新形勢下如何有效提高企業檔案管理

劉小梅

摘 要：檔案是現代社會信息的重要分類，關于國家機關、社會組織、個人事業、政治、軍事、經濟、科學、技術、文化等活動直接形成的有保存價值的各種文字、圖表、聲像等多種形式的記錄。記錄了各個階段現實工作情況，又可以作為重要的歷史憑證，因此，檔案管理工作的重要性不言而喻。隨著社會發展的不斷穩步推進，企業的管理和日常運營工作也一步步的納入到規范之中去。隨著企業的不斷發展，對檔案管理和規劃提出了更高的要求。本文就當前形勢下的企業檔案管理情況，談談企業檔案管理的一些看法，希望對企業檔案管理能夠提供一下幫助。

關鍵詞：新形勢；有效提高；企業檔案；管理

1 引言

檔案管理也稱檔案工作，是文件在實際使用價值消失后的僅有憑證和參考價值，是資料的終端。檔案管理系統在整個社會科學能力的構成中占有較大地位，是社會信息系統的奠基。而檔案管理工作的涉及范圍較廣，不僅存在于局部單位的工作生產，還存在于整個社會。檔案管理工作是推進社會發展的重要因素，是單位尋求進步和發展的需要，是單位或部門日常工作的一部分，是衡量工作人員的職業素質，是企業或個人發展歷程的記錄，也是評價個人素養的依據。檔案管理工作的規范化，既可以滿足檔案工作在現代社會發展的需要，也可以為決策者在制定工作規劃時提供詳實的資料，幫助決策者做出科學合理的適合單位長期使用的發展規劃。同時，檔案也是決策者了解單位現階段發展狀況，總結以往的經驗教訓，了解各人員的綜合素質，改進發展規劃，調整工作結構的重要依據。目前，規范檔案管理工作，可以起到促進市場經濟發展，提升單位形象以及增強企業市場競爭力的作用。因此，在我國經濟市場的經營形式面臨著嚴峻挑戰的條件下，如何有效地發揮檔案管理工作的作用，提升其社會功能和價值，完善檔案管理的工作方式，真實地反映單位的具體情況尤為重要。

2 當前企業檔案管理現狀

近年來，隨著改革開發的不斷深入發展，我們經濟和產業的發展也到了相應的轉型期，我國企業的發展面臨著很多的諸多挑戰，企業檔案工作同樣。信息時代的飛速發展，就全局而言檔案管理工作不僅僅是企業發展的寫照、職工個人的積累、人事檔案的整理等，更多的對企業的長遠發展有一個歷史的參照。當前形勢下，企業檔案管理在發展的現狀來看，還是不盡人意，存在很多發展的誤區，主要存在以下幾個方面。

1.檔案管理人員專業素質相對較弱

當前很多企業在檔案管理上配備的管理人員的綜合素質和專業技能相對較弱，很多工作人員甚至之前沒有從事過檔案管理工作、所學專業也非檔案管理等相關專業，企業在入職前經過簡單的操作培訓就安排人員上崗，這種疲于應付的對待態度往往導致的是企業的檔案管理沒有形成統一的模式、框架，加之檔案管理人員對檔案工作存在片面和缺乏整體性的認識，導致當前部分企業檔案工作無法正常進行，流于形式主義。

2.企業對檔案管理的認識不夠深入

很多單位對檔案管理缺乏有效的認識，導致企業檔案一直不能有效的開展。目國內很多部門對檔案工作的額重要性認識不夠，沒有給與充分的關注。檔案管理工作在國內很多尤其是民營單位里面，一直不是作為重要的部門活躍與公司的“舞臺”上，往往很多檔案類的工作都是上級部門要審核等才會突擊安排人員或者從外面請專業人員協助完善，有些企業負責人認為檔案管理等工作不會對企業發展帶來多大的影響，導致了很多檔案管理人員敷衍的態度形成。

3.企業對檔案管理的基礎投入較低

很多企業在檔案管理上舍不得投入資金，往往會把更多的資源都投入到設備、研發等部門。很多企業在辦公設備上多年沒有升級，現代化辦公設施缺乏，這與現代化檔案管理的要求是不相符的。現代化的檔案管理要求不僅僅是高素質的人才，同時也對現代化的辦公提出了要求。

3 強化企業檔案管理的分析與研究

1.企業應明確對檔案管理重要性的認識

作為現代化企業，要明確企業對檔案工作的重要認識，充分發揮企業在檔案工作中的主體作用。只有把認識提高到了思想的高度，才能從行動上激發檔案管理人員的工作熱情。作為企業應該把檔案管理的長效監管和督查作為一項機制落實下來，由主管單位或政府其他部門作為責任主體，定期或者不定期的開展檔案工作的抽查工作，對于工作不積極、管理混亂的企業給與相應的問責，并落實到位。只有全面的深化企業對于檔案管理的積極性和思想認識，才能從根本上改變企業檔案管理的現狀，才能全面而且有效的把檔案工作落實到位。

2.企業對檔案管理應與時俱進，提高企業檔案管理效率

現今很多企業在檔案管理上仍然停留在傳統意義上的檔案管理，沒有形成一套科學的現代化的檔案管理流程和模式。作為企業檔案管理部門，應該與時俱進，深入學習國家檔案管理的工作條例和指導內容，按照《企業檔案管理辦法》開展檔案管理工作。學習和鍛煉新時代的檔案管理流程、管理方法、管理模式，努力提高本部門職工的檔案管理業務技能和綜合素質，提高企業檔案管理的實效，為企業的現代化進程和發展，做好檔案基礎。

3.加強檔案人才培養，重視檔案管理隊伍建設

人才是科學發展的第一要素。檔案管理作為企業發展的重要部門之一，應該全面重視對檔案人才的培養和開發。目前很多企業在檔案管理崗位上的招聘要求不嚴，往往很多檔案管理人員不是專業的管理人才、或者是相關專業的人員，檔案工作隊伍無法形成，這樣的管理模式顯然是不利于檔案管理工作的開展。作為企業，要切實落實檔案人才隊伍的建設，培養檔案人員嚴謹的工作太多，高尚的職業道德，充分激發檔案工作人員的主觀能動性，激發檔案人員的參與熱情，努力為企業檔案的現代化發展做出自己的貢獻。

4 結語

實踐證明，行之有效的開展檔案管理對于企業的發展具有重要的意義。作為企業要充分認識到企業檔案的重要意義。新時代下，企業檔案應與時俱進，認識并掌握新時代對檔案管理的基本要求和專業技能，進一步推進企業檔案的健康發展、為企業的快速發展提供信息和資源保障。

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