關于做好城建檔案管理工作的幾點認識

王南希山東省臨沂市規劃局 276001

關于做好城建檔案管理工作的幾點認識

王南希
山東省臨沂市規劃局 276001

城建檔案是具有查閱保存和利用價值的文字、圖表、音像等各種載體的技術資料，是人們規劃、建設、管理城市的重要依據，完整地保存和有效地利用城建檔案，將在推進城市化建設中起到事半功倍的作用。為此，結合臨沂城市建設實際，我就做好城建檔案管理工作談幾點認識：

一、城建檔案在城市建設中的重要作用

（一）城市規劃建設的前提和基礎

城市規劃是城市發展的前提。要制定一個科學的，符合實際的并具有前瞻性的城市規劃，必須依靠那些真實記載著該城市在建設過程中形成的檔案資料，以此為基礎，進行創新拓展。近幾年來，臨沂市城市建設飛速發展，城市面貌日新月異，很多大的市政配套紛紛建成。這么大規模的城市建設工程，如果缺乏充分足夠的城建檔案資料作為參考，一切從零開始的話，其工作難度之大，使不可想象的。城建檔案為城建工作者提供了完整、系統、準確、可靠的資料數據，節約了大量的人力、物力和時間。因此，掌握系統、完整、可靠的城建檔案資料，是制定城市規劃的前提條件，是進行城市建設和管理，乃至今后發展的重要依據。

（二）城市搶險救災的重要依據

城市建設在推進過程中，經常受到自然災害、意外事故以及人為因素的影響，產生一些意想不到的問題。如果單純依靠搶險救災人員的努力，往往效果不好。這時候，城建檔案就會起到非常重要的作用。比如，在搶修洪水、供氣管道事故過程中，我們通過查閱檔案資料，就能很容易的找到管道線路走向，及時排查管道破損的位置，在最短的時間內修復管道，為廣大市民提供及時快捷的服務。再比如，在抗震救災過程中，到處都是倒塌的房屋、破損的路面，修復各類城市配套設施的任務非常繁重，這時候查閱檔案資料，可以按圖索驥，及時安排部署人員奔赴一線進行修復，為搶險救災節約時間。

（三）變遷的重要參考資料

隨著我國城鎮化進程的加快，城市建設快速推進，城市面貌發生了翻天覆地的變化，臨沂市也是如此。自改革開放以來，臨沂市城市建設經歷了多次跨越發展的時期。本世紀以來，市委、市政府提出“一河五片、組團發展、北上東進、南優西連”的發展思路，拉開了城市空間布局。尤其是臨沂北城新區，經過幾年的開發的開發建設，一座新城拔地而起，成為臨沂城市建設的一張絢麗名片。城建檔案詳細記錄了城市變遷的歷程，是我市城市發展的縮影和基礎，為今后查閱相關資料提供了重要的歷史依據。

二、做好城建檔案管理工作應該注意的問題

城建檔案管理工作,是一項非常復雜、瑣碎的系統工程。做好這項工作，必須適應新的形勢和任務需要，不斷改革創新，解決好以下問題：

（一）效性問題

城市建設每一年都發生著巨大的變化，都有一批新的建筑物竣工投入使用。及時的收集、記錄和保管好這些資料是城建檔案管理工作中非常重要的一項內容。比如，臨沂市這幾年組織實施了大范圍的棚戶區改造，一些舊小區消失，一些新的小區產生。如果不及時進行相關檔案資料的收集整理，有些建設資料會永久消失，一些新的小區產成。如果不及時進行相關檔案材料的收集整理，有些建設資料會永久消失，將會留下很多的歷史遺憾。因此，檔案工作者應該加大這些小區建設資料的收集，尤其是對一些圖片、音像資料的收集顯得尤為重要和緊迫，這將為后人尋找臨沂記憶提供很重要的資料。

（二）制定建設問題

規章制定是城建檔案實現長效、常態管理的重要保障，城建檔案管理部門應當不斷適應形勢發展需要建立健全相關管理制定。比如，應該完善內部管理制度，包括考勤、考核、例會等常規制定以及相關激勵制定，這樣有利于激發工作人員的積極性和主動性。再比如，建立完善檔案操作流程制定。進一步明確檔案收錄、查閱、回收制定，完善檔案收錄標準，提高檔案管理工作的質量和水平。同時,對違反城建檔案安全法規規章的人和事進行嚴肅查處，對查出的問題，及時予以解決，使城建檔案安全法規制度不僅在紙上完整制度，也在實際中完整執行，真正發揮制度建設的實效。

（三）人才隊伍問題

樹立“人才是第一戰略資源”觀念，提供人才發揮作用的環境和成就事業的機會。一方面，可以考慮引進優秀的人才。當前，我國高校畢業生面臨著就業難得問題，就業市場可謂是“供大于求”，這為城建檔案管理引進人才提供了難得的機遇，可以從高等院校的檔案管理、計算機等選拔合適的優秀人才。另一方面，可以考慮內部挖潛培養。在我們的城建檔案管理部門，內部本身就存在一些有潛質的人才，只要單位加大培養教育力度，定期進行業務培訓，就一定能夠讓一部分人有所作為并成為單位骨干，這樣既可以節約人員投入成本，也利于人才的留用。

（四）數字化管理問題

隨著計算機技術，尤其是辦公自動化技術和網絡技術的快速發展，產生了越來越多的電子文件，而傳統的紙質檔案存儲空間大、查閱不便、維護成本高,難以適應數字化時代的飛速發展。根據實際需要，城建檔案館可以采取全部館藏檔案數字化、重點選擇某類檔案數字化、珍貴答案數字化、高使用頻率檔案數字化等方式，把現有實體檔案資源轉變成數字資源，為數字城建檔案館建設夯實基礎。