PDCA循環在公共圖書館文獻資源共建共享中的應用

付 祿上海中醫藥大學圖書館，上海 201203

PDCA循環在公共圖書館文獻資源共建共享中的應用

付 祿
上海中醫藥大學圖書館，上海 201203

結合PDCA 循環特性，分析PDCA 循環應用于圖書館信息資源共建共享的必要性，構建了PDCA 循環理論在文獻資源共建共享中的應用模式，同時針對如何保證PDCA順利開展提出了相關的思考，以達到提高文獻資源共建質量和讀者滿意度的目的。

PDCA循環；公共圖書館；文獻資源；共建共享

PDCA循環法是全面質量管理的基本工作形式，它常應用在企業的全面質量管理中。圖書館文獻資源采購質量也需要加以控制，因此PDCA也可運用于公共圖書館圖書文獻資源建設方面。

1 PDCA循環法的基本概念

PDCA循環理論的基本含義是：工作之前要制定一個計劃，然后將計劃付諸實施，再對實施情況及結果進行檢查、總結和處理，由此循環往復，以期提高工作質量或水平，從而促進人們事業的快速發展［1］。PDCA是策劃（Plan）、執行（Do）、檢查（Check）、處置（Action）4個英文單詞的首字母簡寫，由美國學者戴明博士發明并逐漸使用的工作方式。本文將其運用于公共圖書館資源共建共享中，為公共圖書館構建一個不斷改善的質量管理體系，以推動公共圖書館文獻資源共建共享事業的長遠發展。

2 PDCA應用于文獻資源共建共享必要性

近年來，隨著圖書館事業的蓬勃發展，我國公共圖書館資源共建取得了長足發展，各地在構建公共圖書館共建體系的過程中，設計出了多種類的體系。根據構建方式、成員館間的緊密度，可以將它們劃分為3種類型：以建設和強化基層圖書館為導向的公共圖書館服務體系，基于總分館體系的服務體系，基于區域性服務網絡的服務體系［2］。這些資源共建模式的使用提高了文獻資源的使用率，促進圖書館事業的繁榮發展，但也日益暴露出很多需要改進的方面。

2.1實施PDCA是促進文獻資源共建事業持續發展的需要

區域性的公共圖書館之間基本都建立了資源共建共享聯盟，以深圳地區圖書館和上海地區公共圖書館為例，其圖書館事業發展水平和質量居于全國前列，它們利用先進的文獻管理系統對資源進行整合，并統一開展服務，形成了有效的共享模式。但由于其成員館發展水平不平衡，且聯盟約束力不強，導致都存在大量重復性資源建設，出現很多不科學、不合理、不規范的情況，導致共建事業停滯不前，而PDCA循環就是一中不斷提升工作質量的科學方法。

2.2實施PDCA循環是提高文獻資源共建質量的需要

公共圖書館文獻資源共建過程中存在很多亟須解決的問題，例如管理體制協調不暢，圖書館業務人員素質參差不齊，專業技術人員匱乏，經費保障機制缺失，中心館和成員館之間利益博弈等問題，這些都可以在PDCA循環實施過程中開展全面質量管理，針對出現的問題不斷改善和優化，保障資源共享模式質量的全面提升。

3 PDCA循環在文獻資源共建中的應用

3.1P——策劃階段

依據本區域圖書館文獻資源共建的發展現狀，確定本區域文獻資源共建的目標和戰略規劃。這個過程中，共建體系中帶頭的中心圖書館首先要做好調研工作，了解中心館和分館文獻資源建設的總體情況，發現其中存在的問題，做好文獻資源共建共享的總體規劃和實施思路。其次要做好文獻資源的需求分析工作，采用問卷調查，讀者座談，專家咨詢等方式，全面了解讀者需求。中心館做好相關的準備工作后，與各個成員館共同商議確定共建方案，包括每個成員館文獻資源建設的量化，以及經費的合理配置等問題進行分解和落實。公共圖書館從戰略規劃的高度對文獻資源共建共享予以重視，對于克服組織中實施阻力，順利展開文獻資源共建有著重要的指導作用。

3.2D——執行階段

按照既定計劃，各個主體展開工作，努力實現預期目標。首先成立文獻資源共建協調工作小組，組建一支業務能力強的團隊。成立由中心館分管資源建設的館長、各分館資源建設部主任及采訪人員組成的工作小組，全面負責采購計劃及預算方案的制定、落實工作［3］。做好文獻資源供應商的招標工作，定期采購各種文獻資源，召開季度、年中協調會議，查看各館計劃完成情況，摸清資金使用情況，確保文獻資源共建計劃順利進行。與此同時，重點做好在資源建設過程中的各種數據的采集和保存工作，便于發現其中的規律和問題，有利于工作進一步開展。

3.3C——檢查階段

確認文獻資源共建的實施方案是否達到了預期目標，因此檢查是非常重要的一個環節。一是檢查各館文獻資源覆蓋率情況。將當年所購文獻資源進行統計，核查是否完成當年的采購任務，文獻資源占有量是否符合有關的量化考核；二是檢查各館文獻資源使用情況。對一年內采購到館并使用的文獻資源從借閱量、借閱比例等方面進行統計分析，掌握實際利用情況，為下一年開展PDCA循環提供數據支持；三是檢查供應商的服務情況，包括數據庫提供商，查看文獻資源到館的時效性，數據加工的準確性，數字資源服務的及時性等問題；四是核查各館資金利用情況。針對各分館資金使用的自主性，往往會存在重復采購過多相同資源情況，開展資金利用檢查，避免資源建設的重復與浪費，從而使分館經費使用產生的效益最大化。

