事業單位檔案管理現代化分析

張靜

摘 要：伴隨第三次工業革命的開展以來，信息化在我國快速崛起，如今已經打入到生活的各個方面，特別是事業單位的檔案管理這一塊，體現的尤為明顯。將現代化技術應用于檔案管理的工作中是時代發展的趨勢，這里所提到的現代化技術其實主要指的就是將計算機同網絡技術充分、合理的利用于檔案管理工作中，對于事業單位各項活動的開展均具有十分重要的意義。就目前來看，事業單位的檔案管理工作實現現代化和無紙化是與時俱進的重要手段，也是其改革的重點方向與創新方法。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；現代化

一直以來事業單位都有一個共同的難點，即工作效率的問題，對于一個企業而言，工作效率高、精確率高是其相同的目的，也是事業單位運行過程中追求的至關重要的目標，因此新時期的來臨，現代化技術的發展為事業單位難題的解決提供無限可能。因此，檔案管理工作需要與時俱進，時時創新的思想是每個事業單位均要具備的思維意識。本文作者將從事業單位檔案管理存在的主要問題入手，針對存在的問題給出實質性建議以此來實現事業單位更好、更快發展的總目的。

1 當前事業單位檔案管理存在的主要問題

（1）檔案管理的制度不完善

就目前而言，有相當一部分事業單位的檔案管理工作都存在著以下幾點問題：案卷標題同序號不一致；組卷的統一性差；歸檔的檔案袋中沒有具體的目錄等，這些問題的發生絕大多數都是可以避免的，換句話說也就是檔案管理工作者沒有做好份內工作，這也從側面說明了事業單位檔案管理制度的不健全。一個企業要想工作有條不紊的進行，首先需要依靠的不是員工個人而是管理條例的健全，只有管理條例的到位才能有條可依的要求員工積極做好本職工作，特別是對于檔案資料的收集和保密這一塊，需要格外注意，不可影響日后檔案信息的運用。當然一些事業單位也注意到這些問題的存在，并積極的建立起新型檔案管理工作規章制度，然由于某些客觀因素等的影響，真正的執行力似乎還是達不到預想效果，最終導致那些制度只存在于形式。不健全的檔案管理制度使檔案管理工作存在的實際價值大大降低，甚至處于名存實亡的狀態之中。

（2）檔案信息的檢索利用率低

對于檔案資料的使用而言，檔案信息的檢索效率顯得異常重要，通常情況下，檔案信息的檢索工作主要是由手工檢索與計算機檢索配合來共同完成的，當然也存在一些事業單位具有高度自動化檔案信息檢索設施，自然這樣的檢索設施相對于之前提到的配合型檔案信息檢索方式，在效率上要高得多。因此，對于快速發展的新時期而言，檔案管理工作還是需要借助計算機技術來進行信息檢索，也有少數一些事業單位為了提升檔案信息檢索的速度，而花費大量的金錢去添置人力與物力，采用多種檢索設備，認為信息檢索的設備越多，檔案的信息檢索效率便越高，然檔案信息檢索的實質性優點是在于精細而不可理解為繁瑣，事實上，傳統的檔案信息檢索最大的問題就在于繁瑣，且檢索設備的落后也是制約檔案信息檢索利用率的一個重要因素。

（3）檔案管理領導者管理意識的缺失

對于一個企業來說，檔案的管理工作不僅僅是總結與反思企業的歷史，為了現階段事業單位的運行，更深一層次的作用是需要為企業的未來作鋪墊，促進事業單位的再運行是檔案管理工作的最終目標，怎樣將經濟效益發揮到最大并擁有良好的企業形象也是檔案管理工作者需要思考的問題，就目前來看，依然有許多檔案管理者沒有認識到自己工作的重要性，檔案信息利用的重要意義。這是事業單位領導者的失職所致，當然檔案管理工作者自己本身也該樹立好工作態度與工作原則。現下有許多歷史資料處于無從查找證實的狀態中，事業單位的發展也缺乏專門的歷史記錄。

