關于窗口檔案利用打印若干問題的分析與解決措施

龍幼定

摘 要：檔案服務社會化指檔案部門向社會公眾提供的專業服務，在國外、特別是發達國家受到普遍重視。當前國際檔案界通過理論研討形成了"休閑利用觀"，發達國家也在檔案利用服務實踐中強化文化休閑色彩。本文解析休閑利用觀的基本內涵，并歸納國外檔案利用服務社會化的實踐特點和成功經驗。

關鍵詞：檔案打印；窗口；設備配置；調研分析

根據“轉變機關作風、提升工作效能”的精神、館領導的要求，技術部、開發利用部對我館窗口檔案利用打印工作及打印設備配置進行了摸查，并對掃描件打印存在的問題進行了調研分析，現將相關問題及解決措施總結如下。

1 存在問題

在實際工作中，窗口檔案打印存在以下問題，包括文字材料或圖紙掃描不清晰、紅線圖坐標不清晰、彩色掃描件打印質量差、掃描件不完整、不齊全、系統出現此文件無法下載、找不到掃描件、系統繁忙等原因、文字材料或圖紙掃描清晰，轉換格式以后打印不清晰等。

2 問題分析

經過案例分析、現場試驗，檔案利用打印工作中出現的問題，是由多方面原因造成，分析如下：

原因一：我館開展數字化工作最初目的是提供在線利用。為了提升網絡傳輸速度、節省服務器存儲空間、提高圖片響應速度，對原始掃描件進行了壓縮，即在掃描過程中，一方面對掃描件進行了格式轉換（將Tif格式轉換為Gif或Jpg格式），另一方面，降低了分辨率（由200dpi降為100dpi或更低）。這兩種的工藝過程就造成掃描件的圖像質量下降，并且圖像像素也損失了。這樣的掃描件肯定是不能滿足打印質量的需求的，比如出現變形、放大或模糊等問題。

原因二：業務處室移交的紙質檔案中，部分文件或圖紙本身質量不高，如紙張發黃、文字模糊、圖紙中的背景信息與前景信息對比度低等。這些問題在源頭沒有得到及時有效的處理，也會造成最終的掃描件質量會降低。

原因三：部分彩色圖紙采用彩色掃描方式，特別是檔案中的藍圖，由于大面積背景信息的存在及顯示器性能等因素，在視覺上會給人造成錯覺，認為紙質是清楚的，但電子掃描件是模糊的。另外，如果采用黑白打印方式，打印機會將彩色背景信息轉換為灰色或淺黑色，打印效果也是很差的。

原因四：檔案中圖紙的圖幅大部分超過A3、有的甚至超過A0。這些圖紙在不按1：1的比例的情況下打印，如將A0圖幅的圖紙打印到A3紙上，就會造成像素的壓縮，結果也會造成模糊、變形或失真的效果。

原因五：我館的規劃案以2002年為時間界限，分為舊案、新案。舊案是以新案的目錄標準進行索引掛接的。因此，也會存在掃描件不完整、不齊全等問題。

原因六：富士施樂打印機（DW3030）打印速度慢的問題是由于此機只能打印Tif格式的圖片且處理數據的性能較低。

原因七：由于技術部定期的數據備份、信息部的掃描件大批量上傳等原因，造成掃描件服務器數據流量大、響應速度慢，會暫時造成文件無法下載、找不到掃描件、系統繁忙等問題。

3 解決措施

3.1 近期工作措施

目前，打印問題較多的為圖的打印。經過多次硬件及軟件調試，已將打印方式由離線打印調整為網絡打印，打印速度有所提高。為提高打印質量，建議將掃描件下載到本機，進行格式轉換，即以200dpi的分辨率，將Jpg格式轉換為Tif格式后再進行打印輸出。此措施是原因六相關聯。

3.2 遠期工作措施

第一、建立兩套掃描件庫。從目前的工作流程來看，將掃描件由Jpg格式轉換為Tif格式是工作瓶頸，影響著工作效率及打印質量。因此，從長遠的角度來看，我們建議在數字化過程中，建立兩套掃描件庫，一套為高精度、高分辨率、高保真的Tif掃描件庫，用于窗口利用打印；一套為低精度、低分辨率的Jpg掃描件庫，用于網上瀏覽。此措施與原因一相關聯。

第二、嚴把質量關。加強數字化生產的掃描環節的質量檢查，在源頭上消除問題，避免問題逐級放大。建立跟蹤與追溯機制，對現有軟件系統進行改造，實現生產崗位、生產信息、數據質量的實時自動采集與關聯，對質量進行跟蹤與追溯。制定工藝操作手冊，制定質量管理指標，并將關鍵指標整合到數據生產軟件系統。此措施與原因二、原因三相關聯。

第三、做好培訓關。制定工藝技能提升計劃；鼓勵員工貢獻自己的“絕技、絕活、絕招”；每周開展技能專題學習培訓；采取“每日一題”、“每周一課”、“每月一考”、“崗位練兵卡”、“師帶徒”、“技能操作演練”等形式組織員工培訓；對利用部門反饋的案例討論分析，尋找原因，總結經驗，及時更新生產流程。

第四、嚴格指導關。制訂規劃管理業務檔案的歸檔指南；建立專業工作小組，對政務中心及各分局資料室工作人員進行定期的巡回指導；建立業務指引與問題反饋渠道，對利用工作中存在的疑點難點，進行總結分析，形成對應解決方案，并反饋給相關業務處室或相關領導。此措施與原因二、原因四、原因五相關聯。

第五、錯峰備份及上傳。即數據備份的時間、大批量數據上傳時間選在非工作時間開展。此措施與原因七相關聯。

參考文獻

[1]付薇薇，武延軍，毛美力.淺談檔案服務的發展方向[J].檔案管理.2005（04）

[2]謝新華，馬琳.改善我國檔案服務的若干建議[J].蘭臺世界.2006（17）

[3]趙力華.為國內外利用者提供平等的檔案服務[J].北京檔案.2009（03）

[4]張海敏.我國檔案服務現狀及對策分析[J].云南檔案.2010（01）