政府單位檔案管理面臨的困局及破解對策研究

摘 要：隨著我國社會及經濟的平穩發展，我國各項事業改革也處于關鍵階段，因此對政府相關部門工作提出了新要求。檔案管理作為日常工作的重要內容，對政府工作的有序推進起到關鍵作用。本文主要針對政府單位檔案管理所面臨的困局進行思考和分析，并且提出相關破解對策，希望給予相關部門以及工作人員以參考和借鑒。

關鍵詞：政府單位；檔案管理；困局；破解對策

隨著我國進入信息化以及現代化時代，人們對檔案信息也有了新要求，為了能夠充分地滿足人們對信息的需求，政府相關部門也要積極地優化檔案管理工作，提高其工作質量和工作效率。檔案管理工作具有一定的專業性以及復雜性，其信息量較大、種類多、涉及范圍廣，主要包括單位的運行、財務、人力資源、基建、科研以及設備等方面。檔案是政府單位在運營中留下的歷史文件，因此，對當前政府單位檔案管理所面臨的困局進行分析，可以促進檔案管理實現規范化以及制度化，有利于提高檔案使用效率，對檔案管理工作的發展具有推動作用。

1 當前政府單位檔案管理所面臨的困局

1.1重視程度不夠。檔案管理工作對政府單位的職能完整性具有直接影響，但是當前，隨著檔案管理的不斷改革，其管理工作已經不能有效滿足時代的需求，基本處于被動工作的情況下，缺乏時代活力以及新鮮動力。相關部門以及領導對檔案工作不重視，管理體系不完善，一些單位注重職能行使以及與職能相關的工作，進而忽視了檔案對政府單位的輔助作用，甚至出現檔案流失以及損壞的情況，導致檔案失去原有的價值。

1.2人員素質較低。檔案管理是一項規范性、專業性以及政策性較強的工作，其要以管理基礎和系統知識為工作保障，無論是機關單位還是政府部門，都要求檔案管理人員具備較好的政治素養以及專業能力。但目前我國多數檔案管理人員都缺乏相關的專業知識和基礎能力，不能做好檔案的入案、排列、組卷、編目以及分類等工作。同時，工作主動性較差，甚至一些管理人員在業務水平、管理準則、工作經驗以及文化素質方面均存在嚴重不足，無法勝任管理工作。人員素質較低是當前制約我國檔案管理工作發展的關鍵因素。

1.3管理手段落后。隨著社會進入信息化時代，計算機技術在各行各業都得到了廣泛的應用，在檔案管理中同樣得到一定的應用。但是我國一些政府部門思想意識陳舊，對檔案管理工作依然停留在傳統的管理模式以及管理手段上，沒有做到與時俱進，很多單位對檔案進行管理依然沿用傳統的手動管理，在檔案的檢索、編目、整理以及分類等方面沒有采取現代化的信息技術。人工進行檔案管理不僅效率低，同時缺乏可靠性以及穩定性，工作很容易出現紕漏。

2 破解檔案管理所面臨困局的相關對策

2.1提高管理實效性。一些單位在進行檔案管理工作時，并沒有采取統一的文件格式，信息載體也缺乏統一標準，導致檔案呈現形式特殊性、載體多樣性、歸檔固定性以及內容單一性。因此，針對以上情況，檔案管理一定要提高實效性，并且結合檔案種類的特點，采取分類管理，為檔案查詢提供方便，杜絕浪費時間。同時，政府單位要對檔案管理加大經濟投入，改善工作環境，充分調動工作人員的工作積極性，提供給工作人員良好的發展平臺，控制工作強度、減少工作量。

2.2加強管理規范化。隨著社會的進步和發展，政府單位的各項制度也在不斷更新，因此，檔案管理一定要向規范化發展。首先，相關部門要提高思想認識，給予檔案管理充分地重視，將其視為政府行使職能的關鍵作用，建立以及完善專職的管理機構，落實研究、分析以及檢查三項工作，明確管理重點和難點。其次，管理工作要實現專職化，進而構建檔案管理標準化以及規范化，檔案行政部門要出臺相關條例對檔案管理工作進行監督，加強管理的規范性。最后，政府部門要制定合理的管理制度，結合單位的實際情況，推動檔案管理規范化。

