淺談現(xiàn)階段水土保持項(xiàng)目檔案整編的相關(guān)問(wèn)題

冀鳳蓮

【摘要】水土保持項(xiàng)目檔案資料是水土保持業(yè)務(wù)工作的一個(gè)重要組成部分，它是水土保持工作者長(zhǎng)期從事水土保持工作治理水土流失的歷史記錄，科學(xué)總結(jié)，技術(shù)結(jié)晶，客觀、真實(shí)全面反映了水土保持工作從設(shè)計(jì)、招投標(biāo)、實(shí)施、質(zhì)量控制、資金控制、驗(yàn)收的清晰流程，是整個(gè)項(xiàng)目質(zhì)量、進(jìn)度、資金支付的支撐和管理水平的綜合體現(xiàn)。它可為信息交流、政府決策等提供重要的基礎(chǔ)性資料。要保證水土保持生態(tài)建設(shè)的可持續(xù)發(fā)展，必須高度重視水土保持檔案整編工作。

【關(guān)鍵詞】水土保持；整編

1、時(shí)刻有“集成”意識(shí)

水土保持項(xiàng)目點(diǎn)多面廣，分布零散，工作量大，項(xiàng)目開(kāi)始實(shí)施時(shí)，檔案資料整編人員就參與生產(chǎn)過(guò)程，檔案就要開(kāi)始立卷集成，并將這種檔案集成意識(shí)貫穿、同步到項(xiàng)目建設(shè)的每一個(gè)步驟、每一個(gè)環(huán)節(jié)，便于項(xiàng)目檔案整編工作隨著工程建設(shè)進(jìn)展同步展開(kāi)，同步進(jìn)行集成，及時(shí)掌握施工管理信息，便于對(duì)資料的管理與監(jiān)控。同時(shí)體現(xiàn)了項(xiàng)目法人統(tǒng)領(lǐng)設(shè)計(jì)、監(jiān)理施工等各參建方，著手檔案集成，優(yōu)化協(xié)調(diào)各方 、統(tǒng)一內(nèi)外業(yè)，避免“平時(shí)誰(shuí)都有，用時(shí)誰(shuí)手都沒(méi)有”的散亂現(xiàn)象發(fā)生。

水保項(xiàng)目特別要注意治理前后效果對(duì)比、關(guān)鍵點(diǎn)位、隱蔽工程等過(guò)程圖片、音像、原始記錄等資料的隨手收集歸檔。水土保持項(xiàng)目季節(jié)性強(qiáng)，即使受到不可抗力的自然、人為等因素的影響，導(dǎo)致外業(yè)“全軍覆沒(méi)”、“一敗涂地”，只要有圖片、音像等“證據(jù)”，同時(shí)第一時(shí)間收集氣象、降雨、損毀等第一手資料，也能說(shuō)的清楚，講的明白。

2、按流程清晰分卷

2.1 分卷清晰準(zhǔn)確。項(xiàng)目建設(shè)按照水土保持工程項(xiàng)目法人（或建設(shè)單位）工程檔案整編目錄可分為工程建設(shè)前期卷、招投標(biāo)工程卷、合同管理卷、工程自驗(yàn)與復(fù)驗(yàn)卷、監(jiān)理與監(jiān)測(cè)工作卷、會(huì)議記錄與紀(jì)要卷、綜合卷、財(cái)務(wù)與審計(jì)卷、工作報(bào)告卷、工程移交與竣工驗(yàn)收卷，分卷裝盒，方便查閱，也便于以后上級(jí)部門(mén)檢查驗(yàn)收。

2.2 標(biāo)簽、目錄。按照水土保持工程項(xiàng)目法人（或建設(shè)單位）工程檔案整編目錄將工程建設(shè)前期卷、招投標(biāo)工程卷、合同管理卷、工程自驗(yàn)與復(fù)驗(yàn)卷、監(jiān)理與監(jiān)測(cè)工作卷、會(huì)議記錄與紀(jì)要卷、綜合卷、財(cái)務(wù)與審計(jì)卷、工作報(bào)告卷、工程移交與竣工驗(yàn)收卷分卷裝盒后每卷都貼上標(biāo)簽，并按各卷卷下目錄制作卷內(nèi)目錄，并表明份數(shù)與頁(yè)數(shù)。

2.3 頁(yè)碼。按照水土保持工程項(xiàng)目法人（或建設(shè)單位）工程檔案整編目錄歸檔完整后，重新編輯水土保持工程整體目錄并編寫(xiě)頁(yè)碼，便于查閱與日后各項(xiàng)檢查。

2.4 裝訂。水土保持工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收完成后，除工作報(bào)告卷、工程移交卷與竣工驗(yàn)收卷不需要裝訂外，其余均成冊(cè)裝訂，永久保存。

