淺談如何做好文書檔案管理工作

鄧決

摘 要：各個單位運行過程中，每天都會產(chǎn)生各種管理和經(jīng)營資料和文件，這些信息對于各個單位的長期發(fā)展戰(zhàn)略的制定具有重要的指導性作用。在社會經(jīng)濟不斷進步的背景下，現(xiàn)階段我國各個單位在積極進行現(xiàn)代化建設的過程中，必須加強自身的文書檔案管理工作，在對這項工作產(chǎn)生高度重視的基礎上，采取有效措施，為這項工作的有效實施奠定良好的基礎。在這種情況下，本文從加強文書檔案管理工作的重要性入手，對做好文書檔案管理工作的措施展開了論述。

關鍵詞：文書檔案；管理；重要性；途徑

近年來，在信息技術不斷進步的背景下，傳統(tǒng)的文書檔案管理工作措施必須及時進行更新，才能夠為相關單位的進步起到促進作用。在將信息技術融入到文書檔案管理工作當中的過程中，工作人員應當及時提升自身的專業(yè)素質(zhì)，在對相關工作管理流程進行充分掌握的基礎上，還應當加強對信息技術的學習，相關部門還應當及時進行管理制度和方法的創(chuàng)新和完善，通過一個統(tǒng)一的文書檔案管理體系，提升文書檔案管理工作效率和質(zhì)量，將重要資料和信息的功能進行充分的發(fā)揮。

1 加強文書檔案管理工作的重要性

近年來，在社會經(jīng)濟不斷進步的背景下，事業(yè)單位運行過程中，需要面對更多的市場競爭壓力，在這種情況下，如何提升自身的內(nèi)部管理能力，從而從整體上提升自身的綜合競爭力成為人們廣泛關注的話題。在積極加強自身內(nèi)部管理的過程中，一個重要的內(nèi)容及時文書檔案的管理工作。文書檔案是事業(yè)單位在實踐中積累起來的重要經(jīng)驗，能夠為自身的未來發(fā)展提供重要的依據(jù)。通常情況下，文書檔案擁有豐富的內(nèi)容，如黨群工作、行政管理等。文書檔案所記錄的內(nèi)容對于單位的長期發(fā)展具有更強的指導功能，能夠為相關部門的發(fā)展提供科學的方向，更能夠為科學管理制度的制定奠定良好的基礎[1]。現(xiàn)階段，事業(yè)單位運行過程中，要想提升自身的綜合競爭力，必須從服務質(zhì)量、經(jīng)營水平以及基礎管理等多個角度出發(fā)，進行科學的管理。文書檔案在這一過程中，能夠為各項管理制度的制定提供有力依據(jù)，因此積極構建標準化、科學化的檔案管理工作具有重要意義。

2 做好文書檔案管理工作的措施

（一）構建健全的文書檔案管理制度

新時期，相關單位在積極提升自身的文書檔案管理工作質(zhì)量的過程中，應努力促使這項工作同時代發(fā)展的趨勢相符，而實現(xiàn)這一目標的基礎就是構建健全的文書檔案管理制度。首先，在構建文書檔案管理措施的過程中，嚴格遵守法律，促使各項管理措施形成統(tǒng)一的體系，在實施管理活動的過程中，工作人員的行為應當受到各項制度的約束。例如，在法律基礎上構建各項文書檔案管理方法，為工作人員的工作提供依據(jù)，而各項行為的約束可以對統(tǒng)一的要求和標準進行利用，從而有效提升了工作效率；其次，在健全的管理體制基礎上，可以有效協(xié)調(diào)各項管理措施之間的關系。相關單位運行過程中實施的各項管理措施，在一定程度上存在自身的矛盾，要想保證文書檔案管理工作的順利開展，必須建立健全的文書檔案管理制度，從而對各項沖突和矛盾進行有效規(guī)定。

（二）創(chuàng)新文書檔案管理工作方法

近年來，在信息和科學技術不斷進步的過程中，社會各個領域為了謀取發(fā)展，積極進行了技術和方法的革新，因此，現(xiàn)階段要想有效提升文書檔案管理工作質(zhì)量，必須對先進的技術進行應用，實現(xiàn)工作方法上的創(chuàng)新，為提升工作效率奠定良好的基礎[2]。在信息技術飛速發(fā)展的背景下，現(xiàn)階段事業(yè)單位在積極開展文書檔案管理工作的過程中，應增加對信息技術的應用，將重要的檔案內(nèi)容通過掃描的方式，向計算機系統(tǒng)中進行輸入，也可以將重要的文件以數(shù)據(jù)的形式進行錄入和保存，在提升文件安全性的過程中，應用數(shù)據(jù)加密技術。在對先進的文書檔案管理方法進行應用的過程中，此項工作的管理質(zhì)量得以提升，相關資源的傳遞速度以及利用率都能夠得到有效提升。

（三）增加對工作細節(jié)的重視

新時期，在積極提升文書檔案管理工作質(zhì)量的過程中，應當從細節(jié)入手，提升細節(jié)共作質(zhì)量，為文書檔案管理工作的順利開展奠定良好的基礎。首先，工作人員應當加強日常工作積累。努力擴展資料收集渠道，并堅持長期的積累，對事業(yè)單位運行過程中的每一個細節(jié)進行關注，為收集健全的資料奠定良好的基礎；其次，注重篩選工作。在對各項收集而來的資料進行記錄的過程中，應提升篩選力度，在海量的資料中將有價值的資料篩選出來，并對其進行科學而細致的分類，為相關決策者的工作提供基礎[3]。值得注意的是，現(xiàn)階段還應當積極加強文書檔案的存檔和備案工作，避免因工作不當對相關部門造成損失。

3 結論

現(xiàn)階段，在積極提升這項工作的科學性和規(guī)范性的過程中，能夠促使文書檔案為單位的長期發(fā)展提供重要的理論依據(jù)和寶貴經(jīng)驗，能夠促使單位運行過程中各個部門對文書檔案的利用率的提升，其自身的價值也能夠得到充分的發(fā)揮。在這種情況下，新時期的文書檔案管理人員，應當在日常工作中，積極學習先進的文書檔案管理措施，并增加對信息技術等先進管理技術的應用，為提升文書檔案管理工作質(zhì)量奠定良好的基礎。

參考文獻

[1]李劍峰. 新形勢下如何做好事業(yè)單位文書檔案管理工作的思考[J]. 赤子（上中旬），2014，17：187.

[2]劉晶. 新形勢下如何做好事業(yè)單位文書檔案管理工作的幾點思考[J]. 黑龍江史志，2015，13：179.

[3]張瑋，許辰弘. 與時俱進，更新觀念，做好現(xiàn)代企業(yè)的文書檔案管理工作[J]. 黑龍江電力，2003，04：249-250+256.