人事檔案信息資源開發利用的對策

沈春萍

摘 要：人事檔案信息資源的開發利用，就是以人事檔案信息資源為基礎，通過一定的方式、方法，提供人事檔案或檔案內容中有關情況，為組織人事工作服務的活動。人事檔案信息資源開發利用的意義是多方面的。

關鍵詞：人事檔案；利用；對策

人事檔案作為一種信息資源，為人事部門選拔、考察和使用人才發揮了重要的作用，得到各級組織對檔案工作的重視和支持。為使人事檔案工作更好地為培養、使用人才服務，必須做好人事檔案信息資源的開發利用。

開發利用人事檔案信息資源，主要應做好以下幾點：

一、重視人事檔案材料的收集和檔案信息開發

根據人事工作的發展，努力開源，廣泛收集人事檔案材料，不斷充實檔案內容，補充新材料，完整反映人事的情況，減少時間差造成的信息老化和過時，避免時效性失真，是檔案信息開發的基礎。人事檔案材料中除了反映歷史記載外，還必須有現實的“動態”材料，特別是要注重收集反映改革開放以來，各種人才德、能、勤、績等方面的材料，收集干部的年度考核材料、任免材料、各種獎勵材料、科學技術成果材料、專業技術職務評聘材料、學習培訓材料等。在收集工作中，要把握人事檔案材料形成的各個環節，掌握人事檔案材料形成的規律，及時、準確、完整地收集新形成的人事檔案材料，使其齊全完整，促進其內容向立體化和量化方面轉化，為檔案信息開發打好基礎，為考察、選拔、培養和使用人才提供可靠的依據。

二、人事檔案部門要認真履行開發檔案信息資源的職責，轉變有礙于開發利用檔案信息資源的傳統觀念

一要破除傳統觀念的束縛，全面理解人事檔案的價值。在嚴格執行《保密法》和《干部檔案工作條例》的前提下，為開發利用人事檔案信息資源創造良好的社會環境；二要用歷史的、全面的、發展的觀點看人才，不能因一時一事的某些枝節問題而“一葉障目，不見泰山”。要有組織有計劃地收集、整理、宣傳介紹干部隊伍中堅持四項基本原則，勇于改革，在社會主義革命和建設事業中作出重大貢獻的中青年干部和科技工作者；三要在科學、審慎、求實的原則下，多渠道、多形式地向組織人事部門提供在社會主義現代化建設中具有典型意義的各類干部代表的檔案信息，為使用好人才提供依據；四要倡導人事檔案可以有條件地向本人開放的觀念，打破過去公民對人事檔案的神秘感和陌生感，使公民認識到履行一定的手續可以知曉有關人事檔案的內容，并利用人事檔案解決實際問題。

三、努力開發人事檔案利用領域，充分發揮人事檔案信息資源的作用

由于過去缺乏對人事檔案的開發利用，利用方法落后，其作用遠遠未被發揮出來。今后應采用編輯各類人員的各種信息資料，建立“人事卡片”和“各類人員的名冊”，利用計算機建立“人才庫”，將干部的簡歷、干部的任免、獎懲、學習培訓、考核、工資、專業特長以及干部離退休時間等信息資料編印成冊，提供給領導和決策機關參考及干部人事工作者利用等形式，可以拓寬人事檔案信息資源開發利用領域，充分發揮人事檔案作用。

四、明確方向，轉變傳統的開發方式

1.由單一保管型向開發利用型轉變。人才交流、選賢任能是經濟建設高速發展的重要保障之一。開發人事檔案信息資源，為選賢任能服務，是當今人事檔案工作的首要任務。人事檔案工作要堅持開發與利用并重、指導與服務相結合的原則，以為經濟建設服務為宗旨，使人事檔案工作真正實現由單一保管型向開發利用型的轉變。

2.由被動服務向主動服務轉變。人事檔案工作者應該轉變過去那種“坐、等、靠”的服務觀念和人事檔案與選人用人游離的意識，要把人事檔案工作與選拔人才工作結合起來，主動為用人單位提供人才信息服務，為經濟建設的發展創造良好的條件。