此外，還要檢查文獻資源共建過程中形成采購記錄、驗收記錄、服務商反饋信息、文獻資源利用報告等材料，并形成檢查報告。通過檢查，確定哪些計劃已經完成、哪些工作有待改進，并提出整改建議，為下一階段的計劃改進提供依據。

3.4A——處置階段

這是第一輪循環的結束；根據檢查計劃執行過程中得到的反饋信息，圖書館要吸收文獻資源共建中的成功經驗，并把這些經驗形成標準化的文件，讓各個成員館遵照執行；同時對存在問題的過程，要及時采取糾偏措施；對在實施過程中出現的新問題，要調研其出現的原因。其中，中心館和文獻資源共建協調小組扮演著很重要的角色，需提出合適的解決對策，這些問題的有效解決關系著下一輪PDCA 循環的順利實施。

4 圖書館在資源共建共享中應用PDCA循環的思考

4.1加強全體員工對PDCA循環法的理解，提高領導認識水平

要想將PDCA循環法順利應用于文獻資源共建共享之中，提高全體員工對PDCA循環法的認識是至關重要的。首先做好培訓工作，聘請有關專家開展PDCA的知識普及講座，讓大家真正了解它的本質，讓更多圖書館員參與到PDCA循環中，讓全員意識到PDCA給圖書館帶來的不僅僅是業務工作上的革新，更重要是的管理理念和服務理念的轉變。其次，共建體系中的中心館和分館的領導，需要了解PDCA循環法的優勢，加深對PDCA循環的理解和認識，并給予大力支持，是保證PDCA循環在公共圖書館文獻資源共建中能順利開展的前提。

4.2注重文獻資源建設團隊的建設

中心館應從圖書館各個職能部門以及分館中選取擁有不同專業的背景的優秀館員組成了一個人才結構非常合理的PDCA項目實施團隊，包括文獻資源建設主管、館藏資源發展館員、信息技術人員、圖書情報專業人員。其中在這個團隊中，團隊主管的作用是不容小覷的。他不僅是這個項目的發起人和策劃人之一，而且是熟悉圖書館各項業務的管理層。他要在項目團隊中，擔任領頭羊的作用，他需要對項目實施的整個過程進行全面有效的關注，保障項目實施的順利進行。其次，設立首席信息官（CIO），提高團隊人員的統計分析能力。統計分析在整個循環中至關重要，沒有正確的統計分析就不會有循環的層層遞進［4］。首席信息官不僅掌握信息技術，還要掌握統計分析方法，用以幫助團隊成員提高統計分析能力，這樣團隊不但可以對收集到的數據進行深入的研究分析，得出可靠結論，還可以運用不全的數據推論出可行的結論，促進PDCA循環的持續改善。

4.3強調合作而非競爭關系，提高分館工作人員服務意識

公共圖書館文獻資源共建過程之中存在各種利益的糾紛，每個圖書館獲得財政支持力度不同，在共建中可能會出現因資金問題而消極怠工的情況，這樣就會削弱共建共享的效率以及社會效益，只有各個館精誠合作，獲得文獻資源共建效益是遠遠高于其他任何消極的情況。因此分館之間以及中心館部門間應該加強理解與合作，可以提高組織整體效率，從而支持資源共建共享戰略目標的實現。各個分館之間并不存在競爭關系，整個團隊應該相互合作共同進步。

其中，中心館應做好協調培訓工作，并建立激勵機制，提高分館管理人員服務意識和管理意識，保證合作共建的順利開展，進而才能保證整個PDCA循環正常運轉。

4.4重視過程監督和控制

文獻資源建設團隊中，設置合理的監督檢查人員，對PDCA實施的整個過程做好相應的監督和檢查工作，并及時向小組的管理層匯報。通過溝通掌握館員工作進展狀況，可以對館員可能出現的問題進行干預。過程考核人員要對所有工作流程加以監督，包括共建政策的制定過程、文獻資源的采購過程、驗收加工過程、資金使用情況、文獻資源典藏等整個過程，都要進行認真的監督。一個過程的控制和完成，必然影響下一個過程目標的實現，只有全過程都能及時準確的完成，才能保證PDCA循環的順利進行，才能推動圖書館文獻資源共建戰略目標的實現和可持續發展。

4.5以用戶需求作為持續改進的焦點

對于圖書館來說，做好讀者文獻資源需求的調查，采選讀者喜歡的文獻資源，并讓讀者走進圖書館使用這些資源，才是圖書館資源共建共享的最終目標。然而讀者的需求是不斷變化的，因此圖書館應該時刻關注并獲取讀者的文獻需求，在PDCA實施過程中，不斷地對文獻資源共建過程中讀者反饋的問題進行調整，以達到提高文獻服務質量和讀者滿意度的目的。

［1］朱海峰.PDCA循環理論在閱讀推廣中的應用——以安徽省圖書館為例［J］.農業圖書情報學刊，2014（2）：100-103.

［2］肖希明，張新興.公共圖書館服務體系中文獻資源建設探討［J］.中國圖書館學報，2011（6）：4-10.

［3］郭以建.基于PDCA循環法的紙質圖書采購質量管理［J］.圖書館學刊，2013（4）：21-23.

［4］王嘉雷.PDCA法在總分館制中的應用［J］.圖書館學刊，2012 （1）：23-25.

G2

A

1674-6708（2016）170-0053-02

付祿，上海中醫藥大學圖書館。