提升會計檔案管理水平的策略研究

瑪依拉·熱黑馬

摘 要：會計檔案作為國家全部檔案中主要的組成部分之一，是各單位、各部門的經濟活動重要的信息資源載體，能夠充分的反映經濟業務活動和財務收入數據以及對數據認真記錄的重要史料和基本證據，在經濟管理中發揮主要作用。各專門檔案的數量，范圍以及普遍量都無法與會計檔案相比。為此，對會計檔案的管理和作用的常見情況進行分析。

關鍵詞：會計檔案；檔案管理

一、會計檔案的內容

作為企業、事業以及機關單位和其他種類的經濟組織形式的材料就是會計檔案，其中，會計賬簿、明細報告以及憑證等資料，在經濟管理活動與工作中還存有基本使用價值，將會計核算所得的專業資料按照規定標準妥善的保存。其中包括：會計報表、文字說明以及附表備注，還有原始、記賬、匯總等憑證，明細賬、日記賬和總賬，還包括銀行對賬單和銀行余額調節表等工作。通常要對檔案范圍明確、熟知，講建設銀行會計企業和建設單位會計、預算會計和經濟事業組成的基本憑證、報表和賬簿等材料。但是，各單位業務往來出現的文書，工作報告和總業務總結以及預算、設計、基本制度和方針政策都吧是歸檔建檔的工作范疇內。根據會計檔案進行歸檔，分為兩種選擇形式：第一種是從事會計工作人員將本年中報表、賬簿、以及憑證等方面整理和保管，當在年終結算時，按照業務種類進行明確分工，初步整理，按照規范的要求保管報表、憑證和賬簿等材料，將整理后選擇有價值存在的會計檔案交回企業檔案室進行集中管理、永久保存。第二種是年終結算得到領導審批，將會計賬簿、報表和憑證，由會計部門專業人員進行初編成冊，統一移交到本單位的綜合檔案室進行整理保管。因為會計部門通常會對會計材料立卷建檔，能夠體現出檔案的形成過程，使會計檔案完整、齊全得到保障，充分的體現出會計責任的基本要求，從根本上能夠將會計檔案的質量保證。

二、會計檔案的重要性

1.會計檔案不僅是財務工作的基礎和依據，也是反映領導接受監督，并且參與經營管理的重要信息資料，它能夠對未來經濟發展進行預測，使經濟發展戰略更加迅速。會計檔案也能夠傳遞檔案管理的科學規劃方式，使決策發展會計信息過程得到控制，在經營管理方面有著一定的支持和促進作用。根據會計檔案對歷年的會計數據進行分析和比較，能夠促進企業部門、以及當地未來經濟的發展趨勢和發展方向，為決策者提供更好的資料，有利于符合該企業的經營發展計劃。

2.會計檔案是經濟科學研究的可靠資料。建立會計檔案是為了能夠更好的建立管理體系準確的記錄單位的經濟和賬目的進出，為日后發展提供經驗和教訓，也為研究經濟科學提供了系統完善的資料和依據。

3.會計檔案是打擊犯罪的重要依據。會計檔案能夠做到將各項會計活動具體內容進行客觀的記錄，為打擊經濟犯罪提供重要的原始資料依據，使一些經濟犯罪活動事實無從狡辯。

4.會計檔案是會計監督的基礎資料。在當代社會的審計和稅務、工商、海關報關等行政機關檢查過程中，會計檔案是利用率較高的組成部分。經過對會計資料進行反復審核，確認在審查過程中，會計處理是否真實，單位經濟業務是否合法，以及是否按照依法納稅等，一旦有經濟問題出現，要提出科學的改正意見。

三、會計檔案管理中存在的問題

1.會計工作與會計檔案管理相脫節。通過會計部門的專業人員對會計工作進行工作延伸和年終總結，作為會計核算的成果，即為單位會計檔案資料，但是，由于專業會計人員在對會計基礎業務能做到非常熟練，而對會計檔案的管理知識卻了解的很少，對相關的規范化標準更是一竅不通。會計人員僅會單純的記賬工作，對憑證單據的裝訂不明確，原始統計數據憑證會出現遺忘和丟失等情況。

