信息化條件下會(huì)計(jì)檔案的電子化管理探討

摘 要：隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，促進(jìn)了會(huì)計(jì)領(lǐng)域的信息化進(jìn)程，傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案管理方法已經(jīng)不再適應(yīng)現(xiàn)代檔案管理的需求，會(huì)計(jì)檔案管理的信息化成為檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)。信息化條件下，檔案種類(lèi)不斷增加，檔案數(shù)據(jù)也逐漸增多，一定程度上給電子檔案管理造成了較大的困難，如何實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案的電子化管理成為眾多企業(yè)研究的重點(diǎn)問(wèn)題。本文就我國(guó)會(huì)計(jì)檔案電子化管理存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，進(jìn)一步探討加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案電子化管理的主要策略。

關(guān)鍵詞：信息化；會(huì)計(jì)檔案；電子化；管理

信息化的深入實(shí)現(xiàn)了會(huì)計(jì)電算化，會(huì)計(jì)工作其他領(lǐng)域也向著信息化的方向發(fā)展，檔案管理的信息化成為現(xiàn)階段人們關(guān)注的核心內(nèi)容。在信息技術(shù)的輔助下，財(cái)務(wù)人員建立了無(wú)紙化信息資源共享系統(tǒng)，原有的手工記賬憑證和手工登記的賬本檔案也逐漸被電子化檔案所取代，傳統(tǒng)的管理模式逐漸被淘汰，但是現(xiàn)有的管理模式對(duì)會(huì)計(jì)檔案也不能夠?qū)崿F(xiàn)全方位的管理，主要原因在于會(huì)計(jì)檔案的電子化管理存在一些問(wèn)題，影響了檔案管理的效率，需要對(duì)這些問(wèn)題進(jìn)行解決，就應(yīng)該加強(qiáng)電子化檔案管理方式的創(chuàng)新和改革。

1 當(dāng)前我國(guó)會(huì)計(jì)檔案管理存在的問(wèn)題分析

（一）電子化檔案管理人才缺乏

信息化背景下，會(huì)計(jì)檔案電子化已經(jīng)普及，但是由于會(huì)計(jì)檔案電子化管理實(shí)施的時(shí)間較短，一些單位的會(huì)計(jì)人員以及單位負(fù)責(zé)人員對(duì)計(jì)算機(jī)文件的內(nèi)容不是很了解，并且沒(méi)有積累會(huì)計(jì)檔案實(shí)施電子化管理的經(jīng)驗(yàn)，很多財(cái)務(wù)人員只會(huì)打印紙質(zhì)檔案，對(duì)電子檔案的存單管理以及檔案?jìng)浞莨ぷ鞯奶幚黼y以進(jìn)行有效的實(shí)施，一定程度上影響到會(huì)計(jì)檔案的完整性。此外，由于大多數(shù)企業(yè)都是遵循傳統(tǒng)的管理方式，企業(yè)中的大部分人員很少學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)等網(wǎng)絡(luò)管理的專(zhuān)業(yè)技術(shù)，涉及到計(jì)算機(jī)軟件維護(hù)等問(wèn)題，這些人員很難進(jìn)行有效的解決，導(dǎo)致整個(gè)檔案管理系統(tǒng)的安全性難以得到保障，對(duì)檔案管理工作也造成了較大的影響。

（二）會(huì)計(jì)檔案電子化管理設(shè)備缺乏

會(huì)計(jì)檔案實(shí)現(xiàn)電子化管理需要有一定的計(jì)算機(jī)設(shè)備作為支撐，并且該設(shè)備應(yīng)該具備會(huì)計(jì)記賬和管理的功能，才能夠保障企業(yè)的賬務(wù)安全和完整。但是很多企業(yè)中沒(méi)有專(zhuān)業(yè)的會(huì)計(jì)檔案管理設(shè)備，購(gòu)置的計(jì)算機(jī)都是平常辦公所用的計(jì)算機(jī)，沒(méi)有針對(duì)財(cái)務(wù)管理方面購(gòu)置專(zhuān)業(yè)的計(jì)算機(jī)，同時(shí)缺乏電子文件輸出設(shè)備，許多企業(yè)還沒(méi)有會(huì)計(jì)軟件，在電算化軟件升級(jí)后，不同版本的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)不能夠?qū)崿F(xiàn)調(diào)動(dòng)，這給檔案管理帶來(lái)了較多的困難。

