會展業的服務外包

韓莉

服務外包是指企業將其非核心的業務外包出去，利用外部優秀的專業化團隊來承接其業務，從而使其專注核心業務，達到降低成本、提高效率、增強企業核心競爭力和環境應變能力的一種管理模式。

隨著會展業的發展和成熟，服務外包在會展業中的應用越來越廣泛，已成為支撐會展業快速發展的重要方式和途徑。

我國會展業服務外包的現狀

我國會展業早期是以政府主導為主，政府機構作為主辦方，主要把控展會的總體方向和思路，展會的具體運作通常交給專業的會展公司。這樣，展會的主辦方就成為會展業服務外包最早的發包方，專業的會展公司作為展會的承辦方就成為會展服務外包中的承包方。

當產業發展到一定階段，就會對專業化、精細化提出要求。隨著會展業的迅猛發展，會展業服務外包的內容不斷延伸。首先是會展服務中一些既要求技術支撐又要求資金鋪墊的業務，例如展臺搭建、物流運輸、會展設備等，相繼外包出去。專業的會展設計與搭建、會展物流、會展AV服務等公司應運而生。這些專業公司不但成為會展產業鏈上的重要部分，也是會展服務業專業化、精細化的重要體現。

隨著旅游業、酒店業、休閑娛樂業等現代服務業的迅猛發展，會展業的服務外包內容再次拓展，會展旅游、會展酒店與住宿、會展咨詢等公司成為會展業服務外包的重要力量。一些大型展會的組織者會把專業觀眾以及重要嘉賓的交通、住宿等接待工作，交給專業的公關公司、旅行社等統一安排。

我國會展業服務外包的發展趨勢

1、發包主體向多元化發展。早期會展業服務外包的發包主體一般為展會的組織者，隨著會展服務專業化程度的提高，展館、參展商也考慮將相關業務外包出去。管理輸出，就是展館作為發包方，將展館的運營管理外包出去的一種新的外包模式。例如，北辰國際會展有限公司作為承包方，已經承接了珠海國際會展中心、雁棲湖國際會展中心等展館的運營管理工作。

一些參展商也考慮將參展服務外包出去，聘請專門的會展服務機構幫助實現企業的國內、國際參展，甚至聘請專門會展機構為企業進行會展營銷。例如，浙江遠大國際會展公司等機構為國內企業提供出國參展的相關服務，包括：簽證、酒店住宿、機票預訂、展品出關、展品運輸等服務。

2、外包業務向高技術含量過渡。目前我國會展業服務外包業務集中在安保、接待等勞動密集型、低技術含量的業務，對展會的經濟效應拉動非常有限。未來展會服務外包業務將逐漸向高技術含量發展，許多專業化的信息技術及服務將為會展業所采用，成為服務外包的重要內容之一。

國外會展業中出現并深受喜愛的一些新技術，如系統集成數據庫、集成買家檢索分析系統、客戶關系管理軟件、在線登記服務、在線配對服務、以及現場跟蹤、智能化設備、設備管理軟件等技術，將成為中國會展業的科技發展趨勢。一些大的展覽公司可以聯合引進國外先進的會展科技成果，特別是一些系統軟件與數據庫技術，提升會展業的技術含量。

3、外包層級向核心服務擴展。目前我國會展業服務外包主要在外圍的接待、安保等支持性服務以及部分的宣傳、銷售等輔助性服務方面，大部分輔助服務以及核心服務仍然由組展方自行經營。事實上，從會展服務的整個流程來分析，我國會展業發展的軟肋正是會展前期的市場調查、會展的招商與招展類營銷、展后的評估與改進等服務。

縱觀國外會展業的發展，目前歐美國家許多會展業的核心服務也已經出現服務外包現象。例如，美國會展業已經將會展營銷、會展市場調查、會展評估總結等服務外包出去，并且實踐證明這些服務的外包為會展企業帶來了資源與成本的節約，創造了更好的經濟效益。

4、外包服務向增值與創新發展。隨著傳統業務逐漸走向服務外包，組展商更有精力關注于展會的效果以及展會品牌的塑造。未來，組展商將不斷創造并開發一些新型的增值服務，從而吸引參展商并留在參展商。目前國外一些展會推出的增值服務包括商業配對、客戶關系管理、觀眾關系管理、虛擬在線等，這些增值服務可由組展商自己進行，也可以外包給專業公司。

對我國會展業服務外包的幾點思考

將展會的部分服務業務外包出去，組展商就能從繁雜的業務中解放出來，專注于核心服務與核心競爭力的提升，從而不斷實現會展服務的創新，提高會展品質，打造會展品牌。

但是將相關業務外包出去，并不意味著萬事大吉。能否達到雙贏的效果，取決于組展商對外包業務的熟知度和掌控度。舉例來說，當你決定將專業觀眾和重要嘉賓的交通、住宿等接待工作外包給公關公司或旅行社之前，你首先要對所邀請的專業觀眾和重要嘉賓的情況有所了解，包括大概的人數、大概需要的車輛、房間數量等，這也是外包雙方合作的前提；其次，你要對接待過程中的所有流程、可能出現的變化、提前準備的預案等了如指掌，這樣就不至于出現意外情況時束手無策、措手不及。

目前，對于服務外包業務，有幾種不恰當的做法。一種是過度外包。比如某些行業協會，經過幾年的積累，所主辦的行業展會漸漸有了一定的知名度和成熟度，但是由于體制或其他原因，協會將整個展會的運營都交給會展公司，協會只是掛個名，結果該行業協會也就完全失去了對該行業展會的掌控權。

另一種不恰當的外包方式，一些政府機構的主辦方，幾乎沒有辦展經驗，但是從一開始就將組展工作完全外包出去，同時又要體現主辦方指導、調控、監督的作用，于是就出現外行人指揮內行人的無奈局面。更為無奈的是，由于主辦方對外包業務完全不熟悉、不了解，雖然連續辦了幾屆，主辦方的辦展經驗絲毫沒有得到積累，卻因為不到位的指導、不正確的調控導致展會口碑越來越差。

還有一種不恰當的做法，就是對外包業務的過分擔憂和謹慎。因為一場展會的每一個細節都是環環相扣的，萬一外包出去的那個環節出現失誤，可能會影響到整個展會的品質，甚至會導致一場展會的最終失敗。

其實，只要做好外包業務的質量控制和風險控制，就不必有這些擔憂了。首先，組展商在發包時，要有一個標準的服務流程，并制定一套科學、規范的質量評估與控制體系，確定專門的質量控制部門，確保承包方展會服務的高質量。其次，組展商在業務發包的同時，必須充分考慮到可能的風險，如：展會服務質量風險、展會服務經濟成本風險、展會安全管理風險等。

任何事物都有兩面性，適度最要緊！會展業務的外包，可以讓組展公司自身業務瘦身，使組展公司的注意力從展會服務轉向展會運作，有更多的人力、物力資源，去選擇最有效的展會題材并成功地進行運作，牢固樹立展會品牌，實現組展公司經營能力的提升及核心競爭力的培育。但是，在發包時要明確各自的職責，并在展會服務過程中起到一定的監管作用，共同保證展會的順利、高效開展。