淺談企業如何馭好檔案體系“三駕馬車”以服務民生

楊洋

自黨的十六大以來，黨中央對民生問題持續關注，在經濟發展的基礎上，著力保障和改善民生。十八大的民生議題則更加密集，政府對百姓的環境、住房、醫療、教育、戶籍、物價、就業、社保等焦點問題列為工作部署重點。國家檔案局長李明華在2015年12月的全國檔案工作暨表彰先進會議上指出，檔案工作服務民生，要“在全國形成條塊結合、齊抓共管”，“聯合有關部門制定與民生密切相關專業檔案管理辦法”，使“館藏民生檔案比重大幅增加”，要“深入開發民生檔案資源”，“公開信息查閱”，“更便捷、更有效地服務人民群眾”。

而自2010年5月，國家檔案局已確立了檔案資源體系、檔案利用體系和檔案安全體系的“三個體系”建設，把其作為檔案事業發展的核心與基礎。這是檔案工作在新時期貼近民生、走向民生，貫徹“以人為本、服務先行、安全第一”的三大戰略思考，也是我國檔案工作理論體系的創新。

在這種重要意義下，作為企業，民生工作的重點將如何把握？企業又如何很好地操控檔案資源體系、檔案利用體系和檔案安全體系這“三駕馬車”，讓檔案更好地服務民生呢？

1 以人為本，立足民生，建立覆蓋職工全員的企業檔案資源體系

企業檔案是員工在企業中科研、生產、管理活動的歷史記錄，工齡、工資、福利、保險、政治面貌、職務變遷、困難救助、職工健康等民生狀態在企業檔案中有各種顯性和隱形的體現。職工利用檔案為自己爭取合法權益的行為會益發普遍；同時企業檔案在維護職工知情權、參與權、表達權、監督權等方面也起到無可替代的作用。

（一）強化意識，建立齊抓共管的民生檔案工作機制

與民生問題一樣，民生檔案錯綜復雜，涉及面廣，企業各級領導要充分認識到民生檔案工作的長期性、基礎性、綜合性和系統性，加強統籌協調，切實把民生檔案工作列入議事日程，納入民生工作的計劃和考核內容，在政策和環境上給予最大支持。檔案管理部門要強化對民生檔案的辨別、收集和整理能力，通過網站、信息、簡報等多樣多渠道宣傳手段普及免生檔案知識，通過指導和檢查打通收集渠道，實現人人關注，層層重視的檔案工作機制。

（二）建立健全民生檔案歸檔范圍

按照國家檔案局10號令的指導思想，及時制定或修訂本單位民生檔案的歸檔范圍和保管期限表，報同級檔案行政管理部門審核后實施。另外，隨著企業協同作業、跨地區、整合作業的新需求，因臨時項目或專項工作組產生的民生相關檔案也應及時整理歸檔，因此應更加重視新領域、新載體中的檔案信息，做到應歸盡歸、應收盡收。

（三）加快信息共享和業務協同，加大民生檔案搜集力度

加強協調配合，推進檔案信息資源庫建設。注意搜集與民生相關的各領域信息，依托“互聯網+”，主動推動與其他部門、區域、行業涉及民生事項的信息共享和歸檔：如注意采集企業辦公自動化系統中民生相關的往來文件，置于企業檔案系統供員工集中查找；對本單位制定的民生相關檔案長期歸檔留存等。

2 服務于民，“死”變“活檔”，建立覆蓋職工全員的企業檔案利用體系

在檔案開發利用方面，要在服務中心工作、滿足員工需求的基礎上，更加重視檔案資料、現行文件的資源整合、程序優化、開放共享；企業更可以通過深入研究民生檔案，變制度化為人性化管理，維護職工權益，維護企業和諧和穩定。

（一）全面梳理和公開檔案公共服務事項目錄

切實解決困擾員工的民生檔案“手續多、辦事難”問題，對本企業、本部門的公共服務事項全面梳理，列出目錄并動態調整，逐項編制辦事指南，列明辦理依據、辦理時限、受理部門、基本流程、申請材料、示范文本及常見錯誤事例、咨詢方式等內容，并細化到每個環節。檔案公共服務事項目錄和辦事指南等通過宣傳手冊、網站公示等方式向員工公開。

