高校檔案管理信息系統的設計與實現

畢大鵬

摘 要 高校檔案管理信息系統是人才管理的重要環節，本文主要結合筆者相關實踐經驗，首先分析了目前高校檔案管理信息系統存在的問題：檔案管理職責不明，歸屬不清；檔案管理信息紙質存儲和電子存儲不能科學的結合；缺乏相應的軟件支撐，然后再提出建設高校檔案管理信息系統的前提下，簡要論述了實現的方式：檔案管理系統的設置；檔案信息的模塊實現；檔案借閱管理模塊的實現。

【關鍵詞】高校檔案 信息系統 設計

社會發展日新月異，市場對于高校檔案管理的要求越來越高，高校的教育機制的不斷改進也對于高校檔案管理的提出了新的挑戰。現在時代是人才的時代，為了能夠使得人才可以滿足市場的需求，需要大致了解人才的情況，因為高校完善的檔案管理便是強勁的動力。總之高校檔案管理對于社會、人才市場以及高校都有重要的價值。

1 高校檔案管理信息系統存在的問題

1.1 檔案管理職責不明，歸屬不清

高校檔案管理的部門的職責不明。其中在檔案管理的整個流程過程之中涉及到眾多部門，并且涉及到整個檔案管理的系統流程。因為檔案管理的職責不明，歸屬的不清，使得學生檔案在實用性以及實踐性方面有著很大的不足。例如，主要就學籍檔案來說，檔案管理信息系統便存在著諸多的漏洞。因為學生的學籍檔案存在著持續性以及連續性的特點，但是材料的來源廣泛而且多源，比如檔案會來自于招生部門、學生所、教務處、學生所在的各個部門，因為檔案管理信息系統的職責不明歸屬不清帶來了很大的困擾，效率低下，而且檔案的信息系統存放地方不科學。

1.2 檔案管理信息紙質存儲和電子存儲不能科學的結合

高校檔案管理信息系統整體依然不夠完善，其中傳統的紙質資料管理模式成為了整個學生檔案管理的重要的阻礙。因為在整個學生檔案管理信息系統之中，傳統的紙質的材料仍然在檔案管理之中占據著重要的位置，因為這種占據的主導性的原因使得學生檔案管理之中的內容以及重要信息出現丟失、遺漏以及缺失的情況。尤其是其中高校檔案管理存在著很多年代久遠的資料，這些資料并沒有很全面的輸入到高校檔案管理信息系統之中。但是在整個現代化的高校檔案管理信息系統之中需要資料的全面完善以及紙質與電子檔案存儲的完美結合。但是在大部分的高校檔案管理信息系統之中并沒有設計出比較科學的方法使得進行科學的結合。

1.3 缺乏相應的軟件支撐

高校的檔案管理工作的落實部署、檢查、審查、監督等重要環節，都需要相應的軟件進行支撐。軟件在檔案管理之中的作用便應該是依托校園網使得各個部門的檔案數據能夠依據要求進行傳輸以及公開，并且有著重要的保密性。其中實現整體學生檔案數據的共享以及審核、集中最后實現流程化的管理。

2 高校檔案管理信息系統的特點

2.1 設計方案可復制性、實踐性以及科學性

檔案管理信息系統應該能夠持續支撐Windows和Delphi的多任務、多層面的使用以及運轉，將整個的用戶界面設計的簡介明快，實踐多用，同時具備著很強的保密性與密碼功能的使用。其中，用戶密碼將是整個檔案管理的重點以及難點所以需要設計人員在保證相應的安全性的同時保證能夠使得用戶隨時修改密碼。

2.2 使用技術的先進性與標準性

在檔案管理系統的模塊設計之中需要采用Delphi應用程序的開發，并且其中需要發揮可視化的平臺應用，其中在高校檔案管理信息系統的設計之中，網絡連接與擴展數據的工鞥的使用，使得高校檔案管理信息系統能夠得到很好的實現。

2.3 功能綜合性以及數據的維護性

高校檔案管理信息系統需要提升系統的相應程度，從而合理地解決跨操作系統的平臺工作的難度以及高要求。其中信息系統的維護與持續的輸入能夠提升數據綜合性以及維護的效率。

3 檔案管理信息系統的設計方法

在高校檔案管理信息系統的實現之中，需要根據檔案管理信息系統的要求與功能實現，進行相應的模塊開發，從而下面將管理系統的功能發揮做出了相應的途徑探尋。

3.1 檔案管理系統的設置

整個檔案管理系統之中，檔案使用的用戶安排與實現占據著重要的位置，這是相應的高級管理人員需要不斷實現以及挑戰的重要工作內容。其中需要重點注意及實現的模塊便是，隨著使用者的權限不同而使得操作者的設置而發生相應的改變。在相應的權限之中用戶的增加以及刪除資料、備份以及恢復的權限有著不同。

3.2 檔案信息的模塊實現

檔案管理模塊主要實現歸檔、歸還、檢索、刪除的等功能，其中的檔案輸入與實現是最重要的功能。檔案信息模塊的實現其中，需要輸入檔案編號、案卷編號、檔案類型碼，在輸入信息之后，便可以進行相應的檢索與修改的操作。檢索是在用戶的權限以及用戶提供了相應條件為依據，從而在檔案管理信息系統之中檢索出符合相應條件與要求的結果，從而最終呈現在用戶的面前。

3.3 檔案借閱管理模塊的實現

在此模塊之中主要包含檔案的借閱、歸還與銷毀。用戶需要使用到相應的查詢界面，然后再進行借閱，在對話框出現之后，系統會對于要求被銷毀的檔案進行相應的提示。借閱的自動調出、以及列表的自動減少；歸還時候仍然依照檔案編號為主，從而能夠實現多人多次同時的借閱；銷毀時候依據編號進行，對于用戶沒有權限進行銷毀的檔案進行管理與警示。

4 結語

綜上而言，在日新月異的科技發展到來，檔案管理的信息化委高校檔案管理帶來了很多機遇以及提升的空間。作為相關的管理人員應該承擔責任盡快的實現高校檔案管理的現代化以及科學化，最終做到高校檔案管理信息系統能夠為所需要的人服務。

參考文獻

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作者單位

南陽醫學高等專科學校校長辦公室 河南省南陽市 473000