事業單位檔案歸檔材料的整理探究

姜濤

摘 要：隨著國家政策的不斷推出，事業單位的工作也變得更加標準化和規范化，事業單位檔案歸檔材料的整理工作是我國檔案事業的重要組成部分之一，加強事業單位檔案管理對于提高我國檔案綜合管理水平的作用無可比擬。本文首先闡述了事業單位整理檔案歸檔材料的意義，隨后介紹了事業單位整理檔案歸檔材料的原則，最后分析了事業單位整理檔案歸檔材料的程序。

關鍵詞：事業單位；檔案歸檔材料；整理

作為檔案的重要組成部分之一，文件資料需要經過收集、整理、歸檔和編號等步驟，而按照科學的方法將散亂不堪、需要進行整理的文件資料集合成有規律的單位，使之為事業單位提供備查依據的過程就是事業單位檔案歸檔文件資料的整理工作。在事業單位中，大部分文件資料還未形成檔案，也就是說，這一類文件資料并不能快速的被利用，可見，科學化的整理檔案是提高事業單位整體工作效率的關鍵所在。

一、事業單位整理檔案歸檔材料的意義

事業單位整理檔案歸檔材料是一項專業技術性的工作，它能將雜亂的文件資料轉為系統化材料。在進行整理時，應當按照規定的程序和科學的方式，并充分考慮材料的形成時間、類型、重要程度以及來源等不同特點進行分門別類，隨后再進行編號與裝訂，使檔案成為有序體系，能夠便于使用者使用檢索功能。這項工作使得散亂的文件變得有序化、規范化，使得檔案系統脈絡分明、條理清晰，能夠凸顯文件資料的核心成分，并最終能夠被有效利用，實現文件資料的使用價值，因此，事業單位整理檔案歸檔材料工作具有至關重要的意義。

另外，在歸檔與整理文件資料時，事業單位檔案管理人員需要鑒定文件資料的價值，并對其是否具有真實性進行確認。與此同時，事業單位檔案管理人員需要對檔案部分的所有檔案定期整理，整理的主要內容在于鑒定檔案的保存價值，即按照保管年限的規定以及檔案的歷史價值、當前價值對現有檔案的保存價值進行估量，若某檔案仍然具有保存價值，則放置原位，若檔案已喪失保存價值或已超出保管年限，則將其歸在一處，經審批合格后再集中銷毀，這樣一來，檔案部門留存的檔案才能具有較高的質量。

二、事業單位整理檔案歸檔材料的原則

1.做好檔案整理工作。對于事業單位而言，無論是上級單位（或本級單位）發布的指示性文件，還是本級單位的編印的簡報刊物定稿（或印本），從來源上看，都有密不可分的關系。故只有在保持文件來源關系的基礎上，聯系文件的形式、內容與時間，才能還原文件形成的過程、反映文件的 活動面貌、實現檔案的價值。事業單位檔案的形成是一項持久的過程，當中融入了很多前輩的心血，體現了他們的整理檔案的勞動成果，因此，檔案管理人員在進行檔案整理時，應當盡量避免拆卷整理，以減少對前輩檔案成果的破壞，可以對前輩的檔案進行研究，借鑒其分類方式與檢索工具，如果發現前輩有整理不當出現嚴重錯誤的地方，可以采用業務指導方式糾正。

2.以有利于保管和利用為前提。在進行檔案的有序化管理工作時，應當以保障檔案的安全以及有利于保管和利用為前提。當前很多事業單位已將檔案的檢索條目輸入到了計算機中，極大地縮短了人工搜尋檔案的的時間，并且在計算機技術的幫助下，檔案信息能實現科學分類與管理，即使是分散在不同類目中的同一問題或事由的檔案信息也能在短時間內檢索出來，這不僅使得事業單位的檔案管理工作更加簡單化，還有利于成套利用事由單位的檔案。

3.遵循文件的形成規律。事業單位檔案主要產生于事業單位各項學習活動中，該檔案真實地還原了事業單位日常活動的面貌。由于事業單位各部門間的內在聯系十分緊密，故整理檔案中的文件資料時應保持事業單位的整體性并遵循文件的形成規律，即要做到以下三點內容：其一，維護活動資料（如活動請示文件、正式會議文件等）的整體性，保證活動資料的齊全；其二，維護文件自身完整性，重視文件之間的內在聯系，如請示文件必須與批復文件相連、文件的附件不可缺失等；其三，在分類和排列文件時，應保持文件資料間的自然順序，如會議的通知、報告、決議順序以及重要文件的初稿、討論稿、修改稿順序不可更換。

三、事業單位整理檔案歸檔材料的程序

1.分類材料。對檔案信息的物理形態進行排架、保管及存放是指檔案的實體分類。實體分類的第一層是對國家檔案的宏觀分類，這一層能夠為建立各類各級檔案室以及規劃國家檔案室財貿系統提供重要依據。實體分類的第二層區分檔案室的全宗，而第三層則是對全宗內檔案進行分類，這一環節參考了全宗內檔案的形式、內容、時間及來源等內容，建立了系統化的卷宗。

2.整理材料。事業單位進行材料整理的步驟是將歸檔文件資料在系統化的作用下形成保管單位以便日后查閱，資料的整理并不是一項孤立的工作，該工作與文書處理工作息息相關，只有密切協調這兩項工作，才能保證檔案管理工作的整體嚴密性。如請示文件下必有批復文件，征求意見文件下必有討論文件、定稿文件；合同文件下必有附加文件。補充協議；計劃與總結文件都應當相對應，缺一不可，整理完材料后應當將處理結果與歸檔材料密切結合，無論哪個環節出現疏漏，都將無法保證歸檔的完整，即無法保證檔案能夠得到充分利用。

3.編目材料。歸檔文件并編制引導目錄就是編目工作。在整理案卷內文件時，首先應標注案卷封面項目，歸檔文件目錄主要包括日期、題名、文號、責任者、頁數、件號以及備注七項內容。此外，標志檔號也屬于編目的內容之一，檔號包括頁號（卷內每頁文件的順序號）、件號（卷內文件的順序號）、保管期限、案卷號（案卷排列的順序號）或卷盒號、類目名稱、全宗號等（每個全宗的指定代碼），是檔案實體管理編號的總括。

四、結語

綜上所述，在大數據高速發展的今天，強化事業單位檔案管理是時代所趨。事業單位檔案管理人員應當意識到開展檔案管理是一項任重而道遠的艱巨任務，在遵循歸檔材料整理相關原則的前提下系統化地整理材料，一方面，為信息使用者提供有效的備查依據，使檔案歸檔材料能得到充分的利用，另一方面，上升事業單位檔案管理工作的質量，以便為現代社會提供更好的服務。

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