基于小學檔案管理的信息系統設計理論與實踐研究

唐曉雪

摘 要：本文依據小學檔案管理信息化建設的實踐工作經驗，結合最新的管理信息系統建設理論，針對目前小學信息管理系統構建較為滯后，造成了一定的教育資源的浪費。需要建立一個三級交換的教育資源信息管理系統。進一步促進完善的小學教育資料庫和基礎數據庫的構建，為相關的理論與實踐工作者提供基礎性參考。

關鍵詞：小學；檔案管理；信息化；管理系統

1 引言

雖然信息技術的不斷發展，但現階段小學的信息化程度有待進一步提高，在小學信息化建設的復雜系統中，沒有有效的信息交流與共享，而多層次的信息交流與管理系統還沒有形成。集團用戶沒有社會效益和經濟效益，造成教育資源的浪費。因此，迫切需要建立一個可以實現三個層次的交流的系統管理平臺。從而建立了小學教育和設備數據庫的基本數據庫，為各級教育管理部門提供決策支持。

2 小學電子化檔案信息化管理系統需求分析

（一）總體需求分析

在學生管理和學生卡管理方面沒有形成統一的標準，沒有社會和經濟效益的集團用戶，造成教育資源的浪費。因此，迫切需要建立一個能夠實現三級交換機的管理系統。建立和完善基礎數據庫和數據庫基礎教育，為各級教育管理部門提供決策支持。目前只介紹了文件提交的應用軟件、統計和其他密鑰管理服務不涉及，大部分的檔案管理手冊的操作；單位依靠人工報表的形式信息傳輸，審查后應進行審查、匯總等工作，造成許多重復和不必要的錯誤，數據處理過程模仿手工方式，只能算是半自動化。有的數據采集周期長，難以提供及時、快速的文件管理信息，直接影響到整個系統的整體效率。決策信息不能完全和快速獲得。建立以人工操作為主體，不能適應信息管理系統的需求。

目前，各種系統都缺乏可擴展性和適應性。一旦系統改革，現有的文件資源管理軟件將需要重新設計。缺乏開放標準的支持。將導致資源重用、軟件維護等方面的可持續性的困難。該系統在功能升級的過程中，經常有第三方插件，并有一個系統的數據的異質性。

（二）小學電子檔案管理系統的需求分析

該系統的總體目標是建立一個易于擴展和共享各子系統的數據的綜合信息應用平臺，以滿足公司目前和可預見的未來管理和決策的需要。具有以下幾個方面的功能：建立一個完善的數據庫，快速、高效地處理系統中的數據，提高信息處理的速度，為系統的各類用戶提供準確的信息。集成數據集成平臺的開發，實現了不同系統之間的信息交換，系統數據庫為企業有用的數據提取集成。建立一個全面的信息應用系統，滿足不同用戶的需求，提供豐富的數據和數據分析工具，以滿足教育部門管理和處理的要求。

實用性是系統的首要考慮因素，系統必須滿足教育部門的管理模式和運行機制，實現公司現有的辦公模式。在軟件設計中，方便用戶作為一個標準的、統一的編碼規則、統一的接口樣式。在系統的安全性設計和運行中充分考慮了系統的安全性，系統需要保證相關子系統的安全性和穩定性的操作，并且沒有對數據安全的威脅。可擴展性，考慮到公司的業務發展后，可能對系統的未來提出了新的需求，系統應該可以在不改變現有系統架構的過程中，順利地接受這種擴展，無縫地集成到現有的系統中去。互動方面，系統可以將原有的一些應用系統的開發整合到新的系統中，利用現有資源的交互，防止浪費資源。維護與管理：提供系統維護和數據維護，管理措施。保密保密，系統處理事務涉及到保密的重要信息，信息不僅要滿足各部門之間的共享，而且提高系統的保密性，保證系統不未經部門人員的許可和秘密。

3 小學電子化檔案管理系統設計

（一）外部功能設計

根據新課程的要求，小學電子檔案管理系統是一個具有多個獨立的外部功能，包含各種數據結構，數據量龐大而復雜的處理系統，主要建立在數據文件、數據文件的數據傳輸和輸入和輸出報表之間，在數據轉換之間，對于這樣的軟件系統，不在單一的設計方法、技術的表達和編程，需要根據具體的環境、數據處理，在不同階段的設計和設計過程中不同的設計方法和形式，系統的設計實現準確、清晰、易于理解和實現。在小學電子檔案管理系統的設計過程中，應始終貫徹“自上而下”和“自下而上”的模塊化設計思想。所謂的“自上而下”的設計方法是一步一步分解整個系統，直到最后出的各個組件是相互獨立的，可以很容易實現的，到目前為止，“從底部到設計方法是一個組合過程，設計的底部和頂部單元。“自上而下”和“自下而上”的設計方法，可以使整個系統具有很高的適應性和可擴展性，易于實現。

（二）功能模塊設計

學校信息管理是小學電子檔案管理系統的基礎性工作。學校管理，包括基本信息管理、學籍管理、學校管理、學校信息查詢、學校統計報表等。其中，學校信息管理的主要內容包括學校的增加、信息的修改和人事信息注冊的報告。區縣教育部門負責維護學校信息的權限內的代碼由統一代碼系統的主管單位的定義，以確保單位代碼和單位名稱一一對應。在學校管理設計中，除了考慮學校管理功能的界面設計，它是學校管理的業務邏輯和數據訪問邏輯的設計。學校管理的主要業務邏輯是創建、查詢和刪除學校的信息數據，這是對應于數據訪問邏輯。

學校的管理界面的設計，主要是通過ASP.NET處理一系列的形式來完成。以窗體和輸入框的形式完成與用戶的數據交互。添加功能是指在系統中的新學校，并記錄了學校的相應信息。在界面上，需要接受這個新對象的網絡管理員輸入參數，然后結合這些參數引入模型，通過數據訪問模塊，為服務器的SQL數據庫。

小學信息查詢功能是指通過軟件界面的用戶查詢指定的對象。數據流的方向與增加函數的方向是相反的。首先，用戶界面要指定一個查詢對象，用戶界面響應輸入，調用數據訪問模塊，將查詢模型的對象從數據庫中提取出來，通過Web界面顯示。刪除功能是指用戶在網絡中刪除某個對象，而增加的則是操作的相對性。在系統的設計中，我們采取識別刪除標志來響應刪除命令，采用這種方法的原因是因為大量數據的統計數據與學校相關的信息，雖然學校基本信息已刪除，但這些統計數據仍然存在，所以我們只是一個學校被標記為刪除，而不是從根本上刪除了數據庫中的數據。

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