淺談醫院檔案管理信息化建設

陳婧婧

摘 要：在科學技術飛速發展的今天，傳統的醫院檔案管理工作模式已經不能適應新的形勢，醫院檔案管理向信息化方向發展就成為了必然的趨勢，因此，加強醫院檔案管理信息化建設迫在眉睫。醫院檔案管理工作逐步實現現代化、 網絡化，這不僅僅能夠大大提高工作效率，為保護檔案打下堅實的基礎，更為醫院的發展起到了強有力的推動作用。

關鍵詞：醫院；檔案管理；信息化；建設

隨著信息技術的發展，作為一種新型的檔案管理方法，醫院檔案管理信息化建設具有非常重要的現實意義，它既使醫院檔案的管理水平得到了較大的提高，又可以使檔案資源實現共享，使檔案的價值得到進一步體現。醫院檔案不僅涉及的范圍非常廣，而且內容豐富，它記錄了醫院發展的過程，成為了醫院歷史的有力見證，是醫院極其寶貴的資源和財富。檔案管理在醫院管理中發揮的作用越來越重要，因此，加強醫院檔案管理信息化建設對醫院實現現代化管理勢在必行。

一、醫院檔案管理信息化的含義

醫院檔案管理信息化就是指醫院利用計算機網絡技術的操作實現對檔案的收集、 統計、管理、應用等各個方面的控制與實施，它對傳統的檔案管理模式進行了變革，它不受空間和時間的限制，這個新的平臺讓檔案的利用價值得到了更加充分的體現，讓信息交流更加方便快捷，有效的實現了資源共享，同時也為檔案服務從封閉轉向開放提供了便利，服務范圍大大擴展。對醫院檔案管理來說，這是一種新型的檔案管理方式，它是在信息技術廣泛運用的基礎上產生的，是檔案管理與科學技術結合的產物。

二、醫院檔案管理信息化建設的必要性和意義

如今已經進入信息化社會，檔案管理越來越受到重視，人們對檔案信息有了越來越高的要求，尤其是時效性強、價值高的檔案信息，目前，醫院雖然在信息化方面做出了一些努力，但從總體上來說，還沒有達到較高的信息化程度。為了能夠跟上新形勢發展的腳步，醫院就要認清形勢，轉變思想，改變傳統的檔案管理模式，加快實現檔案管理信息化的進程，從根本上解決存在的問題，不斷提高工作效率和管理水平，才能促進醫院健康持續的發展。因此， 醫院檔案管理信息化建設十分重要和迫切。

隨著科學技術的發展，信息化管理已經滲透到各行各業，成為不爭的事實。同樣在醫院的檔案管理中，信息化管理發揮的作用也相當重要。首先，網絡技術的支持，為資源共享提供了方便，使檔案資源得到有效的利用；其次，醫院檔案的數量比較多，從事檔案管理工作的人員任務繁重，原來查閱檔案要到檔案保管室，人工查閱耗時費力，信息技術的使用，不僅降低工作人員的勞動強度，使工作時間縮短，在很大程度上提高了工作效率，還可以提高準確性，減少錯誤，有利于醫院檔案管理水平的提升；另外，醫院檔案管理的信息化改變了原來紙質的信息存儲方式，使檔案的壽命得到延長了。

三、醫院檔案管理信息化的優勢

隨著計算機、多媒體等先進的科學技術在各行各業不斷得到應用與發展，既給醫院檔案管理帶來了挑戰，但更多的是機遇，促使檔案管理信息化，讓醫院檔案管理工作實現了本質上的一次飛躍。

1.對檔案原件進行了保護

傳統的檔案信息都是以紙質存儲的，經過時間的洗禮，再加上被反復的借閱和利用，在這個過程中，就會使紙質檔案原件遭受到不同程度的破壞，甚至會產生丟失的嚴重后果，尤其是一些珍貴的文件，如果損壞或丟失對醫院來說都是無法彌補的損失。而通過計算機信息技術可以先對檔案原件進行掃描，然后經過處理后，變成電子文件的形式存在，這樣既避免了原件在反復利用過程中的損耗，降低了風險，也使得檔案原件被很好的保護起來，而且電子文件使用起來更加方便，操作更加簡單。