變被動性服務為主動性服務。首先，就是要樹立服務觀點，增強服務意識。檔案工作者要有強烈的事業心和責任感，樹立全心全意為人民服務的思想，做好人事檔案材料的收集、鑒別、整理和管理等工作。第二是行動上要主動。不僅要注意收集已產生的材料，還要根據每個階段的需要，適時補充一些新的材料。人事檔案工作者應積極配合機構改革、干部人事制度改革及人才開發提供有一定超前性、參考性的人事檔案信息，同時結合各單位檔案工資調整，人員出國（出境）政審，職稱評定、干部任免、人才挑選提供全方位服務。第三是方法上要改進。要改進傳統的材料收集、檔案管理、檔案利用方式，將人事檔案信息庫變為組織上發現培養選拔使用人才的信息庫。第四是措施要切實可行。要經常了解和掌握形成人事檔案的信息來源，注意溝通信息渠道，建立健全人事檔案信息交換聯系制度，形成人事檔案材料收集網絡，以提高人事檔案信息資源的利用率。

開發檔案信息資源，充分發揮人事檔案信息的作用，為人事工作和黨的中心工作服務是人事檔案工作的根本目的。在長期實踐中，人事檔案部門積累并保存了大量的人事檔案資料，為開發利用工作奠定了良好的基礎，正朝著規范化、制度化的方向發展。人事檔案管理部門只有系統、有序、及時地開發人事檔案信息資源，滿足人事工作的需要，有效地為其提供利用，才能充分顯示出它的使用價值。我國的政治體制、經濟體制改革需要大批新型人才，而人才隊伍建設離不開挖掘人才、培養人才。因此，人事檔案人員一定要為建設高素質的人才隊伍提供高質量的檔案，為人事決策提供優質服務，充分發揮人事檔案的獨特作用。

（1）是衡量人事檔案管理工作優劣的基本標尺。人事檔案管理工作的最終目的是實現有效利用，檔案的利用效果與檔案質量密切相關。如果提供的人事檔案內容真實、材料完整、編排有序、目錄清楚、裝訂考究、整齊美觀，利用起來有案可稽，方便高效，利用者賞心悅目，說明我們提供的檔案是優質品；反之，則說明檔案工作只在低水平上徘徊。同時，基礎工作與利用工作聯系密切，利用工作是建立在基礎工作之上的，沒有基礎工作就沒有利用工作，基礎工作薄弱，利用工作就不能有效開展。提供利用能不斷得到信息反饋，發現工作中的問題，有利于我們有的放矢地改進工作。

（2）是科學而合理地開發人才資源的必要條件。合理利用各種資源，最大限度地發揮其作用，以獲得最佳效益，是管理的宗旨。人事工作是管理人的工作，即開發人才、培養人才、使用人才、充分調動人的積極性，使有用的人才各得其所。因此，對所管人員的德、能、勤、績等方面必須要有充分的了解。人事檔案準確而全面地記載著個人的經歷、品德、能力、工作、業務水平等主要情況，通過人事檔案信息資源的開發利用能為選拔德才兼備的人才，合理使用人才，充分發揮人才的作用提供可靠的依據，使人才資源的開發建立在可靠、科學的基礎上，克服用人中的盲目性和隨意性，糾正以權謀私，任人唯親等不正之風，達到知人善任之目的。在市場經濟條件下，人事檔案工作更要積極做好提供利用工作，正確處理保密與利用的關系，盡量拓寬服務面，變“死”材料為“活”信息，為各種人才脫穎而出創造條件。

總之，及時、準確、高效地為人事工作和黨的中心工作服務是人事檔案工作的出發點和落腳點，以保證利用為中心、抓好優質服務是檢驗和衡量人事檔案工作好壞的基本尺度。為此，檔案工作人員應進一步明確服務方向，端正服務態度，在堅持原則的基礎上，時時為利用者著想，處處為利用者創造條件。要敢于開拓創新，使人事檔案工作再上新臺階，充分發揮人事檔案作用，為市場經濟條件下人事工作和人才開發服務。

參考文獻：

[1] 李巧琳， 馮晶. 實現管理現代化 促進人事檔案信息開發利用[J]. 黑龍江檔案， 2004.