（二）大力推進數字檔案館（室）建設

為使檔案信息更高效地被利用，必須全面推行“存量數字化，增量電子化”，大力推進數字檔案館（室）建設。有條件的企業應采用ORC識別技術，將圖片、照片、掃描件上的文字信息實現編輯，為深化在線檢索、查閱利用提供便利。

（三）建立民生檔案網絡管理系統

將與員工密切相關的各領域、各部門已建立的民生數據相關進行鏈接，利用統一的管理平臺對外提供利用，實現信息一站式獲取。

（四）善用檔案做好人事管理。

通過完善員工履歷、學歷學位、培訓經歷、考核、鑒定材料、職業資格、職稱、黨團、政審、辭退、工資待遇、出國（境）、健康檢查、事故鑒定、其他資料等；可獲取其工作經歷、思想品德、業務水平、個人技能、個人素質等真實信息，對員工情況進行準確分析和判斷，整合與共享，利于促進人才在行業、地區、組織、崗位上的合理流動，從而提高企業人力資源的需求預測、戰略部署以及為員工制定科學的個人職業生涯發展規劃。

3 為民管檔，保護隱私，建立覆蓋職工全員的企業檔案安全體系

作為最重要的基礎工作之一，企業需要從制度體系、責任機制、管理方式等多方面入手，扎實做好民生檔案的保管安全防范工作。一是確保檔案實體的安全，不損毀，不丟失；二是確保檔案信息的安全，不失密，不泄密；三是確保檔案的完整齊全并盡量延長檔案實體和信息的保存時限。

（一）做好上中下游管理，保證檔案完整連續

從長期的工作實踐來看，檔案接收、檔案整理、檔案利用等各個環節都應有自己的安全管理制度和手段。對職工進行的考察、考核、培訓、獎懲等形成的材料要及時搜集、整理立卷或移交有關部門補充整理立卷；立卷歸檔材料必須經人力資源部門鑒定，保證材料真實、文字清楚、手續齊備；需經組織審查或本人蓋章簽字的，應在蓋章、簽字后歸檔；職工合理流動或解聘、除名、開除者，其檔案應向接收單位、人才交流中心或戶籍所在地勞動和社會保障機構移交；單位因轉制、重組、結構性調整等原因撤銷的，職工檔案與其他檔案按國家行政管理部門的規定一并處置等等

（二）異地異質容災備份，確保檔案妥善保管。

職工的人事檔案往往跨越幾十年，從學校到工作崗位，從就職到退休，再加上可能出現的人才流動、單位專制重組或結構性調整、退休職工社會化管理等方面和環節，會產生大量的信息變動和資料轉移，而人事檔案往往只有孤本，對它的妥善保存成為企業檔案安全管理的重點。安全保管方面，企業要在確保檔案實體安全、信息安全的基礎上，探討人事檔案電子化及容災備份的可能。

（三）合規合法使用檔案，做好公開和保密。

民生檔案的絕大部分既屬于國家機密、商業機密，更屬于個人隱私，如何在提供便捷利用的同時保證檔案的安全及使用的合法合規。解決開放和保密之間矛盾，可采取多種方式：（1）結合廠務公開、民主管理，辦好企業公共窗口，公開信息，為企業民生服務。（2）不宜對個人開放的檔案，結合檔案編研工作，制作專題檔案目錄，提供有價值的檔案間接服務，如部分人事檔案信息；對個人開放的檔案，可采取多信息組合方式，積極主動地對其開放。

（四）做好安全防范體系，完善應急預案。

建立健全人防、物防、技防三位一體的檔案安全防范體系。企業檔案館（室）要建立健全并嚴格執行各項規章制度，經常開展檔案安全保密自查，嚴防檔案損毀和失泄密事件發生；制定并完善檔案安全應急處置協調機制和檔案安全應急管理制度，制定應急預案；采用先進的安全保密技術、設備和材料，改善檔案保管保密條件；對涉密檔案、重要檔案的存儲介質進行檢驗和認證，確保長期可用。

隨著改革開放和經濟發展，對職工民生檔案的利用，從內逐漸擴展向外。不僅本單位，外單位、外地企業的檔案也要服務民生，這是社會發展對企業檔案工作的要求，也是檔案工作面臨的新課題。要優質高效地為職工提供檔案服務，堅持一切為了職工、處處方便職工，加快利用覆蓋職工全員的檔案資源體系、檔案利用體系和檔案安全體系來保障民生，讓“三駕馬車”真正為民所驅，為民服務。