2.檔案管理工作更加規范

首先，以前，在醫院從事檔案工作的人員都是靠手工操作進行檔案整理，既耗時耗力，又容易出錯，比如當信息需要改動的時候，與之相關聯的信息也要隨之改動，加大了檔案工作人員的勞動強度，而檔案管理信息化后，對于類似的情，只需要輕輕點擊鼠標，對計算機發出操作指令，計算機的系統就會自動完成信息的調整，省時省力又高效。其次，可以使檔案歸檔的方式得到改善。實現檔案管理信息化以后，檔案工作人員就可以利用網絡，對不能及時歸檔的科室或人員進行督促，對不符合歸檔標準的材料進行指導，促使其整改，符合標準后歸檔。檔案數字化、網絡化后，由檔案管理員統為檔案卷整理編碼，統一管理保存，從根本上解決檔案卷無法收齊的問題，有效提高檔案管理員的工作質量。另外，對于傳統的檔案管理，因為很多檔案資料都是紙質的，日積月累，這些檔案資料的存儲既需要大量的空間，又很容易受外界因素的影響，比如溫度、濕度、蟲害等等， 所以工作人員要不斷的對檔案資料進行搬遷、修復，這就造成檔案信息使用效率低，并且醫院在管理上需要投入高成本，而轉向信息化管理后，就可以使這些問題得到較好地解決，不僅可以節約人力、物力、存儲空間，而且降低了醫院的管理成本，使檔案工作的管理模式發生了轉變。

3.提高了檔案的利用率

以前，想要調閱檔案資料需要經過審批，必須在檔案保管現場才可以進行，特別是要動用人力在大量檔案中去尋找，花費的時間很多，還不一定能夠達到查詢的目的。即使醫院投入了很多人力物力，效果卻不明顯。醫院檔案信息化管理使檔案的檢索和使用更加方便、快捷，尤其是在當今檔案資料的存儲量越來越大的情況下，利用計算機檢索功能，就可以查找和它有關系的文件，電子檔案形象、直觀地對檔案進行檢索和利用，給檔案管理人員帶來了前所未所的方便，不但節省了大量的時間，也降低了工作難度，使檔案的利用率得到提升，并且，檔案信息化打破了時間、空間的限制，只需要在醫院局域網的網絡平臺中就可以查閱，還可以對醫院的檔案信息資源進行整合，實現了檔案信息資源的共享，信息化管理使共享更加便捷、更加快速，提高了檔案的利用率，使檔案的價值得到最大限度的體現。

四、醫院檔案管理信息化建設中存在的問題

現階段，檔案管理信息化在醫院的實際工作中發揮了一定的積極作用，但是一些問題與不足仍然存在，主要表現在以下幾個方面：

1.認識不到位，意識淡薄

目前，在醫院的實際工作中，很多人上至領導，下至普通工作人員，包括從事檔案管理的人員都對檔案管理的重要性認識不夠深刻，對檔案管理信息化建設不重視，他們存在主觀的輕視，普遍認為檔案管理只是簡單的進行資料文檔記錄，沒有較高的技術性， 甚至認為檔案工作沒有太大的利用價值，對醫院的發展不重要，沒有必要加強檔案的建設，不像一線的臨床工作那樣能夠直接產生經濟效益或者社會效益。因此，在很大程度上忽視了檔案管理工作的重要性，更加沒有意識到檔案信息化的必要性。所以，沒有從資金、技術等方面積極投入，造成對醫院管理信息化建設的支持力度不夠，導致醫院檔案的信息化建設還只是停留在資料的簡單錄入、查詢等層面，這就與大眾的需求差距比較大，跟不上時代發展的腳步，也不利于檔案管理信息化的發展。

2.缺乏科學合理的制度與標準

雖然有很多醫院已經認識到檔案管理信息化建設的重要性，并開始了檔案管理信息化建設工作，但由于缺乏科學合理的制度與標準，導致檔案管理工作不夠規范，不夠統一。因為各部門沒有明確的分工，那么檔案資料是由多個部門進行管理的，因此，自己管自己的就會使檔案資料管理上出現各自為政的情況，一旦需要使用這些資料，就要去各個部門收集統一，造成混亂，不利于更深層次的開展管理工作，再者由于傳統的股那里不夠靈活，過于機械，使得檔案資源的開發力度不夠。

3.資金投入不夠

齊全的基礎設施是醫院檔案管理信息化建設的前提條件，而且是必不可少的。為了達到管理信息化的目的，醫院必須投入大量的資金，用以購置計算機、掃描儀、 打印機等設備，并且，科學技術的飛速發展使得電子設備的更新速度加快，也需要資金的支持，對這些設備維護、 維修也需要很多的經費，而實際情況是，很多醫院的資金投入不足，使得所需要的基礎設施配備不齊全，資金問題得不到解 決，就會使檔案信息化建設的進程受到制約。究其原因是醫院比較重視與醫療相關方面的投入，比如購置先進的醫療設備，提高醫護人員的醫療水平，改善醫院的基礎建設等等，就是為了在激烈的競爭取得優勢，忽略了醫院檔案管理信息化建設。