2 針對現代化模式下檔案管理工作提出的幾點改進措施

對于事業單位而言，不論什么樣的工作都不可停下創新的步伐，檔案管理工作同樣也不例外，管理技術的持續性更新是緊跟潮流的方式，也是對外宣傳的看點。在擁有先進管理思維意識的帶領下，配合全體員工的不懈努力，向著事業單位的輝煌前進。下文，作者將帶著上述存在的問題提出一些改進策略。

（1）將檔案管理工作推向無紙化方向

由于新時代是計算機與網絡技術的天下，信息化是時代發展的代名詞，那么在如今新形勢的推動下，檔案管理信息儲存也需要以無紙化的方式。無紙化的信息保存方式相較于傳統檔案信息管理方法適用于更多領域。由于傳統的檔案資料管理所使用的材質一般都是紙質的，而紙質品對于儲存條件的要求比較嚴格，特別是對其中溫度與濕度的掌控，那么推動檔案信息管理儲存方式的改進便可以沿著無紙化管理方式的方向創新。加大計算機的使用率，健全檔案管理工作計算機的基礎設施配置，以推進檔案管理無紙化改革的成功實施。

（2）加大檔案管理數字化技術的應用

計算機的更新換代是十分迅速的，近期打包與壓縮的技術也越來越成熟，那么將這樣的壓縮、打包技術引入到事業單位的檔案管理工作之中，所起到的效果不僅僅是在于提升技術水準，更能夠節省大量的網絡虛擬空間。通過數字化技術的應用，實現了將傳統的檔案信息轉換為電子文檔存儲在計算機之中，而結合壓縮技術又可以減少所占內存，這一舉措極大的降低了檔案管理信息工作的儲存成本，與此同時，也提高了檔案信息管理的精確度。利用了數字化的檔案信息管理很好的解決了傳統模式之中其占用空間大的難題，也間接使得檔案信息可以進行數字化檢索工作，提高檔案信息的調用率。

（3）推動事業單位檔案管理工作的市場化比重

事業單位從本質上講是一種集公益性與服務性為一體的企業形式，然在市場化經濟發展的今天，順從市場發展的特點，更有利于事業單位展開各項工作活動。對于社會來說事業單位的檔案管理工作都是一份不可多得的財富。事業單位的管理者需要在該企業的發展過程當中提高市場化運行環節，在加大對檔案管理工作重視度的同時，也需要充分發揮檔案信息管理的實際價值，實現節約成本與提高效率并行的目標。現在社會有許多的檔案信息是需要進行公開處理，那么對于這一方面的宣傳是十分有必要的，宣傳的途徑就可以依靠社會當中的媒體來完成，只有讓更多的人了解發展的過程，見證其成長歷程，對于事業單位的發展來說是十分有利的。

（4）積極培養檔案信息管理的高素質人才

進行現代化改革檔案管理工作，是需要有人力資源的鼎力相助。高素質人才是維持企業再運行至關重要的保證，因此事業單位管理者需要積極培養擁有現代化技術的高素質人才，才能夠實現現代化技術同檔案管理工作的結合。事業單位在進行檔案管理工作者的面試時，要加大對工作實踐經驗的要求，嚴格控制其進入資格，而對于企業的在職員工，則需要進行定期考核與培訓，并建立起企業的獎罰制度，使職工掌握工作意義且在獎罰制度的促進下，起到調動檔案管理工作積極性的目的。

3 結語

綜上所述，在傳統的檔案管理模式運行過程中，不僅工作效率低，精確率同樣成為問題，嚴重阻礙檔案信息的調用，然如今的現代化技術的的應用，極大的降低了檔案信息的存儲條件需求，同樣方便檔案信息調用的同時擴大其使用范圍，實現事業單位檔案管理的迅速與便捷同行的效果。

參考文獻

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