（三）會(huì)計(jì)檔案電子化管理制度不完善

在信息化條件下，會(huì)計(jì)檔案信息面臨著被修改以及盜取的危險(xiǎn)，這些方面的問(wèn)題解決需要一定的企業(yè)管理制度進(jìn)行約束和管理，將責(zé)任落實(shí)到人，加強(qiáng)檔案信息的保護(hù)，提高檔案信息的安全性。但是很多企業(yè)沒(méi)有及時(shí)修訂單位會(huì)計(jì)檔案管理制度，仍然采用傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案管理制度，沒(méi)有制定信息化條件下電子化檔案管理制度，從而導(dǎo)致一些檔案數(shù)據(jù)被人盜取，還有一些檔案出現(xiàn)被破壞的現(xiàn)象。

2 信息化條件下加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案電子化管理的主要措施

（一）加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培養(yǎng)

會(huì)計(jì)檔案電子化管理需要綜合性管理人才，不僅要懂管理工作內(nèi)容，同時(shí)還需要懂計(jì)算機(jī)知識(shí)，這樣的管理人員才能夠?qū)?huì)計(jì)檔案進(jìn)行有效地管理，才能夠解決檔案管理中存在的問(wèn)題。為此，企業(yè)應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)財(cái)務(wù)管理人員的培養(yǎng)，通過(guò)專(zhuān)業(yè)學(xué)習(xí)、教育增強(qiáng)他們的計(jì)算機(jī)技能和知識(shí)，讓他們?nèi)谌氲叫畔⒒芾碇腥ィ瑢?shí)施會(huì)計(jì)檔案電子化綜合管理。會(huì)計(jì)檔案管理人員還應(yīng)該加強(qiáng)自身知識(shí)的積累，增強(qiáng)自身管理的經(jīng)驗(yàn)，有效處理電子檔案的存檔管理和備份管理，避免檔案出現(xiàn)登記遺漏或者是損失的現(xiàn)象。檔案管理人員還應(yīng)該學(xué)習(xí)電算化軟件的維護(hù)以及系統(tǒng)升級(jí)方面的知識(shí)，在軟件出現(xiàn)問(wèn)題的情況下，企業(yè)不必請(qǐng)外面的軟件維護(hù)人員進(jìn)行維修就可以?xún)?nèi)部進(jìn)行解決，一方面能夠增強(qiáng)管理人員的綜合素質(zhì)，另一方面還能夠避免企業(yè)的信息出現(xiàn)泄漏，對(duì)企業(yè)會(huì)計(jì)檔案電子化管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)起到了很大的幫助。

（二）加強(qiáng)檔案管理硬件設(shè)施的建設(shè)

傳統(tǒng)查賬時(shí)，首先找到賬務(wù)憑證號(hào)，然后在檔案室按照該賬務(wù)憑證號(hào)尋找相關(guān)檔案資料，這樣的方式不僅浪費(fèi)時(shí)間，并且難以提高查賬的效率。要想提升會(huì)計(jì)檔案查詢(xún)和利用的效率，就需要加強(qiáng)現(xiàn)代檔案管理設(shè)備的購(gòu)置，例如互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備、電子掃描儀器以及計(jì)算機(jī)設(shè)備等，以此提高檔案查詢(xún)和利用的效率。此外，相關(guān)企業(yè)還應(yīng)該建立相應(yīng)的檔案管理和查詢(xún)系統(tǒng)，在財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上進(jìn)行鏈接，這樣就可以依據(jù)憑證號(hào)檢索出原始檔案，從而快速的找出需要使用的檔案，檔案管理系統(tǒng)和企業(yè)財(cái)務(wù)系統(tǒng)的結(jié)合會(huì)使得電子檔案的利用效率不斷提升，對(duì)電子檔案的安全管理也有很大的幫助。

