師，人力資源管理師，歷史學碩士。資表，并按照規定代扣代繳社會保險、企業年金、公積金、個人所得稅等；財務工作人員負責公積金及個人所得稅的扣繳核算。