關于對社會保險業務檔案工作的思考

李剛

[摘 要]社會保險業務檔案是人力資源和社會保障工作實現“記錄一生、保障一生、服務一生”的基礎性工作，是民生檔案的重要組成部分。隨著社會保險制度的不斷健全，社會保險的覆蓋面日益擴大，社會保險檔案在社會經濟活動和百姓生活中已成為不可或缺的組成部分。本文對社會保險業務檔案管理，提出了建議性的對策和建議。

[關鍵詞]人力資源和社會保障；信息；規范化；業務培訓

人力資源和社會保障工作涉及到群眾的切身利益，工作范圍涵蓋了一個人從出生到死亡的整個生命歷程，社會保險業務檔案是實現“記錄一生、保障一生、服務一生”的基礎性工作，是民生檔案的重要組成部分。隨著社會保險制度的不斷健全，社會保險的覆蓋面日益擴大，參保人數不斷增加，社會保險檔案在社會經濟活動和百姓生活中已成為不可或缺的組成部分。

一、社會保險業務檔案的重要性

（一）社保業務檔案管理關系到廣大參保職工的切身利益。社保業務檔案管理是系統性的工作，涉及范圍廣，不僅涉及人力資源和社會保障、民政、社會保險等諸多部門，還關系到廣大參保職工的切身利益，在參保職工個人基數申報、靈活就業、個人賬戶、養老關系轉移等基礎信息填寫、錄入時難免有疏忽和遺漏之處，在辦理退休手續，計算待遇水平時業務數據庫電子檔案就無法核實或計算錯誤，這就需要保存完整的個人記載資料，即紙質業務檔案的印證和核實，才能確保參保職工的合法權益不受損害。

（二）社保業務檔案的管理工作是社會保險內控制度的重要組成部分。加強社保業務檔案管理，保障業務資料的安全完整，不僅為事后審計監督提供依據，更是提高社會保險內部控制水平，減少差錯的重要手段。檔案資料的收集、整理也是對業務工作進行有序的梳理和有效的歸納。對已完成的業務工作進行回顧整理、總結，從中找出經驗教訓，將對正在進行或進一步開展的工作提供良好的借鑒和推動。因此，檔案資料的收集、整理、歸檔與利用是我們做好社會保險工作的前提條件。

二、社保業務檔案規范化管理的現狀

（一）社保業務檔案規范化重視程度不夠。隨著社會保險的全覆蓋，參保人數不斷增長，社保業務檔案數量激增，檔案資料的收集、整理業務工作由于軟、硬件投入不足，人員配備不到位以及缺乏相關的檔案管理流程，造成了社保業務檔案該歸檔的沒有及時歸檔，甚至長期堆放在辦公桌上，與財務檔案、人事檔案混放等現象。部分檔案業務管理人員也存在概念不清，認識不高的問題，認為當前的工作都忙不過來，哪有時間去整理檔案資料，檔案意識淡漠，沒有形成規范化的管理制度。

（二）社保業務檔案規范化管理缺乏科學性。部分社保經辦機構實現了業務檔案的電子化管理，但業務檔案入庫工作僅僅停留在存檔入庫和排列上架的形式上，檔案管理人員只相當于倉庫保管員；部分社會保險機構仍延用過去手工操作的陳舊管理模式，效率低下，查找資料費時費力，搞數據統計更為艱難，直接影響了工作的進展，因而未能發揮出應有的效能。

（三）社保檔案人員缺乏相關業務培訓，業務水平有待提高。社保經辦機構工作重心主要放在社保基金的收集、支付和管理上，對業務檔案規范化管理重視程度不夠，檔案管理人員的業務培訓較少，檔案管理人員多為兼職人員，不僅不能專注于檔案管理，人員也不穩定，造成業務水平偏低，影響了檔案規范化管理工作，工作質量無法保證。

三、加強社會保險業務檔案規范化管理的建議

（一）強化組織保證，促進領導實施。社保經辦機構要建立健全檔案工作領導小組，強化隊伍建設，配備專職檔案管理人員，全面梳理完善各項檔案管理制度、規程及工作制度，優化業務檔案管理流程，提高經辦機構檔案管理人員業務素質和操作技能，運用信息技術從源頭抓檔案管理，保證業務檔案材料應歸盡歸，整理立卷規范有序，提高檔案管理規范化程度，以滿足數字化工作對檔案管理的要求。

（二）規范社保業務檔案，健全管理制度。隨著人社部、國家檔案局聯合頒布的《社會保險業務檔案管理規定（試行）》頒布后，社保業務檔案的規范化管理有法可依，規范化管理不僅要規范收集、歸檔、整理、保管社保業務檔案，反過來還要充分發揮社保檔案對社保業務經辦的促進和監督作用。通過社保檔案工作與社保業務兩者之間的關系，深入挖掘系統內外業務檔案的應用領域，用標準、流程和制度克服檔案管理和社保業務經辦工作中的隨意性，從而使社保業務檔案及業務經辦同時得到持續扎實的推進，促進業務檔案規范化管理實現“制度從無到有、機制從無序到規范、管理從粗放到精細”的重大轉變。

（三）注重培訓，促進檔案隊伍建設專業化。社保檔案規范化管理工作是一項政策性、業務性很強的工作，檔案管理人員必須掌握相關的法律法規和業務知識，具備計算機實際操作能力。社保經辦機構要會同檔案行政管理部門，組織負責人和檔案管理人員、信息管理人員進行業務培訓，并將培訓范圍擴大到一般工作人員，鎮、街勞動保障所和居委會，強化管理統籌協調，加強社保業務檔案標準化建設的規劃、決策和執行力度，不斷提高社保檔案管理隊伍的業務技能。