2.3加強工作人員的專業能力和綜合素質。政府單位要注重提高工作人員的專業能力以及綜合素質，首先，要注重引入一些具有專業能力的檔案人才，補充到管理團隊中。其次，完善檔案管理人員的職稱評定和檔案管理體系，對相關工作人員實行專業培養和職業教育，提高管理人員的職業技能和專業能力。最后，兼職檔案管理的人員也要一同參與檔案職稱評定，進而培養兼職人員的責任意識以及工作

精神。

2.4實現檔案管理現代化。隨著我國科學技術的快速發展，各行各業都向信息化、現代化以及自動化方向發展，隨著信息化時代的到來，以往的檔案工作方式已經不能滿足時代的要求。相關政府部門一定要順應時代的變化，做到與時俱進，推動檔案管理實現信息化和現代化。同時，政府單位還要加強對工作人員開展培訓，提高工作人員的計算機能力，加深對檔案管理知識的理解，遵循網絡化以及數字化的原則，構建檔案管理系統，進而提高檔案管理的整體水平。

2.5強化檔案意識。政府單位一定要加強檔案意識，給予檔案管理充分的重視，并且將檔案管理工作納入政府日常工作體系中。要加強單位領導對檔案工作的重視程度，給予檔案管理更多的支持和理解，進而健全以及完善管理組織。同時，還要實行檔案管理責任制，明確責任主體，建立統一領導、條塊結合以及逐級負責的檔案管理系統。政府單位還要嚴格監督工作人員，充分把握管理的重點和難點，推動檔案規范化管理，保證信息的完整性，提高檔案的可靠性以及準確性。

2.6完善工作機制。政府單位要建立以及完善檔案管理工作機制，可以通過采取下列措施：第一，建立檔案室，可以有效改善當前政府檔案管理雜亂無章的情況；第二，完善工作機制，促進檔案管理向規范化以及制度化方向發展，并且讓相關人員在進行檔案管理的過程中，做到有章可循、有法可依，進而提高管理質量和效率。

2.7提高檔案利用率。政府單位檔案是單位在運行中，對創造行為、思維方式以及職能行使的記錄，對檔案進行的管理部門則是加工、儲存以及匯聚檔案的專業機構。因此，建立規范科學的檢索制度以及方式，將傳統的手工檢索變為現代化的計算機檢索，可以為檔案查閱提供更加便利的服務，實現查準以及查全有效結合。相關部門還要加強對檔案管理的宣傳，并且擴大檔案管理職業交流的范圍，提供給工作人員相互交流和借鑒的平臺，提高檔案的全面傳遞，進而實現資源共享。同時，檔案部門還要編寫檔案比對條例以及參考資料，擴大檔案管理的應用范圍，提高檔案利用效率，進而適應當前社會的需要。

3 結語

總之，提高檔案管理的效率，對推動政府單位的健康發展具有關鍵意義。在現階段，我國檔案管理工作尚存在一些不足和問題，這就要求有關領導一定要更新思想觀念，充分重視檔案管理工作，并且加大專業培訓力度以及投入力度，推動檔案管理實現制度化、規范化以及現代化。進一步提高工作質量、創新工作模式、完善工作機制，為政府單位的長遠以及健康發展奠定基礎。

參考文獻

[1]余陽.現階段政府單位檔案管理存在的問題及對策[J].黑龍江史志，2015，（3）：96-96.

[2]陸曉路.檔案管理與單位信息化建設的適應與發展[J].檔案與建設，2009，（1）：51-52.

[3]羊建國.對當前人事檔案工作的幾點思考[J].湖南社會科學，2005，（4）：169-170.

[4]潘世萍.論國家科技計劃項目檔案中政府權益的體現[J].檔案學研究，2007，（6）：11-13.

[5]楊延榮.淺析基于市場化視角的檔案管理工作[J].中國商貿，2014，（15）：82-83.

[6]何苑平.政府單位檔案管理面臨的困局及破解對策研究[J].辦公室業務，2016，（3）：81-81.

作者簡介

高金文（1981—），女，吉林白城人，本科學歷，通榆縣人民政府辦公室助理館員，研究方向：檔案管理。