企業公文電子審批系統設計

錢志驥

摘 要 本文通過對企業公文電子審批系統的實施和規劃，探究文檔管理中存在的問題和相應的解決方案，研究的是一套用于企業收發文的電子審批信息系統。

【關鍵詞】企業公文 審批系統 設計

電子審批系統是典型的工作流處理系統，主要涉及的人員包括：領導、審核人員、流程管理人員、申請人員等。核心功能包括：流程審批定制，審批流轉控制，用戶角色管理三部分。除了功能性需求外，系統還考慮易用性，通過開發用戶UI界面，簡化常規操作過程，根據用戶使用習慣設計一些常用的統計查詢功能。本系統設計能提供5000人規模的企業進行日常審批的能力。

1 系統流程

功能的強壯代表著平臺的可用性，能力的全面性，軟件的可靠與安全性。系統功能模塊分為流程配置模塊、流轉控制模塊及權限管理模塊三個部分。

2 系統設計

根據需求分析系統功能劃分為流轉控制、流程配置和權限管理。系統實施選用N層架構模型，為表現層、業務邏輯層、數據訪問層、數據層，如圖1所示。

2.1 流轉控制模塊

該模塊通過自主開發的流程控制引擎控制整個流轉過程，如圖2所示。

限定條件：只有所有審核人員都通過后才可由最后一位審核人員執行發送；會簽環節所需審核人員可由上一環節處理人指定；會簽人員不可執行收回操作；所有環節的退回操作都不可退回給會簽環節。

2.2 流程配置模塊

流程設置模塊使用圖形化界面讓管理員定制及發布審批流程。流程調整不影響當前流轉操作，對環節處理人的變更將即時生效。

2.3 權限管理模塊

實現系統人員權限分配以及授權管理。系統從人力庫中獲取人員信息，對人員按不同級別進行權限設置。引入了角色概念，通過角色將權限分配給不同人員，系統查詢級別為三個層次，個人、部門以及公司級別。從企業實際需求出發設計授權功能，限定條件如下：必須指定起止時間；授權人可隨時收回權限；到期可自動收回授權；授權人有權查看被授權人處理的所有公文；記錄授權信息。

把工作流模式創建在數據庫內，不但能夠簡便公文系統和別的處理系統的合成，還能夠讓公文平臺能更加方便地適合公文業務。

2.4 實體描述

數據 庫規劃中，參照數據流圖抽取數據，獲得系統實體關系模型。利用實體-關系圖進行數據結構分析。本系統主要實體如下：平臺用戶、部門信息、系統角色、系統功能、流程信息、流程配置、流程節點、流轉信息、流轉記錄、審核處理人、審核意見、授權信息、審核文檔。

2.5 聯系描述

本系統的E-R圖如圖3所示。

3 安全與可靠性設計

平臺的安全性與可靠性對任何信息系統來說都是非常重要的。通過操作系統提供的可靠性保障，加上賬戶安全控制等措施，能夠保證平臺的安全可靠。本系統的具體措施如下：采用面向對象思想的分層開發設計，保證可維護性；系統設計過程中最大限度地滿足實際業務需求；系統通過配置形式進行管理，調整都可以通過調整配置項完成；任何訪問系統的人員都需要有相應登錄賬號及登錄口令，每個用戶都被授予相適應的權限。采用MD5加密技術保證了數據的唯一認可性。

4 總結

系統實現了審核流轉控制、審核流程配置和權限管理等功能，無論是數據的錄入、修改還是數據的查詢、統計等功能，都符合系統設計的要求，實現了公文電子審批管理信息系統的信息化、智能化及網絡化管理，滿足了企業日常行政審批的業務需求。

隨著企業管理理念的迅猛發展和管理方法的日新月異，在企業里也務必要對行政管理方法進行更為深刻的研究。企業公文電子審批系統作為企業行政辦公管理的重要組成部分更需要與時俱進，不斷的進行完善與自我提升。包括現代通訊技術、移動辦公技術、云計算技術在內的各類技術的應用，爭取在系統后續版本中對系統的實時性、安全性、共享性等方面進行持續的改進。

參考文獻

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[2]李曉慧，何玉潤.內部控制與風險管理：理論、實務與案例[M].北京：中國人民大學出版社，2012.

作者單位

上海理想信息產業（集團）有限公司 上海市 200065