關于檔案管理工作的研究

高偉

摘 要：檔案管理工作是一項機密性、專業性、政策性較強的工作，因此，要求各級管理部門要充分的認識檔案管理管理工作的重要性。檔案管理工作做的好壞，直接關系到單位事業的運行，同時給以單位在人力、物力、財力等方面大力支持與幫助。檔案是各類信息的一個重要載體，是企事業單位最主要信息源。所以，最好檔案管理工作，對資源開發利用起著了重要的作用。

關鍵詞：檔案管理；不足；提升管理

一、檔案管理中存在的不足

1.檔案管理現代化的意識不強。當前，我們正走向檔案管理現代化的進程中。但是，由于社會上對“檔案”的作用和概念，熟知者甚少，對檔案管理的意識相當薄弱，甚至某些領導對為何與如何加強檔案工作的現代化認識不足，導致了許多單位的檔案工作仍舊沿用傳統的工作方法。由此可見，這嚴重的影響檔案管理的現代化進程，降低了工作效率。

2.現代化的人才不足。要實現檔案管理現代化，跟上時代的步伐，前提是人才現代化。但是縱觀當前人員現狀，在許多企業、事業單位、機關的檔案管理人員、文書人員，大多數還只是停留在收發與查找的階段，缺乏現代化管理的基本知識，也沒有具備現代化設備操作的技能。

3.基礎工作太差。檔案管理要走上現代化的道路的前提是檔案工作基礎必須要標準化、規范化。目前事業單位、企業、機關的檔案工作管理仍舊存在著很多的問題：許多部門未能按國家檔案局制定的標準進行規范的操作。大量的案卷質量含量不高 ，有的企業甚至缺乏完整的檢索工具。

4.網絡安全隱患?，F在許多的檔案都會在網絡上傳輸，這樣做方便、快捷，而且省去了在途中丟失和傳輸時間長的麻煩。但是，這同時也引發了一個重要的問題，那就是網絡存在著許多的黑客、病毒等等會竊取檔案資料。造成檔案資料的泄漏，檔案的丟失，或者是檔案被人任意篡改的危險。

5.電子檔案管理過程中的問題。檔案信息安全性主要涉及到傳輸安全性和檔案信息載體安全性。載體安全性主要指存儲介質對信息安全的影響。電子檔案通常以光盤、U盤為載體，這類載體成分復雜，性能不穩定，常常會出現檔案失真的問題。而且它們對溫度防機械損傷、環境、濕度、防磁等條件要求比較高，一不小心就會損壞和變質，保存年限也低于傳統的紙質檔案。傳輸安全性指的是網絡的安全性，網絡的發展使電子檔案能實現更大范圍內的資源共享，但有利必有弊，不勝防的計算機病毒無和孔不入的網絡黑客也給電子檔案管理帶來了極大的安全隱患。

二、如何進一步提升檔案管理工作

1.堅持依法治檔是做好檔案管理工作的必由之路。法制化是做好檔案管理工作的一項重要的基礎，要做好檔案管理工作必須以依法治檔作為根本，落實好檔案管理制度化。要走到檔案管理設備的現代化的時代，需要的是檔案種類和載體的多樣化，這決定了檔案管理方式要不斷的革新，只有堅持與時俱進，符合時代要求，才能夠適應好新形勢，開創企事業檔案管理工作的一個全新的局面。因此，日新月異的形勢對檔案工作人員在業務知識、科學知識以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。檔案事業的發展必須堅持走依法治檔的道路。2.實現檔案管理同現代技術的有機結合。隨著計算機網絡技術進一步的發展，對如何做好檔案管理工作新的挑戰逐漸的被提出了，只有正視并切實的接受這個挑戰，實現檔案管理與現代管理技術有機的結合起來，檔案管理工作才能走上有前景的發展軌道上。檔案管理是一門專業性比較強的工作，要求檔案管理人員具備檔案管理者應具備服務意識，同時也要求掌握現代化的管理技能。檔案匯集了大量的指示性資料，也記載了許多豐富的信息，成為一種及其豐富的信息總匯和信息資源。但檔案的整理工作有繁瑣的東西，勞動強度大，重復勞動多。而且如果使用計算機等現代化方式去整理復雜的檔案信息，就可以收到了事半功倍的效果，提高工作效率。在高科技情況下，檔案管理又可按照文件形成先后的順序進行排列打印，既可以降低因為人為因素導致文件歸檔工作中的影響，又可以發揮計算機的管理的優勢，減少手工操作，提高工作效率。

3.提高檔案管理人員素質。檔案管理人員是檔案工作的直接負責人員，所以，檔案管理人員對不僅對整個的檔案工作管理甚至是企事業單位的發展都起著舉足輕重的作用。要注意加強好干部檔案工作隊伍的建設，選擇作風正派、責任心強的、政治上可靠的員工從事檔案工作的管理工作，更要時刻的注意對他們思想教育的培養，定時的關心他們工作和生活，充分的發揮好他們工作的積極性、創造性。檔案管理的做的成功與否，在很大的程度上取決于負責的檔案工作人員。作為一個合格的檔案工作人員，要注重自身專業水平修養的提高，通過自學或者是參加培訓等方式，熟悉與掌握各個檔案工作的各個環節，與工作的最基本要求，努力的掌握科學管理的方法和原則，提高管理的工作效率，提高檔案的質量。積極的探索新的、有效的現代管理模式，使檔案工作能夠更實用、更科學，為不斷發展進步的社會提供更有利的資源。

4.加強電子檔案的保管與數據備份恢復工作。電子檔案的存貯內容具有不穩定性，存儲介質易受溫度、濕度、細菌、磁場等因素的影響，電子文件本身還很容易受到電腦黑客、計算機病毒的破壞，所以，檔案管理必須要建造一個檔案柜、專用庫房來存放電子檔案，配備專業的電子檔案機房與安全性較強的電腦設備。盡量使用一次性的寫入光盤，因為一次性的光盤比硬盤、磁帶、磁盤等具有更好的穩定性，而且又只有只讀性，可以避免修改。保持良好的濕度和溫度，并能同時滿足防塵、防蟲、避光、甚至是強烈震動和防機械磨損等條件。要幾十的進行文檔耳朵備份，備份技術也是是一種安全技術，是確保電子檔案信息不丟失的一個非常重要的技術方法。備份對象主要為照片音頻、視頻、文書等電子檔案與傳統的檔案數字化后等文件，最還是實行雙備份制，一份提供借閱，一份封存。針對網絡的不安全性，要建立恢復系統數據備份和，確保關鍵的信息能夠在計算機與網絡發生災難性故障后得以恢復。

總之，在新的歷史條件下檔案工作必須要緊緊聯系時代發展要求，要從觀念上更新采取有效措施，時刻的留意研究和總結出檔案工作中存在的問題與漏洞，積極探索檔案現代管理模式，促進社會主義和諧社會建設。

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