辦公室行政管理精細化的思路與對策

柳林

摘 要：在不同的生產階段，企業管理的內容可能會有不同，行政管理部門作為企業管理中的重要組成部分，具體工作在企業的不同時期及環境的影響下，也有不同的內容。在市場經濟下快速發展的今天，各個企業對管理的水平要求也越來越高，如此才能提升企業在市場中的競爭力，為企業創造更大的價值。伴隨企事業單位規模不斷壯大，辦公室作為企事業單位的一個內引外聯的部門，其發揮的作用也就越來越大。然而，辦公室的日常事務又是非常瑣碎的，這就必然要求對辦公室的行政管理工作進行細化。只有這樣才能實現辦公室職能與業務的無縫對接，大幅度提高辦公室的工作效率，圓滿完成領導交辦的各項任務。

關鍵詞：辦公室；行政管理；精細化；思路與對策

辦公室精細化是辦公室工作新的發展方向，也是辦公室行政管理的必然趨勢。辦公室行政管理的精細化可以最大限度的避免原來辦公室管理中普遍存在的“有崗無責”、“有崗無人”、“有人無管”等不良狀態，可以實現辦公室工作崗位、職責與人員三者的完美匹配，節約辦公室管理工作的成本，提高辦公室人員的工作水平和管理效率。筆者結合目前從事高職院校辦公室管理工作的實踐，在此就辦公室行政管理精細化建設提出以下幾點建議和對策。

1 細化崗位設置，明確崗位職責

辦公室的日常管理工作應當是最具時效性和針對性的，然而由于長期以來辦公室崗位設置的隨機性和任意性，造成辦公室崗位職責設置在橫向和縱向上出現重疊和銜接空隙的現象，這種現象的存在必然造成一些辦公室事務的處理上同時可以由兩個以上的崗位進行處理，在一定程度上造成人力成本的上升。更為嚴重的是，在這些事情辦理過程中，一旦出現負面影響，很難追究某個崗位的責任，上述情況的出現在一定程度上影響著辦公室工作人員工作的積極性和主動性，使得原本可以順利完成的工作任務卻不易完成，大大影響了辦公室工作效率。除了橫向業務上的重疊意外，還有就是縱向上職能分工不清。辦公室日常的行政管理工作一方面做好橫向諸多事務外，還有很重要的一部分工作就是做好領導交辦的臨時事務，為領導做好各項服務工作。由于辦公室工作繁瑣復雜，很多領導在安排工作任務的時候也常常是臨時點將，難免會造成辦公室工作出現或小或大的混亂，顯得沒有了章法。因此，辦公室在設置崗位職責時就應當充分全面的考慮到辦公室工作橫縱向上的需求，根據不同崗位的工作性質，設置并細化崗位職責，同時指定專人搞好辦公室為領導服務的工作，實現辦公室工作由復雜到簡單，由混亂到有序的改觀，進而提高辦公室工作的針對性、時效性，提升辦公室工作的水平，提升辦公室工作的效率。

企業行政管理工作的主要目的就是為了確保企業能夠順利地進行生產，行政管理是企業的中樞神經系統，企業管理者應該重視行政管理工作，在新的時期里，加強企業行政管理的創新，提高行政管理水平，才能夠有效促進企業不斷完善管理制度，根據自身的特點，實現可持續發展。

2 提升人員素質，樹立服務理念

對于新時期的企業來說，想要得到更好的生存發展就必須要將行政管理的真正效用發揮出來。

辦公室行政管理工作從表面上來看，似乎是非常零散、瑣碎的并且不需要太多的專業技術和技能。然而現實情況并非如此，當辦公室行政管理工作真正實現精細化之后，辦公室行政管理工作所設置的每個崗位都有自己所針對的特定的對象，而根據特定對象的不同使得辦公室從事特定崗位工作的辦公室人員要具有特定的專業技術和技能。然而，在特定范圍內，辦公室工作人員仍然存在專業技術不突出、不具有專業指向性等特點。這就需要定期或不定期地對辦公室工作人員展開有計劃、有步驟的專業技術培訓，提升辦公室工作人員的素質，以滿足辦公室行政管理工作細化所需要的各項技能。另一方面，辦公室作為各單位承上啟下的重要部門，其行政管理工作從本質上說就是一種服務性工作。辦公室行政管理工作細化后，肯定會在一定程度上提升辦公室工作人員的工作熱情。但是，要真正提高辦公室工作人員的服務熱情，使其真正樹立服務理念還需要建立一套行之有效的激勵機制和晉升機制，是辦公室工作人員在搞好各項服務工作的同時，也能使自身的個人和社會價值得以實現，能夠充分體會到自我存在的價值，充分激發辦公室工作人員的服務熱情。

3 強化制度建設，內化精細化意識

企業行政管理是企業發展運行的中樞神經，在企業發展中的意義重大。企業行政管理涉及到企業運行的整個過程，是行政管理者和企業員工相互聯系和溝通的橋梁。隨著當前市場經濟的發展和企業競爭的激烈，企業行政管理面臨著一些新的問題和挑戰，主要表現在管理體制不完善，行政管理效率低下等問題。

辦公室行政精細化管理，是指在辦公室行政事務管理模式化的基礎之上，將這種模式化管理進一步細化的過程。在辦公室行政管理精細化過程中，要將細化后的管理思想、細化理念等有效地落實到辦公室行政管理工作的各個環節當中。而這個貫徹落實精細化管理思想、理念的過程不可能是一蹴而就的，而應該是一個長期的過程。這就需要從辦公室行政管理工作細化角度出發，不斷建立和完善辦公室行政管理工作細化的各項規章制度，充分發揮制度的剛性和約束性，使得辦公室行政管理工作細化的理念深深的植根于辦公室工作人員的心里和具體的每一項工作當中，在辦公室工作人員從事辦公室行政事務的過程中將精細化意識得以不斷強化，并將其內化到日常的工作當中。辦公室行政管理精細化如果離開了精細化管理制度建設、離開了管理精細化意識的內化，辦公室行政管理精細化必將顯現出執行的表層化，難以得到長久、徹底的貫徹和執行，必將影響到辦公室行政管理精細化水平和精細化深度。

4 結論與思考

辦公室工作的面比較廣，內容比較繁雜，并且每項工作任務的責任又比較重大。辦公室工作的質量的高低不僅關系到本部門聲譽好壞，還關系到整個單位整體形象的好壞。辦公室工作質量不高，會經常出現這樣或那樣的問題，甚至會影響到單位的正常運轉。辦公室行政管理工作的精細化作為提高辦公室工作效率的關鍵一環，直接制約著辦公室行政管理工作質量的提高。因此，資源型企業面臨著越來越嚴重的資源緊缺問題，加上企業的規模加大，傳統的行政管理方式越來越不適應企業發展的需要，所以企業在傳統的行政管理方式上進行積極的探索，為未來的發展奠定堅實的基礎。應該高度重視辦公室行政管理精細化，通過細化崗位設置明確崗位職責、提升人員素質樹立服務理念、強化制度建設內化精細化意識等方法，切實提高辦公室行政管理精細化程度和水平。

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