4.檔案管理人員素質不高

檔案管理人員信息技術水平的高低、業務素質的強弱對推動醫院檔案信息化建設起著至關重要的作用。以前，對于檔案管理靠手工操作就可以完成，所以技術含量不是很高，可如今，科學技術越來越先進，對檔案管理人員的要求也越來越高，需要復合型人才。但是在實際工作中，一個比較突出的問題就是從事檔案管理工作的人員專業知識缺乏，自身素質不高，加上沒有進行系統的培訓，對信息化技術的運用能力不強，創新能力較差，使工作的開展一直處于被動的局面，造成檔案的利用效率低，對醫院檔案管理的信息化建設產生了較大的影響。

五、醫院檔案管理信息化建設的策略

1.轉變思想觀念

檔案管理是醫院管理工作中的一部分，它對醫院各項工作的開展有著重要的作用，對醫院健康、持續的發展起著推動作用，所以，醫院工作人員都應從思想上更新觀念，加強理解，重視檔案管理信息化建設，尤其是領導和從事檔案管理的人員，更應充分認識到檔案管理信息化的意義及重要性，這是時代發展的需求，也是醫院發展的必然舉措。只有領導的意識加強了，觀念轉變了，才會從財力和精神兩方面給予積極地足夠地支持，才能使檔案管理信息化進程更加順利，這是實現醫院檔案管理信息化的基礎。

2.健全完善相關標準和規章制度

醫院檔案管理信息化建設需要以相關標準和規章制度為基礎，醫院應該根據本院的實際情況，完善原來不合時宜的政策，制定出適合自己的各項標準和規章制度，還要通過宣傳等形式，不僅使相關部門和人員遵守執行，醫院管理者和其他部門也應該知曉，為檔案管理工作有序、健康的發展提供保障，并且確?，F代化檔案管理工作的有效實施，做到有章可循，有序進行。

3.加大資金投入

醫院要實現檔案管理信息化，每個環節都需要先進的技術設備來支撐，這是實現目標的首要條件，沒有這些先進的設備，工作將無法正常地進行。毋庸置疑，醫院加大資金的投入，增加這一部分的資金比例，完成對設備進行采購，積極創造有利于檔案管理信息化建設的條件。除了購買設備，設備的升級更新這一方面也不能落后。此外，對資金的監督工作要加強，保證資金真正用于檔案管理信息化建設。有了足夠的硬件設備，還要利用這些硬件設備研發建立網絡系統，既使單位內部人員的交流溝通更加便捷，也有利于檔案信息的傳輸、收集、查詢、使用，全面實現信息化的建設，這樣一來，不僅使檔案信息的利用人員更加方便，有效實現了檔案信息的在線利用，還使辦公的效率大大提高。同時，醫院還要通過網絡系統建立與外部系統之間的聯系，讓檔案信息做到為社會服務、為大眾服務的根本宗旨。

4.提高管理人員的素質

作為檔案管理工作的主體，從事這一工作人員的自身素質、知識水平、專業技術能力的高低，會在很大程度上影響著檔案管理信息化的發展。因此，醫院要從人才引進和培訓兩方面入手。一是通過積極引進素質高的檔案管理人員到醫院工作，讓檔案管理的隊伍更加充實。二是對在職的管理人員搞好培訓工作，可以聘請專業的教師，也可以開展遠程培訓，還可以讓管理人員走出去，通過多種形式多種途徑，讓管理人員的業務素質不斷提高，創新意識得到提升，培訓的內容要符合實際，滿足檔案信息化的要求。其次職業道德培訓也應加強，培養他們愛崗敬業、樂于奉獻的精神，提高檔案管理人員的服務水平。

總而言之，檔案作為信息資源極其寶貴，它在各行各業中起著非常重要的作用。隨著信息技術的發展，現在已進入信息化時代，在這種新形勢下，醫院也應該與時俱進，積極推進醫院檔案管理的信息化進程，使醫院的檔案管理工作也得簡單方便，不斷提高醫院檔案管理的水平，為廣大人民群眾提供優質的服務，因此，加強醫院檔案信息化建設具有重大的現實意義，是 對我國傳統的檔案管理模式的一次重要變革。在以后的實際工作中，進一步提高醫院檔案信息化建設水平，促進醫院的持續發展。

參考文獻：

[1]羅麗英.聘用制下醫院人事檔案管理模式創新研究[J].邢臺職業技術學院學報，2012（6）.

[2]方孝梅，明星辰，楊婷 .檔案信息化建設在醫院檔案管理中的價值及地位[J].辦公室業務， 2013 （ 13 ）： 160-161.

[3]王珍. 淺談檔案管理信息化的發展與特征[A]. 檔案事業改革與創新— — —2013 年全國青年檔案工作者研討會論文集[C]. 2013.

[4]楊鑫.關于醫院檔案管理信息化的建設與發展的探討[J].科技創新與應用， 2013（3）.

[5]王澤蓓，楊志濱，劉英霞 . 醫院檔案管理信息化建設中的思考[ J ] . 內蒙古科技與經濟， 2015 （ 13 ）： 80 ， 82.