全面推進檔案管理信息化背景下醫(yī)院檔案管理信息化改革的探討

康婧

摘 要：隨著醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展，醫(yī)療衛(wèi)生單位的檔案越來越多，檔案管理的需求也越來越高，檔案管理信息化是一個必然趨勢。本文分析了目前醫(yī)療衛(wèi)生單位檔案管理的現(xiàn)狀及存在問題，闡述了檔案管理信息化的重要性，并對檔案管理信息化改革的策略進行了探討。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；檔案管理；信息化

隨著醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展，醫(yī)院檔案管理信息化已經(jīng)在全國范圍內(nèi)展開，檔案管理信息化程度越來越高。醫(yī)院檔案信息化建設(shè)是采用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)對于檔案資料進行科學(xué)、規(guī)范化管理[1]，為醫(yī)院實現(xiàn)規(guī)范管理、統(tǒng)計研究、分析決策等提供了基本條件。然而隨著檔案管理信息化的逐步深入，檔案管理信息化在許多方面遇到瓶頸，許多新問題成為檔案管理信息化推向深入的阻礙。

1 檔案管理信息化面臨新問題

（一）管理理念落后

在信息技術(shù)日新月異的今天，檔案管理信息化的新技術(shù)層出不窮，因此，技術(shù)問題已經(jīng)不是制約檔案管理信息化的主要問題，落后的管理理念直接決定了檔案管理信息化水平的上限。許多醫(yī)院認為檔案管理信息化就是檔案資料的電子化，認為通過引入數(shù)字化工具和系統(tǒng)將傳統(tǒng)的文稿、資料轉(zhuǎn)化為易于存儲的電子版是檔案管理信息化的最直接手段。必須說明，“檔案管理信息化”不等同于“檔案資料數(shù)字化”《國民經(jīng)濟和社會發(fā)展第十個五年計劃信息化重點專項規(guī)劃》中明確指出，信息化的內(nèi)涵是“以信息技術(shù)廣闊應(yīng)用為主導(dǎo)，信息資源為核心，信息網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)，信息人才為依托，法規(guī)政策、標準為保證綜合體系”[2]。

（二）信息孤島難以消除

檔案管理信息化的一個主要目的就是消除信息孤島實現(xiàn)信息互通。而許多醫(yī)院的檔案信息化是分步或分類別完成的。例如人事檔案、績效檔案、職業(yè)檔案等信息化都是分別的系統(tǒng)單獨實現(xiàn)，未進行數(shù)據(jù)接口的對接。實際工作中各個系統(tǒng)間形成信息壁壘，無法真正提高工作效率，隨著醫(yī)院業(yè)務(wù)的信息化管理，信息數(shù)據(jù)的交互隔閡并沒有消除。醫(yī)院檔案管理信息化缺少統(tǒng)一的標準指導(dǎo)，導(dǎo)致許多數(shù)據(jù)在數(shù)據(jù)格式、序列、范圍等方面都不能統(tǒng)一，沒法進行數(shù)據(jù)交互。各醫(yī)療機構(gòu)間的數(shù)據(jù)交互接口標準難以統(tǒng)一成為各地進行區(qū)域衛(wèi)生平臺建設(shè)面臨的最大困難。

（三）管理人才缺乏

檔案管理信息化是新事物，短時間內(nèi)檔案管理人員難以適應(yīng)全新的管理模式。隨著近年來檔案管理信息化的普及，醫(yī)院對檔案管理信息化操作技能越來越重視，檔案管理的信息化理念和操作也逐漸引入到檔案管理課程和培訓(xùn)中去，成為新時期檔案管理人員的必修課。盡管檔案管理人員的信息處理水平逐步提高，但與迅速發(fā)展的檔案管理信息化需求仍有巨大差距。現(xiàn)在的檔案管理工作需要的是既懂得檔案管理規(guī)范和技術(shù)，又能合理利用計算機技術(shù)為實現(xiàn)檔案管理價值服務(wù)的復(fù)合型人才。檔案管理人才的匱乏也成為制約檔案管理工作發(fā)揮效率的重要因素。

（四）信息化改革不可持續(xù)

檔案工作涉及范圍廣、門類復(fù)雜，并且具有很強的專業(yè)性，檔案的收集、整理和開發(fā)工作任務(wù)繁重。而傳統(tǒng)的手工操作檔案管理方式，信息化利用程度低，工作效率低下，且很容易出現(xiàn)差錯。計算機管理平臺能夠有效提高檔案管理效率，還有存儲量大、出錯率低、便于查找等優(yōu)勢，因此，加強檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)成為迫在眉睫的重要任務(wù)。另外，資金短缺是阻礙檔案信息化建設(shè)的最主要的因素，由于資金不足，造成部分檔案管理部門至今還停留在手工操作的階段，不僅影響檔案管理工作的效率，還影響到檔案的安全。改革動力不足、資金投入不足、檔案管理理念落后等是導(dǎo)致檔案信息化改革不可持續(xù)的重要因素。

