對人事檔案管理數(shù)字化的相關思考

高紅

摘 要：隨著我國經(jīng)濟的飛速發(fā)展，人員的流動變遷日益頻繁，從業(yè)、就業(yè)的靈活多樣，給人事檔案管理帶來了一定的難度。原有舊的管理模式與社會發(fā)展的需要不相匹配。由此，人事檔案管理的數(shù)字化被作為新的管理舉措，在我國的檔案管理領域成為戰(zhàn)略重點被明確地提出。本文分析了人事檔案數(shù)字化管理對我國經(jīng)濟發(fā)展的重要意義，對選拔任用干部的重要意義。探討了人事檔案管理如何實現(xiàn)數(shù)字化的有效途徑，希望能對有效提升人事檔案管理起到一些應用價值。

關鍵詞：人事檔案管理；數(shù)字化；價值

干部檔案數(shù)字化是指采用計算機、掃描儀等設備對干部檔案進行數(shù)字化加工，將其轉化為可存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上并能被計算機識別的數(shù)字圖像或數(shù)字文本的處理過程。在世界經(jīng)濟與網(wǎng)絡相融的時代，信息化管理亦發(fā)揮了重要的作用。

一、實現(xiàn)人事檔案管理數(shù)字化的必要性

一方面人事檔案管理的信息化是人事檔案信息管理的核心，是將人事檔案的整理工作用信息化的管理模式來替代，干部檔案數(shù)字化后能使檔案信息資源準確方便快捷地提供干部人事管理利用，使可以通過授權的干部檔案信息資源得到共享，以滿足干部管理工作對檔案利用的需求。另一方面人事檔案記載著一個人成長的歷史軌跡，記載著一個人的身份、黨團組織關系、學歷、經(jīng)歷、職稱、政審及個人能力等等的許多情況。是一個人真實的歷史寫照。對于在科學研究、政治生涯中有所造詣的人來說，人事檔案查借閱越是頻繁，相對檔案紙張磨損程度越高。實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，可以有效保護原始檔案的磨損，延長載體的損壞年限。因此，實現(xiàn)人事檔案管理的信息化是十分必要的。

二、實現(xiàn)人事檔案管理信息化的舉措途徑探析

如何實現(xiàn)人事檔案管理的信息化，保證人事檔案資料對人事工作起著積極的作用，提供準確、全面的人事信息資料，推動人事工作的向前發(fā)展，是值得人們深思的問題?，F(xiàn)就闡述些許見解，具體如下幾個方面：

（一）領導重視，大力支持檔案信息化

首先，人事檔案管理實施信息化，需要單位領導的高度重視，正確認識和評價實現(xiàn)信息化管理的重要性，對人事檔案管理人員的培訓及管理給予極大的支持，勇于投資信息化軟件、硬件設備等。其次，對人事檔案部門信息化的工作要制定工作方案，從總體思路、流程設計、標準要求，到具體的質量保證措施、崗位工作說明、安全保密規(guī)定等，通盤考慮，盡量做到量化管理、精細管理。

（二）從嚴從實、實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理

在人事組織管理部門，原始檔案管理資料的收集、整理，最終歸檔的過程，要經(jīng)過審核，定期地對人事檔案資料的及時性和真實性進行清理，對一些缺項、缺頁的檔案資料進行補充，規(guī)范檔案管理的監(jiān)管工作，落實人事檔案資料的完整和真實，并且確保人事檔案資料的隱私性。從實際工作看，干部檔案主要用于干部人事部門開展任免、調動、工資待遇、出國（境）審批等工作，紀檢監(jiān)察、編史修志等工作，近些年辦理社會養(yǎng)老保險和個人辦理房產、遺囑等公證也越來越多地用到干部檔案，可見，干部檔案的作用已經(jīng)不可小覷，在檔案數(shù)字化過程中，要繃緊從嚴從實、保密安全這根弦，嚴格數(shù)字檔案制作管理，嚴禁違規(guī)連接互聯(lián)網(wǎng)，嚴防黑客攻擊、竊取，確保干部人事檔案信息的絕對真實和安全。使紙制檔案與數(shù)字檔案一一對應。真實、全面反映每個人的歷史面貌。

（三）提高素質、保質保量檔案數(shù)字化

強化人事檔案管理的工作人員信息化管理意識，培養(yǎng)良好的服務態(tài)度，提升工作人員的專業(yè)知識，是保證人事檔案管理信息化工作的重要環(huán)節(jié)，是保障人事檔案管理全面有序地開展，將檔案管理數(shù)字化有效地發(fā)揮智能化的檢索及各項功能，處理好檔案管理工作及信息保密工作的兼容有著不可小覷的作用。檔案管理人員要對計算機的軟件操作及信息管理技能熟練，對不熟悉或不了解相關知識的人員勤培訓，重實踐，加大力度，請專家及有經(jīng)驗的人員來進行講座或親身實操示范，加強檔案信息管理中出現(xiàn)的各種問題的解決能力，不斷地提升自我能力，汲取新的檔案管理知識和掌握科學的人事檔案管理能力，盡職盡責，為單位提供人事檔案的真實信息和人員狀況，培訓出一批高素質的檔案管理人才。

（四）嚴格把關、工作有序檔案數(shù)字化

干部檔案工作是公道正派選人用人的基礎，是提升干部工作公信力的保障，隨著信息網(wǎng)絡時代，干部檔案造假、信息不實的輿情，直接把干部檔案工作從幕后推向前臺。由此，在實現(xiàn)檔案數(shù)字化時應嚴格把關，做到檔案出庫、進庫都要造冊登記、逐一審查，層層緊扣，以防出現(xiàn)漏洞。檔案出庫要登記造冊，逐本核對，填寫交接單；進行數(shù)字化加工前，仔細整理編碼，逐份材料，逐頁編號，尤其第四大類學歷和評聘專業(yè)技術職務材料（包括學歷、學位、學籍、培訓結業(yè)成績表和評聘專業(yè)技術職務、考績、審批材料）和第九大類錄用、任免、聘用、轉業(yè)、工資、待遇、出國、退（離）休、退職材料及各種代表會代表登記表等材料比較多而集中；檔案掃描時，每份檔案按大類、按順序進行，不得損壞紙質檔案，切勿漏掃。做到精、細、全。

三、結束語

實現(xiàn)人事檔案管理的信息化，是社會發(fā)展的必然趨勢，是社會生產力信息化發(fā)展的重要標志，也是社會發(fā)展對人才需求的要求，建立一套良好的、完整的人事檔案信息化管理體系，有利于動態(tài)管理人事檔案，在信息數(shù)據(jù)庫中占有一席之地，提高人才信息的利用率，同時方便廣大人民群眾在檔案信息庫中有效地查詢，最大限度地為社會發(fā)展，構建和諧社會輸送人才。

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