淺談對房產檔案的數字化的實施

李艇

摘 要：隨著我國經濟的進步和數字化技術的發展，住房商品化和房地產經濟的大發展也迎接著各種互聯網發展帶來的的新契機，房產檔案承擔著強化規范管理、服務社會的重要責任，也必須跟上現代化的步伐實現數字化，使房產檔案更加的具有便捷、安全、專業、真實、動態等特點。本文從扎實做好前期的各項工作，對各項要求須在合同中體現；簽訂合同，做好場地及相關設備的交接；檔案首次批量出庫，雙方密切配合，確保按合同要求順利開展；做好檔案的全程質量檢查及抽檢，保證檔案的數據加工質量，四個方面談如何實施房產檔案的數字化，希望本文的研究能夠為相關的人員提供一定的借鑒和參考。

關鍵詞：房產檔案；數字化；實施

隨著社會各界對房產檔案的注重和利用需求越來越高，如何進一步提高房產檔案的社會利用率，更好地做好服務。房產檔案的數字化建設已被定點關注。筆者目前所在的縣級市房管部門，擁有近35萬卷的房產檔案。但需要數字化掃描錄入的約近22萬卷檔案，時間跨越從1989年至2010年共計21個年度。在2014年11月，通過了市里統一的招投標平臺，與一家專業的數字化檔案整理公司簽訂了業務工程合同。在與其9個月的合作中，作為發包方的甲方，現就如何做好對工程承包方的數字檔案質量查檢，淺談如下：

1 扎實做好前期的各項工作，對各項要求須在合同中體現

（一）事前的各項工作事項接待各投標方對庫存房產檔案的各類業務及相關咨詢；帶其去庫房實地查看。做好與各個中標公司的業務咨詢交流。（二）做好庫存需數字化處理的檔案出庫清單抄錄，建議以密集架每層隔板上的檔案卷數數量為最少計量單位。這個在以后的出庫加工和入庫上架及加工件數的統計尤為重要。（三）積極收集相關數據掃描整理的有關注意事項，參照檔案數字化的相關標準要求，結合自身的檔案業務特點，擬出合同中的扣罰措施。越細小越好。

2 簽訂合同，做好場地及相關設備的交接

在經過與中標公司的合同簽訂確定后。雙方應派指定人員進行前期的各項工作的交接。發包方要做好檔案數字化加工的合理位置，距檔案庫房就近為原則。便于檔案的出入庫交接。做好入場工作掃描人員的登記備案及制作統一的加工場地入場證。

中標方應對接收的場地、設施進行系統的安排和調試。在簽收設備使用簽收單后，即可將相關的工作制度上墻，辦理人員入場的證照手續。并將前期的加工計劃上報發包方。

3 檔案首次批量出庫，雙方密切配合，確保按合同要求順利開展

萬事開頭難，做好檔案外包整理的啟動尤為重要。它關系到雙方合作的順利與否。也是雙方交接、業務磨合的重要開始。在中標方領取一定量的檔案后，發包方一定要指定業務熟悉人員，前期全程參與接收、拆卷、掃描、數據檢查、內卷打印、整理裝訂和外盒打印及裝盒移交的全流程工作。注意每個步驟須按預先擬定的計劃做好相應的工作。并根據實際對步驟計劃作些微調。

4 做好檔案的全程質量檢查及抽檢，保證檔案的數據加工質量

當首批檔案全套流程結束，移交發包方后。發包方應對接收的前期檔案進行“逐檢”和“定向抽檢”和“隨機抽檢”。建議前期應對首批接收的檔案進行逐卷檢查。要對實物檔案材料上的金屬物是否全部剔除干凈、操作時有無損壞材料及對材料進行剪裁等標準進行逐一的檢查；在檢查完實物檔案后，還要打開該卷電子檔案，著重查看掃描載入的影像圖像材料的命名是否確保其唯一性，并應與電子檔案目錄形成對應等標準進行檢查。

通過檢查發現的差錯、遺漏和缺失，應馬上召集中標方解決。對大批量出現的錯誤，還要作檔案批次退回。前期“逐檢”的目的就是為了促使承包方能盡快進入角色，熟悉、適應發包方的業務外包要求。做好雙方的工作磨合、調整和適應。為以后大批量的工作順利開展打好扎實基礎。

房產檔案的數字化工作，通過外包公司開展逐卷的逐份整理、彩色掃描、等技術實現紙質數字化。不僅大量節約了房地產檔案的管理成本，更直接的作用是實現了檔案查詢的便捷度，有效縮短了檔案查找和查詢時間。盡可能地減少、保護了對紙質原始檔案的使用。進一步提升了房產檔案的社會利用率。

參考文獻

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