提升辦公檔案管理效率的探究與探析

摘 要：本文主要討論了提高辦公檔案管理效率的問題，首先介紹了提升辦公檔案管理效率的意義，然后分析了我國現階段辦公檔案管理中存在的問題，最后對檔案管理效率的提升給出了一些意見和建議。

關鍵詞：辦公檔案；管理；效率

1 引言

隨著科技的不斷進步，經濟的持續發展，辦公檔案管理越來越標準化、科學化和現代化，其效率也在不斷提升，其在社會各個領域中均發揮著重要作用，管理內容方式不斷改進，促進了辦公檔案價值的有效發揮。

2 提升辦公檔案管理效率的意義

一方面，我國對辦公檔案的要求越來越高，辦公檔案管理效率的提升是我國現階段政府機關、事業單位、企業等的迫切需求；另一方面，辦公檔案類型和數量的不斷增加也急需通過管理效率的提升來應對。因此辦公檔案管理效率的提升對我國辦公檔案的管理工作具有重要意義

3 當前辦公檔案管理中存在的問題

3.1 辦公檔案存在損失丟失的情況

一些辦公檔案的保存還在采用紙質的方式，時間一長容易損壞，而且在保存期間很少對檔案進行檢查，一旦要用到檔案或檔案進行移交時，給檔案者造成嚴重的影響；還有一些檔案管理人員，由于專業水平和個人素質的原因，對檔案隨意擺放，最終導致檔案丟失。檔案記載著人員多年的情況，一旦丟失很難補回來。

3.2 辦公檔案管理手段相對落后

一方面，有些辦公檔案管理工作者有很多都是教師的親屬或退休員工，沒用受過專門的檔案管理培訓，缺乏相關的管理經驗和技能；另一方面還受制于軟硬件條件和資金限制，辦公檔案管理的配套設施跟不上。所有這些因素加起來就導致了辦公檔案管理手段的相對落后的現狀。

3.3 對檔案材料收集不及時

辦公檔案管理人員在收集檔案材料時不積極，例如在移交檔案時存在收不齊的情況，一旦漏交，檔案的審核工作就會出現問題，以后再補交，其流程更加繁瑣。這種現象很大程度上是辦公檔案管理人員的督促不到位造成的。因此，檔案管理人員應該盡職盡責，積極收集相關人員的檔案材料。

3.4 對辦公檔案管理的重視程度不夠

許多部門認為辦公檔案管理工作沒有實質上的意義，沒有多大的技術含量，認為只要保管好資料即可，只要需要的時候可以查詢的到檔案資料就可以了。對辦公檔案管理工作覺悟性差，忽視了它在部門資源管理中的重要作用，導致人員、經費等情況沒有足夠的保障。

3.5 辦公檔案管理方式單一

在辦公檔案管理工作中，并不是所有的企業都有一套完整而獨立的辦公檔案管理系統，很多中小型企業部門還是依靠手工編輯和檢索來管理的，這種情況就很容易導致檔案歸檔的不及時以及資料遺漏、造成資料收集的不完整。

3.6 缺乏辦公檔案管理專業人才

我國辦公檔案管理工作有著專業性、機密性等特點。需要專人去保管，但是在實際的操作中，辦公管理人員編制不夠充足，相關部門對這方面的管理工作也不是太重視，很少去培養專業人員去從事檔案管理工作，認為沒有必要大費周章的培養這樣一個專業人才，只需要利用兼職人員去看管這些資料就可以了，大多數的企業辦公檔案管理工作還停留在原始、粗放的工作層面、即“你送我裝”“你借我調”，毫無一絲技術含量可言。即使購買了辦公檔案管理軟件，在加之計算機技術的應用，這樣就可以使管理工作變得簡潔一些，但是由于缺乏專業的技術人才，沒有充分的發揮大數據知識的應用，致使檔案管理工作仍處于初始階段。

3.7 檔案材料利用不充分

辦公檔案材料存在著利用范圍狹窄的問題，大多數的部門只是利用檔案資料去了解人員以往的成績、工作內容、個人業績等等。就好比是一張個人簡歷而已，真正的利用率還沒有提升上去，辦公檔案材料還有更大的用處，隨著我國市場經濟的發展、改革的深入，對辦公檔案的管理工作也要符合社會的需求，這就要求我們去擴大辦公檔案資料的利用率。