3、追求“紅色誘惑”

工程檔案資料的批復(fù)文件、招標(biāo)、合同、質(zhì)量、監(jiān)理、施工等各類(lèi)資料必須要保證正本、紅章、原件、原跡，以體現(xiàn)建設(shè)檔案的嚴(yán)肅性、權(quán)威性。 原件到達(dá)后，即以1-2份專(zhuān)門(mén)用于歸檔保存，以避免使用過(guò)程中的隨意涂抹勾畫(huà)、缺頁(yè)折損、甚至遺失現(xiàn)象發(fā)生；工程日常管理用如需用原件而又因各種原因不能使用原件的，應(yīng)在復(fù)印件上加蓋單位公章，保證原件完好整潔歸檔，合同、支付、自驗(yàn)等關(guān)鍵資料，應(yīng)多簽幾份； 對(duì)一些關(guān)鍵、控制性的資料，如因筆誤有需要修正、改動(dòng)的，要整頁(yè)甚至整件撤換； 堅(jiān)決杜絕紅黑章現(xiàn)象；領(lǐng)導(dǎo)視察、典型部位、效果對(duì)比、實(shí)施過(guò)程等圖片應(yīng)洗印1-2套，裝入專(zhuān)門(mén)的圖片盒，標(biāo)清名稱(chēng)、內(nèi)容；如有借閱，要登記在冊(cè)，并及時(shí)歸還。

4、專(zhuān)人負(fù)責(zé)，及時(shí)梳理

嚴(yán)格按照水利部【2005】480號(hào)文《水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)定》，派專(zhuān)人專(zhuān)職負(fù)責(zé)檔案管理工作，收集檔案所有信息、按照整檔目錄定期對(duì)檔案的歸類(lèi)、完整等情況進(jìn)行階段性的梳理和指導(dǎo)，并及時(shí)進(jìn)行完善。同時(shí)讓檔案管理人員多深入現(xiàn)場(chǎng)，將集成意識(shí)貫穿于整個(gè)水土保持項(xiàng)目，增強(qiáng)內(nèi)外結(jié)合的感性認(rèn)識(shí)，更加有針對(duì)性的進(jìn)行梳理歸檔工作。

5、存在問(wèn)題

5.1 案借閱制度落實(shí)不到位。部分干部職工甚至領(lǐng)導(dǎo)查閱有關(guān)檔案時(shí)沒(méi)有履行借閱手續(xù)，調(diào)出的檔案往往不登記、隨查隨看，看后由于種種原因也不及時(shí)歸檔，導(dǎo)致一些檔案去向不明或丟失。

5.2 檔案基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備欠缺。一是有些單位由于辦公設(shè)施緊張沒(méi)有專(zhuān)用的水土保持檔案室，辦公場(chǎng)所與檔案室合用，使得水土保持檔案管理工作不安全、不規(guī)范，影響檔案整編工作的正常進(jìn)行；二是與信息化發(fā)展的今天步調(diào)不一致，不能添加必要的檔案數(shù)字加工設(shè)備、電子信息采集設(shè)備、數(shù)據(jù)庫(kù)等硬件設(shè)施，不能滿(mǎn)足現(xiàn)階段水土保持檔案整編工作最基本的需求，影響檔案整編工作的進(jìn)一步發(fā)展。還有一些檔案整編人員不熟悉電腦操作，或因其他原因沒(méi)有安裝信息檢索軟件，不能進(jìn)行電子檢索，加大工作量，影響工作效率，與時(shí)代脫軌，更談不上建立水土保持?jǐn)?shù)字化檔案的要求。

6、解決對(duì)策

6.1 規(guī)范落實(shí)水土保持檔案整編工作。俗話(huà)說(shuō)，“無(wú)規(guī)不成方圓”，檔案管理便是如此。檔案的各項(xiàng)規(guī)章制度是檔案室發(fā)展的可靠保證。干部職工甚至領(lǐng)導(dǎo)查閱有關(guān)檔案也要履行借閱手續(xù)，調(diào)出檔案登記在冊(cè)，歸還后及時(shí)歸檔，防止一些檔案去向不明或丟失。

6.2 添置基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備。檔案整編基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備是從事水土保持檔案整編工作必備的最基本的條件。主要是檔案的保管、保護(hù)及開(kāi)展檔案整編工作所必需的設(shè)施、設(shè)備，是最起碼的物質(zhì)基礎(chǔ)。對(duì)此，單位領(lǐng)導(dǎo)要予以重視，改變現(xiàn)有的落后的檔案整編物質(zhì)條件，添置基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備，適應(yīng)新形勢(shì)，實(shí)現(xiàn)水土保持?jǐn)?shù)字化檔案。