2.會計檔案立卷不規范。有部分單位的會計報表、賬簿和基本憑證以及整理完成的資料文件混亂，沒有明確的擺放位置，而對于活頁賬面沒有將其按照規定標準對封面進行填寫，未能夠按照年份、月份的時間順序排列整齊。還有些單位經過裝訂后沒有按照要求進行封貼，也出現在封貼處沒有會計人員的簽名蓋章但已經封貼完成的情況，以及封皮名稱，序號相關內容填寫不完全等常見現象。進行會計檔案資料在雙方交接時，按照固定規定的時期保存，在進行查找的時候特別困難，由于應銷毀檔案不能夠及時銷毀，容易被混淆；也會導致積累的檔案多，沒有足夠的存放室。

3.會計檔案保管不規范。對于會計檔案管理工作，有部分企業單位做的不完善，不能夠及時的將企業和個人的檔案上交到綜合檔案室加以保管，而是由會計人員自己保存管理；有部分企業單位沒有建立綜合檔案室，而根據檔案的類型，指派專業的工作人員進行保存、管理；還有部分單位雖然有專業的檔案管理人員，但是沒有按時管理檔案。

四、搞好會計檔案管理的對策

1.規范會計檔案保管出納不能兼管會計檔案。對于已經不再編制范圍內的會計人員，要將會計檔案交回到本單位的綜合檔案室和財務部門進行妥善的保管，不能自行存放。對沒有建立綜合檔案室的企業單位，暫由財會部門對會計檔案進行妥善保管，確保由專人負責。

2.規范會計檔案保管的期限管理和銷毀。各單位對會計檔案管理方面，需要嚴格按照會計檔案管理辦法規范進行整理，當會計檔案保管期達到規定年限的時候，要將其銷毀處理，根據單位會計檔案管理部門提出銷毀意見，以及財會部門工作人員共同的鑒定，經過嚴格的審查后，需要編制會計檔案銷毀清冊。對于機關和事業單位需要告知本單 位，經過單位領導的批準后方能銷毀；企業單位接受企業領導的詳細審查，經過上級主管部門的批準后可以銷毀處理。

3.規范會計檔案立卷。在進行會計憑證裝訂時，要選用會計憑證裝訂封皮，將裝訂線封粘牢固，還要在封粘處加上會計人員專用的印章。認真檢查封皮表面相關內容要按順序項填寫完整。裝訂完成后，按照月份的先后順序，將檔案放入會計檔案盒內，將檔案盒面上的內容進行完整填寫。在年終時，要按照規定封賬，對于活頁賬簿，要將空白賬頁全部取出，對已經設置會計科目完成但是卻沒有業務發生的賬頁要予以保留。確定按照賬頁的編號順序將“目錄”及“賬簿使用登記表”進行填寫，與賬簿一起裝訂。在裝訂后，要將裝訂線封粘牢固，專業的會計人員需要在封粘處加蓋印章并且簽名。

4.完善會計檔案管理的各項規章制度。會計檔案管理工作要進行嚴格的辦理，如果會計檔案需要移交，要確保移交雙方的手續齊全，方能進行交接，雙方的檔案員、會計人員、監交人、報賬員要一同辦理交接手續，并且還要加蓋公章，對會計檔案進行清點工作，認真檢查檔案是否齊全、完整，賬目與實際是否相符，案卷整理質量是否按照規范操作。最后要確保交接憑據要一式三份，雙方單位都需要各自保留憑據。

五、結語

為進一步規范財務會計檔案管理，財務部和國家檔案局共同發布了《會計檔案管理辦法》，并隨后進行了修訂，從法律的角度上強調了會計檔案管理的重要性，因此，只有嚴格按照各項法律法規的要求，并結合本單位實際情況，不斷研究新問題，提高會計人員責任心和使命感，會計檔案工作才會取得不斷的進步。

參考文獻：

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[2]孔小芹.淺談會計檔案管理的重要性及完善措施[J].行政事業資產與財務，2014 .