3.8 信息數據庫與安全建設落后

在辦公檔案錄入上，有時為了趕進度只是錄入了最基本的信息，導致辦公檔案信息數據庫不完整，這就造成了日后對辦公檔案的篩選和管理的不便。信息數據庫更新的不及時也會導致辦公檔案的一系列問題。信息安全建設不足主要體現在數據備份不及時，系統安全漏洞等方面。檔案系統一旦遭受到黑客的攻擊導致檔案泄露，其造成的影響將難以估計。

3.9 軟硬件配套設施不足

傳統的辦公檔案管理，一方面大都還是使用一些硬件比較落后的設備，跟不上現代化的要求；另一方面，配套的軟件也跟不上辦公檔案管理的要求，軟硬件配套設置急需改進。

4 提升辦公檔案管理效率的途徑

4.1 健全辦公檔案管理制度

辦公檔案是員工真實信息的主要來源。關乎員工的個人前程，目前我國辦公檔案管理還存在著很多的弊端，比如檔案遺失、篡改等問題，這就要求我們去完善我們的檔案管理制度，進行統一的管理。嚴格把關材料的歸檔、保管、傳遞，并制定明確的原則和基本的程序和注意事項。

4.2 辦公檔案管理工作的規范化

辦公檔案的規范化要努力做到四個方面，一是檔案提交的程序化，既在檔案提交時一定要按照規定的流程走，例如有關部門的蓋章一定不可缺少；二是檔案鑒別的規范化，既對檔案的真實性、完整性要做認證的鑒定，檔案信息不完整的不給予歸檔；三是檔案基礎設施的標準化，例如配套電腦的落實，檔案管理軟件的日常維護等；四是檔案管理工作的制度化，例如檔案管理的上下班時間，市場檔案維護事項的規范等，只有工作的制度化才能確保管理工作的有序進行。

4.3 加強辦公檔案信息化建設

目前我國大多數企業仍舊實行的是手工操作和檢索作業，沒有充分的利用大數據給我們帶來的快捷。所以檔案的信息化管理是目前檔案管理工作的重要任務。檔案管理人員要及時的錄入人員的基本信息，做到實時更新。并對檔案信息進行維護和更新。不斷的提高辦公檔案的信息化水平和服務質量，提高檔案管理的快捷性。

4.4 加強辦公檔案人員隊伍建設

目前我國的辦公檔案管理人員大都是兼職人員，我們要培養專業高效的技術人才，提高檔案人員的工作素質和業務素質等等。及時的更新傳統的觀念，做材料的歸檔、保存、傳遞等工作確定基本的工作流程、工作原則和注意事項，實行高效、專業化的管理。

傳統的辦公檔案管理方法不能適應新形式下檔案管理信息化的要求，一方面要對相關工作人員進行培訓，以適應工作要求。另一方面可以招聘那些信息化管理素質較高的人員。此外，政府還可以與高校進行合作，針對崗位的特點培養專門的高校人才，畢業以后政府為其提供實習機會或就業崗位。此外，檔案的信息化管理對人員的道德品質提出了更高的要求，應該注意對相關工作人員加強這樣面的培養，避免違法亂紀等行為的發生。

4.5 加強軟硬件的投入

在硬件方面，計算機相比傳統辦公檔案的紙質錄入有著效率高、保存時間長、成本低、更新快等優點。由于辦公檔案的特殊性，對計算機的性能和穩定性要求比較高，因此應加大對計算機硬件的投入；在軟件方面，由于辦公檔案的機密性以及安全性要求比較高，如何保障安全穩定的實現辦公檔案信息的保管是檔案部門需要解決的問題。此外，檔案管理部門需要拿出專門的資金來進行軟件的更新與維護，確保軟件的平穩安全運行。

4.6 提升網站建設水平，構建信息交流平臺

在內部局域網、互聯網和對接軟件的基礎上建立綜合的檔案服務網站。把過去靜態的檔案管理轉變為動態的檔案管理，利用該網站的建設實現對辦公局決策、檔案管理、對外服務等方面的幫助。網站的開發工作既可以自己招聘組建專門的開發團隊，也可以把開發建設工作整體外包給第三方軟件開發企業，并且要定期對網站進行檢查，確保其運行穩定，最終形成一個完善的信息化檔案管理綜合服務網站。

參考文獻

[1]劉敏.淺析現代企業檔案管理工作[J].河北企業，2011（02）.

[2]李寶華.檔案現代化管理經驗談[J].黑龍江科技信息，2009（30）.

作者簡介

張振（1969-），男，山東省高密市，大專，畢業于中央廣播電視大學，助理館員，高密市檢驗檢測中心。