淺議海洋實(shí)物檔案的管理

楊帆　吳曉文　孫杰

摘 要：在海洋實(shí)物檔案的管理過程中，要從多角度夯實(shí)海洋實(shí)體檔案的工作基礎(chǔ)，劃分海洋實(shí)體檔案的分類體系，明確海洋實(shí)物檔案的歸檔要求，構(gòu)建海洋檔案的管理體系。

關(guān)鍵字：海洋檔案；實(shí)物檔案；管理

實(shí)物檔案是指符合檔案原始憑證性屬性，具有明確清晰信息內(nèi)容的實(shí)物。實(shí)物檔案是我國檔案分類體系中十分特殊的一類型檔案，主要大量存在于相關(guān)專業(yè)檔案中。近年來隨著我國海洋意識的不斷加強(qiáng)，海洋勘探、科研和開發(fā)工作持續(xù)向縱深發(fā)展，以及對檔案工作內(nèi)涵認(rèn)識的不斷完善，各級海洋部門的檔案工作部門開始不斷加強(qiáng)對記載和反映海洋調(diào)查、研究成果實(shí)物檔案的管理工作。

1 夯實(shí)海洋實(shí)體檔案的工作基礎(chǔ)

海洋實(shí)物檔案具有極強(qiáng)的直觀性，但其形成過程具有一定的隨意性和偶然性，因此海洋實(shí)物檔案的管理比紙質(zhì)檔案、電子檔案更具難度。各單位檔案工作部門要積極爭取領(lǐng)導(dǎo)的重視，大力宣講實(shí)物檔案的相關(guān)知識，引導(dǎo)本單位人員充分認(rèn)識海洋實(shí)物檔案的重要性，按照統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)的原則，加強(qiáng)對本單位在工作中形成的實(shí)物檔案管理，教育引導(dǎo)廣大一線科研人員及時上交、整理相關(guān)的實(shí)物，積極爭取實(shí)物檔案管理所需要的軟硬件投入，夯實(shí)海洋實(shí)物檔案工作的思想基礎(chǔ)。嚴(yán)格落實(shí)集中統(tǒng)一管理制度，由檔案工作主管部門和檔案室負(fù)責(zé)海洋檔案，包括實(shí)物檔案在內(nèi)的檔案管理工作，明確職責(zé)。檔案管理部門在業(yè)務(wù)上接受上級檔案行政管理部門的監(jiān)督和指導(dǎo)，建立健全本單位實(shí)物檔案管理制度，把收集實(shí)物檔案工作列入單位和各級部門職責(zé)，把實(shí)物檔案的收集和歸檔工作列入處科室和人員的考核范圍，同時要加強(qiáng)對單位內(nèi)部實(shí)物檔案管理工作的監(jiān)督和指導(dǎo)，構(gòu)建起實(shí)體檔案工作的制度基礎(chǔ)。嚴(yán)格落實(shí)《檔案法》規(guī)定的獎懲制度，對在海洋實(shí)物檔案管理工作中成績突出的單位和個人，給予必要的精神表彰和物質(zhì)獎勵；反之，對于違反相關(guān)規(guī)定的行為，要給予相應(yīng)的懲處，必要的追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任，構(gòu)建起海洋實(shí)物檔案的保障基礎(chǔ)。

2 劃分海洋實(shí)體檔案的分類體系

海洋實(shí)物檔案涵蓋了海洋科學(xué)研究活動中發(fā)現(xiàn)的具有保存和利用價值的自然、生物物質(zhì)以及凝結(jié)了人類在海洋活動中智慧和勞動的物體，主要包括海洋生物標(biāo)本、科學(xué)研究儀器等。在實(shí)際工作中，只有建立起既符合科學(xué)分類原則，又滿足日常工作需求的分類體系，便于一線科研和實(shí)際人員確定實(shí)體檔案，同時也便于檔案工作部門開展實(shí)物檔案征集和管理工作。筆者所在部門根據(jù)近年來的工作實(shí)際，借鑒相關(guān)單位的經(jīng)驗(yàn)將海洋檔案分為六大類（具體見表1），其中科研類和產(chǎn)品類是海洋工作經(jīng)過和成果的重要記錄，檔案管理部門需要重點(diǎn)關(guān)注的類型。

3 明確海洋實(shí)物檔案的歸檔要求

歸檔工作是指將有保存和利用價值的文件材料經(jīng)過系統(tǒng)整理后交由檔案工作部門管理的過程。實(shí)物檔案同樣存在歸檔的過程，應(yīng)當(dāng)建立起嚴(yán)肅、科學(xué)、周密的歸檔體系，確保形成符合實(shí)物檔案特點(diǎn)和規(guī)律的歸檔制度。

首先，明確海洋實(shí)物檔案的所有權(quán)。各單位在執(zhí)行職責(zé)范圍和上指定工作中形成的實(shí)物類型（包括在外事活動，贈于個人的禮物等），不論何種載體，所有權(quán)都屬于單位，任何部門或個人不得據(jù)為己有。由于科研、生產(chǎn)等原因，需在有關(guān)部門暫保留的應(yīng)當(dāng)歸檔的實(shí)物，必須經(jīng)由檔案管理部門拍照登記，辦理出借手續(xù)，不得擅自延遲或拖延移交時間。