2 檔案管理信息化要有新思路

（一）不斷學(xué)習(xí)保持先進理念

檔案信息不僅記錄著我國社會、經(jīng)濟的發(fā)展，也關(guān)系著人才的考核和培養(yǎng)，因此，檔案有著極為重要的作用。21世紀以來，以計算機為主的信息技術(shù)取得了跨越式發(fā)展，其以省時、高效的特點很快便在各個領(lǐng)域得到了普及。檔案工作是一項復(fù)雜的工作，無論存儲還是查找都是一項巨大的工程。而隨著信息化的不斷發(fā)展，檔案可以依靠數(shù)字信息方式來進行存儲和查找，且可以得到長久保存和快速傳遞。同時，利用信息化的檔案管理方式還可以降低管理成本，實現(xiàn)資源在線共享，優(yōu)化管理體制。因此，實現(xiàn)檔案信息化管理是社會發(fā)展的必然趨勢。

（二）注重標準建設(shè)構(gòu)建互聯(lián)互通新框架

關(guān)于標準化的權(quán)威定義來自于GB/T20000.1-2002《標準化工作指南》，該指南認為標準化系是指為了在一定范圍內(nèi)獲得最佳秩序，對現(xiàn)實問題或潛在問題制定共同使用和重復(fù)使用的條款的活動[3]。因此，標準是檔案管理信息化非常重要的組成部分。要消除信息孤島實現(xiàn)各系統(tǒng)、各機構(gòu)間真正的互聯(lián)互通就必須要把統(tǒng)一標準放在信息化建設(shè)的首位。因此，在檔案管理信息化工作前要注重標準建設(shè)。一方面要關(guān)注國家行業(yè)標準、地區(qū)一體化標準；另一方面要積極參與推動在未建立標準領(lǐng)域盡快建立可靠、高效的新標準，為實現(xiàn)互聯(lián)互通打下基礎(chǔ)。應(yīng)盡快在醫(yī)院內(nèi)部建立檔案信息平臺，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)集中管理，檔案管理系統(tǒng)與檔案信息平臺進行對接，在檔案信息平臺層面實現(xiàn)各檔案管理系統(tǒng)之間的互聯(lián)互通。將基于統(tǒng)一標準的平臺建設(shè)與可擴展的系統(tǒng)對接作為檔案管理信息化的新框架。

（三）培養(yǎng)人才充實隊伍

檔案管理信息化是一個必然趨勢，但當前事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員并沒有充分認識到這一趨勢，依然習(xí)慣于傳統(tǒng)的檔案管理方式，對信息化認識不足、意識淡薄。檔案工作人員素質(zhì)的提高是一個長期的過程，當信息化硬件到位之后，檔案管理人員不僅要熟悉計算機操作，還需要適應(yīng)檔案工作信息化帶來的新業(yè)務(wù)。因此，必須通過培訓(xùn)等方式提高檔案工作人員的認識和工作熱情，認清檔案管理信息化的趨勢，加強學(xué)習(xí)，切實強化檔案管理的責(zé)任意識、服務(wù)意識，提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)，以便檔案管理工作的順利、高效運行。

（四）信息化改革個永遠在路上

檔案管理信息化不改變檔案的根本價值，而是對檔案價值的實現(xiàn)具有助推作用。檔案利用效益越好，檔案的價值實現(xiàn)程度越高，相應(yīng)的檔案就越有價值。塵封的檔案得不到利用，就不能體現(xiàn)其價值。對社會進步具有正面推動意義的檔案是有價值的，而帶來負面效應(yīng)的檔案則是沒有價值的，但是隨著時間的推移原本沒有價值的檔案會變得有價值，這就是檔案的現(xiàn)實價值和長遠價值的轉(zhuǎn)化[4]。因此檔案信息化改革是一項長期而艱巨的任務(wù)，任重道遠，需要幾代人的不斷努力。

參考文獻

[1]王維瑄：《醫(yī)院檔案信息化管理工作方法初探》，《山東檔案》，2011年4月。

[2]溫小云：《關(guān)于檔案管理信息化建設(shè)若干問題的思考》，《廣東土地科學(xué)》，2006年6月第5卷第3期。

[3]唐明良：《標準化與行政審批制度改革：意義、問題與對策》，《中國行政管理》，2013.05.05。

[4]李海軍：《檔案管理信息化之理念探討以高校檔案管理信息化建設(shè)為背景》，《北京檔案》2007年第2期17頁