財務檔案管理中信息失真的預防及控制分析

摘 要：財務檔案作為單位檔案的重要組成部分，能記錄和反映一個單位的經濟活動，可以檢查一個單位在遵守財經紀律方面是否存在違法亂紀、弄虛作假的情況。另外財務檔案還可以為單位管理者提供詳盡的經濟資料，很大程度上可以影響決策者能否做出科學有效的決策。但是目前我國單位中存在著管理者為了最大程度追尋單位利益而導致財務檔案管理信息失真的情況，虛假的財務信息會做出失敗的決策，給單位的經濟生活造成極大的損失。因此為了避免這一情況，本文探討了避免和控制財務檔案管理中信息失真的可行性。

關鍵詞：財務檔案管理；信息失真；預防及控制

財務檔案反映了單位調節使用和籌集分配資金的情況，其重要性體現在以下幾個方面：（1）財務檔案作為過去經濟活動的資料，可以幫助單位預測相關的經濟前景，編制未來計劃。（2）財務檔案可以借助以往經濟事故總結經驗教訓，避免單位做出相同的錯誤決策。（3）利用財務檔案資料，可以為解決經濟糾紛，處理遺留問題提供確切依據。在具體的檔案管理方面，不僅有文字、圖表等相關的紙面資料，還有通過計算機相關電子設備形成的電子版財務檔案，不可避免的會出現財務檔案失真的現象。因此需要管理者采取一系列措施，來幫助單位提高管理財務檔案的水平，減少檔案失真的現象。

1 造成檔案失真的原因

1.1 會計工作人員的專業素養不強

近年來由于會計行業前景良好，會計從業人員極大增長，導致會計行業人員素質良莠不齊。在進入會計行業后，缺乏繼續學習精神，停止了相關知識技能的學習，有的甚至不具備完整的相關會計知識，因此在進行會計工作時，專業能力不強，對會計工作敷衍了事，不求精進。在思想道德方面，對相關法律法規不予以重視，甚至為了一時的利益，棄職業操守和法律法規于不顧，制作虛假的會計報表，影響了財務檔案的真實性，以及可能給決策者造成惡劣的影響。另外由于信息世界的日新月異，相關的檔案管理方法也在不斷進步，如果會計從業者沒有相關的繼續教育意識，對新興的管理方法置若罔聞，也會對檔案的完善保存產生一定的影響。

1.2 單位管理者過于忽視財務工作

部分單位管理者對財務工作的認識還停留在記錄帳目和計算營收的基礎上，認為財務的職能就是反映和監督資金的運作過程。因此對財務工作不加重視，忽視了財務工作和會計信息的重要價值和作用，在這個基礎上，對財務工作人員的不重視，使相關人員得不到及時的培訓，耽誤了財務工作者對緊跟時代的專業知識的接收。

1.3 利益造假引起的信息失真

企業在運作的過程中，不管有沒有盈利都需要繳稅。而繳稅的依據是財務檔案，因此出現了為避稅而營造虛假財務檔案的情況，導致了財務檔案的失真。在某些情況下，單位內部為了達到某一目的對財務檔案進行胡亂篡改，極大影響了檔案的真實完整性。或者出于私心設立“小金庫”，做出賬外有賬等不法行為。

1.4 缺乏對財務工作的有效監管

在一些單位內部，同樣由于單位管理者對于財務工作的忽視導致的后果之一就不設立財務監管部門，財會工作人員得不到有力的監管，自然會工作不規范，不按規定完成工作。或者設立了監管部門，但卻只是一個擺設，對財務工作不敢干涉，監管制度無法確切落實。以上種種皆導致了財會工作人員處于一個沒人監管，無人干涉的境地，因此在日常工作中無法保證財務信息的真實可靠性，同樣在財務檔案管理時易導致信息失真。

2 針對財務檔案管理失真的應對方案

2.1 提高財務人員的專業素質

提高財務人員的專業素質可從兩個方面入手。第一，在單位選拔財會人員時，需要人事嚴格遵循相關人員選拔標準，不可借權徇私，從根本上保證財會人員的整體素質。第二，對于內部財會人員，首先要引起單位管理者足夠的重視，積極開展相關專業技能和法律意識的培訓活動，努力提高財會工作人員的專業素質和加強法律意識的構建，使財會工作人員能緊跟時代，使用先進的財務管理方法，幫助單位收獲更大的工作效益。另外，加強道德建設，宣揚正派的工作思想，努力提高財會工作的道德感，使其在沒有外力的監督的情況下，也能潔身自好，保證單位財會工作的順利進行，提高檔案管理工作的整體水平。

2.2 建立有效的管理制度

一個合理的管理制度可以幫助單位預防和控制信息失真的情況發生。首先，建立完善的人事管理制度，規范財會工作人員的出勤，使其有一個好的精神面貌出現在工作中。同時，杜絕單位內部權力過于集中的情況，減少因管理者獨斷專行隨意操作財務檔案的行為，保持工作環境的清廉風氣。最后建立內部控制機制，使會計業務人員和檔案管理人員互相配合，合理分工，達到互幫互助、相互制約、相互監督的作用。內控機制可有效保護財務檔案的真實性、有效性和完整性，使財務檔案具備真正意義上的借鑒意義。

2.3 完善法律法規

在如今的法制社會，任何公民都需要遵紀守法。同樣在財務工作中，法律法規可以發揮一部分的監管作用，但是現今相關的法律法規還不是很完善，給不懷好意的個人和單位留下了鉆空子的空間，間接造成檔案失真的發生。因此，首先需要積極完善相關法律法規，一旦證實單位或個人真實存在違法亂紀的行為，堅決給予嚴懲，給行業工作者敲響一頂警鐘，時時刻刻發揮警示的作用。

2.4 利用現代技術，科學預防信息失真

現今財務管理工作大多已經實現了智能化、電子化，利用計算機數據處理能力處理檔案和歸檔得到不錯的應用。在這個基礎上，提高計算機財務管理系統軟件的效用是不錯的預防檔案失真的方式。積極關注國內外計算機財務管理方面的新興技術，加強管理軟件的安全性，合理分配軟件使用權限，防止人為修改檔案造成信息失真的問題。如果有條件，可以建立云儲存服務器，在單位內部工作中，一旦檔案納入計算機，云端服務器會自動備份和儲存，此舉可有效保證檔案的一手性，無論財會人員如何進行修改和添加，云端服務器都會一一記錄，通過查閱云端服務器，可及時發現檔案信息失真的情況，并采取合適的處理措施。

3 結語

綜上所述，本文首先分析了財務檔案管理的現狀，以及造成信息失真的原因，具體有會計工作人員的專業素養不強；單位管理者過于忽視財務工作；內部利益造假；缺乏對財務工作的有效監管等。然后根據原因討論了不同的應對方案，從提高財務人員的專業素質開始，建立有效的管理制度和完善相關法律法規，最后利用現代計算機技術對預防信息失真做出最后一道保障。可以發現，預防和控制財務信息失真需要多方面、多人員的努力，但是努力的結果，即保障了財務信息的真實有效性，對單位和國家都有著良好的正面效用。

參考文獻

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作者簡介

周全，本科，麻城市財政局中驛鎮財政所。