機關檔案管理存在的問題及對策

黃柳興

摘 要：隨著我國經濟的快速發展，機關單位也在加緊改革步伐，從人員的調配到工作重心的改變，這些對機關單位乃至社會發展來看，都是有利的。然而在機關單位進行改革調整過程中，檔案管理工作出現不少問題，阻礙了機關單位的改革創新進展。檔案管理工作本身是機關單位的核心部分，一個行之有效的檔案管事體系可以讓機關單位工作效率更加高效。本文主要對檔案管理工作中所存在的問題進行論述，并提出可行的解決對策。

關鍵詞：檔案管理；機關單位；問題；解決對策

每個機關單位的檔案由于涉及到人員的隱私問題及單位的重要資料，因此，檔案的整理與歸納都是比較重要的事情。然而在進行改革的同時也會使檔案管理系統有所疏漏，作為機關單位的核心部分，在進行檔案管理工作時需嚴抓突出問題，落實解決對策，提高檔案管理水平。

1 機關單位檔案管理存在問題

（1）管理制度不夠完善

隨著機關單位的不斷進步與改革，檔案管理工作中存在的問題不斷地出現，由于單位的檔案管理體制不夠完善，檔案管理工作不能有效的進行發展，因此產生了比較嚴重的影響與阻礙，不利于機關單位今后的發展。比如在一些卷宗中存在分類不夠完善，目錄不夠仔細等這些細節上的問題，這類問題的發生都是因為沒有一個合理準確高效的管理體制，使管理員工不能依靠制度開展合理的工作，降低工作的效率，使日常的工作有所紕漏，為機關單位帶來比較嚴重的損失。對于機關單位來說擁有一個完善的檔案管理制度能夠有效開展相關工作，由于檔案管理存在問題，因此嚴重制約檔案管理工作的合理進行。

（2）檔案管理人員自身素質較低。對于檔案管理的工作中，工作的重點不僅是將工作有效率的完成，還要管理人員促進員工自身素質的加強。檔案管理本身需要員工具備耐心與專注力，在較少的時間提高自我工作的效率。然而隨著機關單位的不斷改革，檔案管理的員工不僅在工作上有所疏忽，在自身的素質上也存在一些問題。比如對于工作的關注度較低，不能細致化的進行工作，使工作產生錯誤，這會對機關單位的發展造成困擾。檔案管理員工的綜合素質較低，態度不夠認真，會導致檔案管理人員的檔案整理達不到要求，最終為以后的發展帶來不利的影響。

（3）機關單位對檔案管理的疏忽。對于機關單位來說，檔案管理工作比較重要，但是漸漸地機關單位的工作重心有所轉移，對檔案管理的工作有所疏忽。由于一些機關單位對待檔案管理工作有所忽視，最終造成檔案工作的效率較低，為機關單位的發展造成阻礙。隨著相關工作的不斷進步，機關單位的管理手段與原先有所出入，這使人們對檔案管理工作的真實性與可靠性產生質疑，不利于機關單位今后的發展。在平時的檔案管理工作中由于缺少對檔案管理員的培訓，導致檔案管理員缺乏專業的態度與水平，因此跟不上時代發展的需求。另外機關單位的硬件條件不夠齊全，導致機關單位檔案管理效率較低。傳統的檔案管理一般分為兩種方式，一種手動檢錄，一種依靠電腦編錄，但是一般來說，檔案管理工作都是由手動方式進行編錄，所以事業檔案管理工作常有疏漏，不利于檔案管理工作高效率的開展。

2 檔案管理工作解決對策

（1）建立完善的檔案管理系統。機關單位想要有效合理的提高檔案管理工作水平，首先要制定一個比較完善的管理系統，針對檔案管理制定的管理保障，從而有效的提高工作效率，這對以后的發展來說有極大的助益。機關單位要對檔案管理人員的工作態度與水平進行加強，使員工真正能按照公司制定的管理制度進行對自我的約束，拿出自己良好的工作態度來進行工作，從而不斷的提高工作質量。比如在檔案分類上可以根據不同的方式進行合理歸類，可以按照日期，檔案的類別，檔案的重要性進行不斷的歸類，這樣的檔案管理系統比較完善，也可提高工作的效率，為機關單位的發展帶來幫助。然而機關單位要根據自己的自身實際情況，制定符合的檔案管理制度，通過不斷加強員工間的培訓，將管理制度有效落實到每一位員工身上。

（2）全面提高檔案管理工作員工的自我素質。隨著現代科技的不斷進步，使現代的檔案管理工作拋棄傳統的模式，繼而加強信息化水平，因此在平時的檔案管理中要不斷的提高檔案管理員工的自我素質，通過不斷的強化使自己以專業化的水準來對待工作。比如公司可以定期進行培訓，促使員工不斷的對自己進行完善，最終使自己的專業素質有所增強。要使檔案管理工作人員充分掌握關于檔案管理信息化的方式與能力，因此要不斷重視培養檔案管理的人才，不斷提高檔案管理人員的綜合素質與能力，要以機關單位管理工作為重點，不斷的提高工作質量，加大力度對檔案管理人員進行適當的培訓，提高檔案管理人員隊伍管理能力，要不斷的進行適當的培訓，從而改變傳統的檔案管理方式，進而全面提高工作人員的綜合素質。

（3）對檔案管理工作產生重視。在機關單位的日常工作中，有的工作人員對于檔案管理基本上是比較疏忽的，這樣的態度會干擾檔案管理工作的正常運轉，因而要不斷的加強對于檔案管理工作的審查，在工作的時候要施行重點監督模式，可以采取員工間互相監督舉報的體制，一方面不斷的完善管理制度，讓管理人員的素質有所提高，使其對待工作更加認真，另一方面不斷的建立員工中進行互相監督與幫助的方式，這樣不僅使員工對待工作的態度有所端正，還會使機關單位日常的工作進行的更加可靠與快速。由于長時間對檔案管理工作有所忽視，漸漸地在事業檔案管理工作中產生比較嚴重的損失，在平時管理中要不斷的提高對檔案工作的重視關注度，才能將檔案管理工作放在首位，有精力去完成相應的工作內容。

（4）建立檔案管理信息化網站。檔案管理信息化網站是將機關單位檔案管理部門進行網頁形式呈現在大眾眼中，目的是為了給相關人員提供比較可靠的檔案信息，資源共享，將檔案管理工作變得透明化。這樣的網頁模式是檔案管理工作信息化重要的一種方式，通過這樣的方式幫助信息快速的傳遞，漸漸地這樣的模式成為檔案管理信息化的主流模式。在這樣的檔案管理信息化中要不斷進行更新與開發，才能在這個信息化飛速進步的現代能夠立住腳步，更快適應快速發展的社會，因此在檔案管理工作中利用信息技術更為便捷，能有效提高機關單位檔案管理的工作效率。

3 結束語

在當今社會的不斷發展中，機關單位的檔案管理一直是機關單位工作的重要核心。隨著各個方面不斷的改革，檔案管理工作也因而發生了一定的變化，機關單位對檔案管理工作的重視程度不斷提升，繼而不斷地對檔案管理方式的完善，加大對檔案管理員工的素質培養，漸漸地將這樣的問題就可以有效的控制。再通過不斷地改正與加強，檔案管理的工作逐漸走向正規化，使機關單位的日常工作能夠順利進行，從而不斷地壯大機關單位的前景，為以后機關單位的發展提供幫助。

參考文獻

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