檔案管理工作信息化的探討與應用

劉立君

摘 要：對檔案實施信息化管理是適應社會信息化發展的必然要求，是全面提升檔案工作為社會服務能力的必然選擇。信息化管理將使現行文件及檔案得到規范、系統的、詳細的記錄管理。論文分析了信息技術的特點，進而詳細介紹了信息技術在檔案管理中的應用方式。

關鍵詞：檔案管理工作；信息化；特點；應用

隨著科學技術的不斷進步，信息技術正逐步滲透到各行各業。檔案工作實施信息化管理是適應社會信息化發展的必然要求，也是全面提升檔案工作為社會服務能力的必然選擇。檔案管理信息化，可以實現檔案的動態查詢、高度集成、資源共享和快速處理。所以加強信息技術在檔案管理中的應用，具有重要意義。

1 信息化概述

信息化是現代信息技術應用的過程。現代信息技術（Information Technology，簡稱IT），是主要用于管理和處理信息所采用的各種技術的總稱，是應用計算機科學和通信技術來設計、開發、安裝和實施信息系統及應用軟件。IT系統由信息終端和數據中心兩部分構成，前臺信息終端提供了簡便、易用的人機界面，后臺數據中心則負責對前臺信息終端提交的信息進行相應的處理，并將處理結果返回至前臺信息終端顯示出來。

2 檔案管理信息化的特點

1、管理快捷

電子檔案形成后，管理人員可隨時對數據信息進行整理、更改。通過編制檔案管理軟件，可以通過模糊查詢、組合查詢、分類查詢等手段在檔案庫中檢索出需要的檔案信息，并對檔案調閱、歸還等情況進行登記與統計。相對于傳統的人工管理，避免了翻閱大量的紙質檔案，縮短了查閱時間，顯著提高了工作效率。

2、利用效率提高

電子文檔都具有各自的屬性，根據屬性信息可設置數據庫內不同的檔案的開放權限，需要使用檔案的用戶只需借助計算機網絡就能進行相關的查詢。檔案資料的紙質文本借閱轉變為網上瀏覽模式，不受時間和距離的限制，實現了資源共享，極大地提高了檔案資源的利用率，減少了人力、物力和時間的浪費。

3 現代技術在檔案管理信息化過程中的應用

1、檔案信息化基本環節

采集整理。信息的采集整理是檔案信息化的基礎。信息技術對檔案的管理離不開檔案資料的收集與整理。

歸納分類。對采集來的信息資料進行歸納分類是檔案信息化的關鍵。只有做好這項工作，才能將收集到的資料分門別類錄入到計算機管理系統中。

查詢應用。方便快捷的查詢提取，讓檔案信息物盡其用是檔案管理實現信息化的最終目的。

2、多媒體技術應用

多媒體技術就是利用計算機綜合處理圖、文、聲、像信息的技術，提供了人性化、交互式服務，利于對檔案信息資源的開發利用。

實現全文檢索，提高了查詢準確率。傳統的數據檢索是基于關鍵詞的檢索方式，紙質檔案數字化轉換后，采用文本形式存貯并建立檔案全文信息數據庫，查找方便、準確、全面。

利于對音像檔案信息的檢索。過去查找音像檔案資料需借助輔助設備，截取信息十分煩瑣。多媒體技術的應用，使用戶在計算機上可以聽、看音頻、視頻資料，進行基于內容的媒體信息檢索，解決了長期困擾音像檔案管理的難題。

利于對檔案信息的編研和出版發行。利用多媒體技術進行一個專題的編研，短時間內就可以完成圖文并茂的檔案資料整理，而且可利用網絡、光盤、移動硬盤、U盤等工具快速發行，工作效率顯著提高。

提高了檔案利用率。公眾對檔案信息的認知和需求與日俱增，多媒體技術實現了檔案信息資源共享，用戶不再受時間和空間限制就能很便捷地查詢，極大地提高了檔案的利用率。

3、信息存貯技術應用

現代信息存儲技術包括磁儲存技術、縮微技術與光盤技術，不僅使信息存儲高密度化，而且使信息存儲與快速檢索結合起來，已成為檔案信息化管理的基礎。

磁存儲具有頻帶寬廣，信息能長久保持在磁帶中等優點。磁存儲技術為建立檔案管理系統或中小文獻信息機構建立較大的數據庫提供了物質基礎，為建立分布式微機信息網絡創造了條件。

縮微存儲是采用縮微攝影機將檔案文件資料縮小拍攝在膠片上予以保存。縮微存儲具有信息存儲量大、存儲密度高，體積小、重量輕，價格便宜成本低，保存期長，忠實于原件不易出差錯等優點。利用縮微技術儲存信息，可以將非統一規格的原始文件規范化、標準化，便于計算機檢索。

光盤是用激光束在光記錄介質上寫入與讀出信息的高密度數據存儲載體。光盤存儲的主要特點一是記錄密度高、容量大；二是應用范圍廣，光盤將聲、圖、文、像融為一體，是全新的多媒體交互式信息載體；三是存取速度快。在檔案管理工作中，可以利用光盤技術建立多功能、多形式的數據庫，并有利于促進聯機檢索的發展，可以建立分布式的原文提供系統，節省通信費用，具有較好的經濟效益。

4、條碼技術應用

條形碼技術是實現計算機管理和電子數據交換不可少的前端采集技術，用激光數據采集器輕輕掃一下案卷的條碼，數據就會自動被計算機識讀和記錄，再由計算機進行數據管理。它解決了檔案管理中常遇到的保管期限之間、年代之間、檔號順序之間可能出現的擺放錯誤、缺檔等各種問題，提高了檔案室借閱和查庫的質量和速度，減輕了勞動強度。

5、漢字識別技術應用

漢字識別技術（簡稱OCR）實現了文字的自動輸入，是一種省力、快捷、高效的文字輸入方法，一方面提供了一種新的檔案目錄數據的錄入方式；另一方面把紙質檔案上的固定信息變成可以被檢索利用的活信息，為文本數據管理技術提供豐富的數據源 。

在檔案管理中OCR技術首先是用戶查詢到所需要的紙質檔案對相關內容進行掃描、識別，予以打印或直接提供文本拷貝。減少信息利用過程中的重復工作的同時方便用戶，減輕檔案人員負擔，節省了建庫所需的經費開支；其次，輸入檔案目錄；最后，掃描、保存圖像并提供利用，只針對指定的圖像內容進行漢字識別。既可以提供原件，又提高了信息利用效率，并且不需要管理人員維護漢字識別后生成的文本數據。四是建立文本數據庫。為全文檢索提供數據的同時，節省存儲空間和成本。

隨著漢字識別技術水平的提高，可能還會產生新的應用方式，但無論使用哪一種方式，都必須綜合考慮檔案狀況、人員配備、經費能力、辦公自動化水平、檔案現代化建設發展規劃等多方面的因素，符合本單位檔案管理工作的實際，切實提高檔案信息資源開發利用能力。

參考文獻

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