淺談檔案員管理檔案工作要點

摘 要：隨著時代發展演變，在網絡信息技術高速發展的今天，檔案管理工作的新思路、新方法不斷的出現，無論是從軟件設施還是硬件設施都不斷的提高，公司、企業等對檔案的管理工作的要求也隨之不斷提高。檔案員管理檔案的工作態度、方法和檔案員的整體素質如何將直接影響到企業的發展。因此，新時期的檔案管理工作就變得尤其重要。本文主要針對于檔案員如何管理檔案進行了具體的分析和研究。

關鍵詞：檔案員；管理；檔案

檔案員的工作主要是負責管理檔案，對公司、企業的各個部門、各個環節乃至生產過程中的產生的各個數據、文件等有關材料進行統一的歸納和管理的工作，對于任何企業來說，檔案管理工作都是至關重要的，而檔案員的工作態度、工作素質直接決定著檔案管理的工作效率。因此，檔案員做好管理檔案的工作是非常重要的，下面針對于檔案員如何管理檔案進行具體的探討。

1 檔案員要具備主動學習和善于分析的能力

隨著科技的不斷進步，檔案管理工作在經濟社會中的作用越來越重要，也越來越受到人們的重視。隨著計算機網絡技術的進一步發展，對如何做好檔案管理工作提出了新的挑戰，檔案管理手段以及工具也在不斷的更新，打破了傳統管理檔案的方式，利用新進的計算機信息可以來對檔案管理進行分類、歸納，總結。利用計算機網絡等現代科技手段整理檔案，可發揮計算機管理優勢、減少手工操作、提高工作效率。因此，檔案管理人員需要熟練掌握計算機應用技術，掌握計算機相關知識，能促進對檔案信息進行電子化、數字化的有效控制與管理，能迅速有效地收集信息并完整安全地保護信息、及時準確地提供信息、最大限度地運用信息，使利用者在短時間內尋找到所需信息。檔案員要做好一些準備來迎接這樣的挑戰，不能被困難所壓倒，要堅守檔案管理的保密工作、安全工作以及整體全面的工作 [1] 。首先，檔案員要根據社會的發展需求，對新事物的發展要科學的分析和學習，分析能力和學習能力是作為檔案員最基本的也是最重要的技能，科學合理的分析是檔案管理準確性的重要依據，學習能力是檔案員追趕社會科技進步必要途徑，通過不斷的去接收新事物，再發現其中的問題以及解決方法，經過不斷的分析、完善、學習來創造新的檔案管理方法和手段 [2] ；同時，一個合格的檔案管理人員應具備一定的理論水平和基本素質，同時也要具備一定的業務能力，以保證檔案管理水平的提高。

2 檔案員要愛崗敬業，責任心強

檔案管理人員自身業務素質水平的高低，在檔案管理工作中占有重要的地位，一個企業檔案管理工作的好壞，與檔案管理人員的業務素質有直接關系。一名合格的檔案管理人員，必須具備愛崗敬業，責任心強的基本素質。檔案工作是一項基礎性強而又非常繁雜瑣碎、枯燥單調、辛苦的工作，但是責任重大，所以，檔案管理人員必須要愛崗敬業，熱愛檔案管理工作。責任心是檔案員最基本的工作態度，由于管理檔案本身就是一項繁雜、要求嚴謹細致的工作，如果沒有責任心也就無法勝任這項工作。 檔案管理工作和其他各種管理工作一樣，在管理過程中會遇到許多困難，還會遇到一些無法預料的問題，作為一名檔案管理工作者，需要有強烈的責任心、事業心，熱愛自己的崗位，堅定的職業信念，對自己從事檔案管理工作有執著的追求，始終以旺盛的精力、滿腔的熱情投入到工作中 ，這樣才能充分體現出對檔案管工作的熱心和責任心。 檔案員在管理檔案的過程中不僅要有責任心，還要用心去工作，對待檔案的管理就如同對待自己的孩子一樣，不只要找到正確的方法，正確的引導方式，還要進行不斷的創新。做好檔案管理工作，就必須立足于我國現代企業管理的現狀，吸收和借鑒優秀的檔案管理工作研究成果，不斷適應檔案管理工作的新形勢，逐步完善檔案管理工作，培養檔案管理員自身的歷史責任感感和使命感，進而激發其工作的熱情。并通過多種方式來完善和充實自身的管理檔案的技能，提高自身的基本素質，為檔案管理事業貢獻自己的力量。

3 檔案員要善于服務

檔案員要認識到檔案管理不僅是一項基礎管理工作，它同時更是一種服務。當今的社會各個企業各個單位都是以服務為主的，檔案管理也不例外，不僅要創新管理觀念，同時還要加大服務的宣傳。檔案管理工作是一項服務性很強的工作，它的價值就在于為領導決策提供依據、為單位工作執行提供服務。檔案管理人員要善于圍繞單位的中心工作主動開展檔案管理，在工作中，要牢固樹立主動服務意識，積極完善服務方法，提高服務質量，既要堅持原則，照章辦事，又要主動、熱情、及時、準確、全面、周到地為檔案使用者提供幫助，這樣才能在服務中提高工作效率。 良好的服務能為檔案員的管理檔案的工作給予更大的幫助，同時也是企業或公司項目順利開展，加大盈利效益的主要因素。而有很多檔案員已經將創新思維拓展，放寬自己的管理思想領域，但是服務意識卻在不斷的縮小，這勢必給管理檔案的工作以及企業的項目設計和開展都帶來一定的影響。因此，檔案員要做好管理檔案的工作，就必須以良好的服務態度為基礎，這樣才能與同事同心協力地將企業的項目等事情做好，作為管理經驗豐富的檔案員檔案員除了在檔案收集、整理、鑒定、保管等方面下功夫外，應著重做好檔案的編目、檢索、編研工作，編制較適用的檢索工具，建立健全檢索體系和檔案文件匯編等參考資料，及時、系統、完整地提供、滿足檔案利用工作的需要。在此基礎上加強對檔案的保管工作，隨時準備為利用者提供所急需的檔案。

4 總結

綜上所述，檔案管理工作對我國現代企業制度的健康發展起著至關重要的作用。科學規范的檔案管理只有堅持與時俱進，才能適應新形勢的需要，開創檔案管理工作的新局面。科學規范的檔案管理可以不斷地提升一個企業的管理水平，做好檔案的開發和利用工作，不但可以實現檔案管理工作的自身價值，而且可以為經濟發展和社會進步做出應有的貢獻。使檔案管理工作走上科學化、規范化和法制化的道路員提供一些幫助。

參考文獻

[1]譚金渭.淺談廣東廣韶高速公路有限公司檔案工作目標管理如何達到國家二級[J].中國高新技術企業，2009（13）

[2]張愛霞，沈玉蘭.國家科技計劃項目檔案管理現狀分析及對策研究[J].科技進步與對策，2008（12）

作者簡介

趙娜（1986-），女，黑龍江省延壽縣，本科，科員，研究方向：檔案管理。