影響檔案利用的因素及對策

孫麗

1 影響檔案利用的因素

1.1 檔案門類少，結(jié)構(gòu)單一。各級國家綜合檔案館里的檔案主要來源于接收機(jī)關(guān)工作中形成的檔案和撤銷機(jī)關(guān)的檔案。在這些檔案中，黨政機(jī)關(guān)的文書檔案占絕對優(yōu)勢；館藏門類單一，缺少反映經(jīng)濟(jì)建設(shè)、科學(xué)研究等方面的科技檔案及企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理方面的檔案；內(nèi)容結(jié)構(gòu)單一，反映工農(nóng)業(yè)生產(chǎn)、基本建設(shè)、科學(xué)研究、地方經(jīng)濟(jì)狀況，特別是當(dāng)前經(jīng)濟(jì)熱點(diǎn)的檔案很少；載體結(jié)構(gòu)單一，非紙質(zhì)檔案所占館藏總量的比例微乎其微；空間結(jié)構(gòu)單一，上級單位的檔案比較齊全，反映地方特色的檔案極少。

1.2 檔案管理人員觀念陳舊，重管輕用，缺乏高水平的編研成果和主動服務(wù)意識。重保管輕利用的思想仍困擾著檔案工作，檔案工作難以擺脫保管好、整理好、不丟失、看攤守業(yè)的狀態(tài)，缺乏競爭意識和參與意識，對社會對利用者了解少，從而使檔案工作失去了主動性。在檔案利用方式上，被動服務(wù)仍占據(jù)主導(dǎo)地位，坐等利用者上門，既缺乏參與主動服務(wù)的意識，又缺乏參與競爭的意識，使檔案工作失去了活力。

1.3 檔案意識薄弱，宣傳工作滯后。長期以來，檔案部門還隱藏在神秘的“面紗”中，加上檔案開放工作做的不及時，社會檔案意識未能得到根本轉(zhuǎn)變，影響了檔案的利用。

2 克服檔案利用不利因素的對策

2.1 加強(qiáng)接收征集工作，優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)。必須樹立優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)的指導(dǎo)思想，形成一個數(shù)量充足、質(zhì)量優(yōu)化、門類齊全、結(jié)構(gòu)合理的館藏體系。不僅有黨政機(jī)關(guān)的檔案，還要有科技檔案、專門檔案；不僅收集一般檔案，還要收集特色檔案；不僅有宏觀檔案，還要有微觀檔案。要增大館藏檔案的時間跨度，彌補(bǔ)館藏歷史檔案資料的不足。整合檔案資源，改變館藏檔案中文書檔案一統(tǒng)天下的局面。

2.2 拓寬檢索渠道，完善檢索體系。開發(fā)利用新的檢索工具，完善檔案檢索體系，提高利用率。當(dāng)前應(yīng)以編制查找性檢索工具為主，以滿足高效的利用。同時，亦應(yīng)力求編制基本的指導(dǎo)性檢索工具，以拓寬開發(fā)檔案信息資源的渠道。開發(fā)檔案信息資源，建立健全計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)，充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)先進(jìn)的存儲、檢索功能，提高查準(zhǔn)、查全率。

2.3 強(qiáng)化自身建設(shè)，轉(zhuǎn)變服務(wù)觀念，改變服務(wù)模式，樹立全面、全新的服務(wù)觀念。

2.3.1 主動服務(wù)觀念。檔案工作人員要變被動服務(wù)為主動服務(wù)，認(rèn)真做好利用者的參謀，提高服務(wù)質(zhì)量，為利用者創(chuàng)造一個良好的借閱環(huán)境；做好檔案的編制與報道工作，及時報道館藏；應(yīng)根據(jù)當(dāng)前的中心任務(wù)和工作重點(diǎn)，編制多種解釋檔案內(nèi)容的參考文獻(xiàn)。

2.3.2 開放的觀念。改革開放給檔案工作的改革發(fā)展提供了良好的環(huán)境，檔案工作必須逐步由傳統(tǒng)的封閉型轉(zhuǎn)向開放型、服務(wù)型，用改革開放和市場經(jīng)濟(jì)的思維方式和行為方式指導(dǎo)檔案工作，面向社會，了解并參與社會活動。同時要增強(qiáng)應(yīng)變能力，有效地開發(fā)檔案信息，向社會提供及時有效的服務(wù)。

2.3.3 市場觀念。社會主義市場經(jīng)濟(jì)體制在思想、觀念上給檔案館帶來了很大沖擊，檔案館必須改變以往按部就班、墨守成規(guī)、等客上門的被動局面，積極參與到市場經(jīng)濟(jì)的大潮中去，在參與中做好服務(wù)，在參與中謀求發(fā)展。檔案工作人員要走出檔案館，深入社會，了解社會動態(tài)，了解各行各業(yè)的需求，及時準(zhǔn)確的提供檔案信息服務(wù)。檔案人員要增強(qiáng)憂患意識，積極參與到社會競爭中去，在競爭中開拓進(jìn)取、強(qiáng)化自身、求得發(fā)展，由此產(chǎn)生開發(fā)檔案資源的強(qiáng)大動力。

2.4 加大宣傳力度，增強(qiáng)檔案意識。檔案宣傳工作要立足檔案工作實(shí)際，面向社會。要提高宣傳質(zhì)量，緊緊服從大局、服務(wù)全局，把握好正確導(dǎo)向，堅(jiān)持實(shí)事求是、正面宣傳為主的原則，要自覺同黨的方針、路線、政策保持一致。檔案宣傳要辦出特色，要突出檔案的歷史作用、憑證作用，營造出良好的文化氛圍。

2.5 樹立超前意識，做好檔案利用動向預(yù)測。要改變檔案利用服務(wù)的被動局面，主動為利用者提供超前服務(wù)，關(guān)鍵在于做到“先知先覺”，掌握各方面利用者的檔案需求，預(yù)測利用動向，提前準(zhǔn)備，及時服務(wù)。