（三）加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理制度的完善

企業(yè)應(yīng)該通過(guò)優(yōu)化內(nèi)部控制的方式，加強(qiáng)其風(fēng)險(xiǎn)管理制度的完善，制定檔案管理責(zé)任制度，將會(huì)計(jì)檔案管理工作落實(shí)到人，提高檔案信息的安全性和信息的保密性。同時(shí)，企業(yè)還應(yīng)該建立良好的信息溝通機(jī)制，綜合分析信息化條件下檔案管理的內(nèi)部成本和效益，加強(qiáng)成本控制，降低檔案管理的實(shí)施成本。企業(yè)檔案管理制度的制定中應(yīng)該明確檔案管理流程以及具體的方法，進(jìn)一步規(guī)范檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)操作層面的制度化和規(guī)范化。檔案管理制度的完善應(yīng)該遵循《電子文件歸檔和管理規(guī)范》中的相關(guān)規(guī)定，制定歸檔制度、借閱制度以及保管制度，從而保障信息化系統(tǒng)下檔案使用的有效性。

（四）建立健全風(fēng)險(xiǎn)防范系統(tǒng)

現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展雖然給企業(yè)工作帶來(lái)一定便捷性，但是也為企業(yè)信息管理帶來(lái)較大的安全隱患，網(wǎng)絡(luò)黑客的攻擊很容易導(dǎo)致企業(yè)管理系統(tǒng)破裂，會(huì)計(jì)信息的完整性將受到嚴(yán)重的威脅。為此，需要建立健全風(fēng)險(xiǎn)防范體系，例如，可以通過(guò)設(shè)置防火墻避免企業(yè)信息系統(tǒng)遭受攻擊，從而保障系統(tǒng)的運(yùn)行安全。此外，還應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)工作流程、文件信息以及信息保管方式的管理，確保企業(yè)信息的安全運(yùn)轉(zhuǎn)。檔案風(fēng)險(xiǎn)防范系統(tǒng)的管理人員應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案管理流程的監(jiān)控，從而保障電子檔案的真實(shí)、完整性。信息化背景下，檔案管理人員需要對(duì)檔案中的重要文件和信息進(jìn)行梳理，從中提煉出機(jī)構(gòu)文件，將檔案管理的具體環(huán)節(jié)以及內(nèi)容納入到檔案風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)督流程中去，并且對(duì)產(chǎn)生的檔案實(shí)施統(tǒng)一的管理和風(fēng)險(xiǎn)控制。為了增強(qiáng)電子檔案的安全性，企業(yè)應(yīng)該建立電子檔案安全保障體系，設(shè)立檔案數(shù)據(jù)管理中心，建立檔案查詢(xún)權(quán)限管理系統(tǒng)，采取內(nèi)網(wǎng)和外網(wǎng)相結(jié)合的方式保障檔案信息的安全，實(shí)現(xiàn)電子檔案的高效管理。

3 結(jié)束語(yǔ)

會(huì)計(jì)檔案電子化管理的實(shí)現(xiàn)是傳統(tǒng)檔案管理觀念更新的過(guò)程，同時(shí)也是檔案管理規(guī)范化的過(guò)程，在此過(guò)程中，只有科學(xué)合理的利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，不斷完善檔案管理制度和監(jiān)督機(jī)制，才能夠更好地保障檔案管理的完整性。會(huì)計(jì)檔案是企業(yè)財(cái)務(wù)管理的重點(diǎn)內(nèi)容，關(guān)系到企業(yè)的資金運(yùn)作和經(jīng)濟(jì)發(fā)展，因此，是一項(xiàng)艱巨的任務(wù)，這對(duì)檔案管理人員的要求也不斷提升，信息化條件下的會(huì)計(jì)檔案管理人員需要具備高素質(zhì)和綜合管理能力，不僅要懂得財(cái)務(wù)管理知識(shí)，同時(shí)還應(yīng)該懂得信息技術(shù)的應(yīng)用和系統(tǒng)軟件的維護(hù)工作，為此管理人員應(yīng)該不斷學(xué)習(xí)和提升自身的技能，緊跟時(shí)代腳步，不斷創(chuàng)新管理觀念，提高檔案管理的效率，為企業(yè)創(chuàng)造更多的價(jià)值。

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作者簡(jiǎn)介

楊亞靜（1966-），女，漢，天津市，本科，助理館員。