其次，要保證海洋實(shí)物檔案歸檔的完整性。應(yīng)當(dāng)存檔的實(shí)物檔案要外形上要保持整潔、無破損，檔案形成部門應(yīng)當(dāng)做好待歸檔實(shí)物檔案的清潔和整修工作，檔案管理部門要做好審核和把關(guān)工作。接受海洋實(shí)物檔案時，應(yīng)同時收集與其相關(guān)的其它載體的檔案材料，特別是相關(guān)的文字介紹和說明，保持它們之間的有機(jī)聯(lián)系，確保收集完整，為后續(xù)的檔案利用工作開展提供完整的體系。

再次，要保證海洋實(shí)物檔案歸檔的及時性。在堅(jiān)持年度歸檔原則的基礎(chǔ)上，要根據(jù)海洋實(shí)物檔案形成的特點(diǎn)，采取動態(tài)、積極、靈活的歸檔方式?？蒲?、產(chǎn)品類實(shí)物檔案，以項(xiàng)目歸檔為主，主辦和承辦單位應(yīng)在課題項(xiàng)目結(jié)束后2個月內(nèi)，將所形成的屬于單位所有的實(shí)物檔案和其他檔案材料，及時歸檔到各主管部門，考慮到科研儀器等的特殊性，可在設(shè)備報廢后2個月內(nèi)由主管單位歸檔。榮譽(yù)、徽章證書類，應(yīng)在相關(guān)實(shí)物停用2個月內(nèi)歸檔。相關(guān)工作類，可以按照年度進(jìn)行歸檔。檔案管理部門要主動跟進(jìn)，督促和監(jiān)督實(shí)物檔案形成部門按照規(guī)定進(jìn)行歸檔，確保實(shí)物檔案的齊全完整。

4 構(gòu)建海洋檔案的管理體系

日常管理工作是海洋實(shí)物檔案工作的主要內(nèi)容，同時也是關(guān)系海洋實(shí)物檔案實(shí)體安全和信息安全的重要手段。

首先，要建立良好的保存環(huán)境。實(shí)物檔案不同于紙質(zhì)檔案或電子檔案，其物理材質(zhì)多樣，對庫房和保存環(huán)境要求更高。保證實(shí)物檔案庫房和櫥柜的整潔，定期進(jìn)行實(shí)物檔案除塵處理，檢查實(shí)物檔案的保存情況，對于易蟲蛀、易銹蝕的實(shí)物檔案要做好防蟲、防銹蝕的技術(shù)保護(hù)，確保實(shí)物檔案完好無損。

其次，要做好實(shí)物檔案管理中的編號管理工作。實(shí)物檔案的編號一般采用全宗號、類別號、件號順序號來排定。實(shí)物檔案的檔號標(biāo)示不同于紙質(zhì)檔案，一般會在實(shí)體檔案上粘貼標(biāo)簽來填寫，黏貼標(biāo)簽的位置不能影響實(shí)物檔案的整體展示效果，盡量在底部、背部等隱蔽位置粘貼標(biāo)簽。歸檔實(shí)物應(yīng)按分類方案和檔號順序編制實(shí)物檔案目錄。實(shí)物檔案目錄設(shè)置檔號、序號、年度、件號、保管期限、類別、數(shù)量、載體類型、規(guī)格、機(jī)構(gòu)科室、題名、實(shí)物來源、頒發(fā)日期、獎項(xiàng)等級、存放位置、互見號、備注、交接人等項(xiàng)目。特別是互見號，要將與實(shí)物檔案相關(guān)的文字材料標(biāo)示出來，一方面便于檔案工作者鑒定和管理實(shí)物檔案，另外一方面也便于利用者充分了解實(shí)物檔案的價值。實(shí)物檔案目錄應(yīng)裝訂成冊并編制封面。實(shí)物檔案目錄封面設(shè)置全宗名稱、實(shí)物類別等項(xiàng)目。其中全宗名稱為必填項(xiàng)，實(shí)物類別為可選項(xiàng)。

再次，要積極進(jìn)行實(shí)體檔案的數(shù)字化工作。數(shù)字化是整個檔案工作的發(fā)展趨勢，因此不能將實(shí)物檔案的數(shù)字化排除在外。隨著3D掃描技術(shù)的成熟，實(shí)物檔案的數(shù)字化已經(jīng)成為可能。在數(shù)字化過程中，應(yīng)當(dāng)注意在評定效益的基礎(chǔ)上，采取自購設(shè)備或租借設(shè)備的方式開展數(shù)字化。數(shù)字化的過程應(yīng)當(dāng)同數(shù)據(jù)庫建設(shè)結(jié)合起來，最終實(shí)現(xiàn)實(shí)體檔案的網(wǎng)絡(luò)化利用。

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作者簡介

楊帆（1986-），男，漢族，安徽安慶，國家海洋局東海信息中心（國家海洋局東海檔案館）助理工程師 從事檔案工作。