做好省人大常委會會議會前會務籌備工作的一點體會

宋成

省人大常委會會議是地方人大常委會依法行使職權的基本形式，常委會會議質量直接影響著國家或地方權力機關代表人民行使管理國家和社會事務的議事決策水平。因此，如何更為高效、有序和科學地完成常委會會議會前會務籌備工作，就值得從事會務的同志認真總結和探討。

一、草擬會議議程草案

省人大常委會會議一般兩個月舉行一次，每次會議舉行前，會務人員要根據常委會年度議題計劃、執法檢查計劃、專題講座計劃和提出議案機關報送的情況，在征詢有關專門委員會、常委會工作機構的意見后，提出本次常委會會議的議程草案。編寫會議議程草案時要注意編排順序，一般為：擬表決的法規案，初審法規案，修訂或修改的法規案，批準或者廢除的法規案，常委會執法檢查報告、國民經濟和社會發展計劃執行情況和財政決算審計工作報告，代表資格審查報告，人事任免案等。

二、會議通知

每次常委會舉行前，都要發出會議通知。會議通知至少包括以下四個要素，即時間、地點、會議內容和出席范圍。應掌握好兩個環節，一是通知發出的時間。會議通知不能發得太早。發早了，由于距離會議召開的日期比較遠，工作一忙，容易使人忘記。但也不能發得太遲。發遲了，對方不能及時收到，或者收到后來不及合理安排好手頭的工作，就會降低會議的出席率。一般是常委會會議舉行的一個月前發出預通知。在會議舉行七日前，發出正式通知。在會議舉行一日前，發出短信通知，提示出席和列席會議人員及相關部門了解會議的時間、日程、議程安排及有關要求。二是確認出席人員。由于信息的不對稱性，千萬不能想當然認為，收到通知的人一定會出席。所以為了防止缺席，在會議舉行前，還會通過電話詢問有關對象，一方面詢問會議通知是否收到，另一方面了解是否出席會議，以便于做好引領和安排。特別是一些關鍵人員，必須反復確認，以防出現因報告人缺席而使會議中斷的“特大事故”，在會前將出、缺席名單匯總后及時提供給常委會秘書長和會議主持人。

三、擬定日程方案

會議日程一般按照“三個階段”來編寫。第一階段是聽取法規案的審查報告，初審法規案、修訂或修改的法規案、批準或者廢除的法規案的說明，常委會執法檢查報告和專門委員會執法檢查報告，專題工作報告，人事任免案等。第二階段是審議法規案、常委會執法檢查報告和專門委員會執法檢查報告，專題工作報告、人事任免案等。第三階段是表決通過各項議案，聽取執法檢查報告、專題工作報告審議情況的匯報。每次常委會會議一般安排兩至三次全體會議，若干次分組會議。重要性法規或報告會安排半天進行分組審議，一般性的法規或報告可以合并在半天進行審議。在全體會議表決前，安排一次主任會議。

四、準備會議文件

這是常委會會議準備階段中最為重要的一個關鍵環節。常委會會議文件不僅種類較多，而且涉及面廣，時效性要求還高。所以，作為會務人員一定要做到五個熟悉。

一要熟悉會議議程草案和日程安排。常委會會議的文件何時印發到組成人員手上，有的是有具體法定時間規定的，馬虎不得，耽擱不得，誤時不得。比如，在全體會議表決前的主任會議結束后，提請全體會議表決的一些法規草案、檢查報告和人事任免案才能正式印發。所以，負責辦會的同志對會議議程不能只知一個大概，不僅要搞清楚會議議程和日程的全部內容，還要細到搞清楚會議每天的上午、下午要審議的具體議程。這樣，對文件的催交與印發能做到心中有數，也有利于文件的編號和準備。

二要熟悉辦文的人員。文件的催交是需要與有關部門具體的負責人員打交道的。特別是政府部門，一定要與具體經辦文件的同志熟悉，這樣才能從容有序。最好在第一次與對方溝通時，要把對方的姓名、聯系電話、手機號碼乃至微信、郵箱和QQ號碼等都記下，像檔案那樣保存起來，做一個有心人。

三要熟悉文件格式。常委會會議的文件涉及法規、議案、專題報告、說明、決定、決議等多種類型的文件，由于提報的部門不同，許多文件格式也不統一。比如，二級標題有的用的字體是黑體，有的用的是仿宋，有的加粗了，有的帶括號等，而作為會議文件，就必須要格式一致，因此，會務人員一定要熟悉格式。同時，因為時間限制和工作疏忽，致使部門提報的文件有可能出現錯別字，如果沒有發現，直接會影響常委會會議的質量與進程。所以，會務人員必須也要是一個好的校對員，特別是對文件標題、條標、政治性語句、任免人員的姓名等關鍵性的地方要反復校對。

四要熟悉印制進度。為了確保文件質量和保密，常委會會議印制文件由專門的文印部門負責。作為會務人員必須要知曉文印部門的印刷能力、工作效率和人員特點，這樣才能準確掌握文件印制時效。在文件較多時，可以根據文件特點制作一個印制進度表，然后根據這個進度表向文印部門提出具體完成時間的要求，并根據這個進度表進行催辦。

五要熟悉印制份數。會議文件及相關材料的份數也屬于會務的同志需要搞清楚的范疇。文件印多了，造成浪費；印少了，更為麻煩，甚至可能直接影響常委會會議的正常召開。而印的正好則非常不容易，有時媒體記者報道會議需要一些會議材料，個別委員對法規或者議案感興趣，也會要求會務人員再多提供幾份材料。所以，作為會務人員必須要提前預判，根據不同的法規或者議案，印制合理數量的會議文件。

五、關于會議主持用語的起草

起草會議主持用語需要注意以下兩點，一是會議的程序。要對會議所涉及的時間、議題、匯報人認真核對，決對不能搞錯。有時匯報人會臨時發生變動，所以在會前還要再次核對校準。要從有利會議審議角度考慮，盡量把涉及同一個匯報人的議案安排在一起進行。要注意時間的安排，避免出現會議前緊后松或者會議超時等情況。對涉及審議或聽取有關報告目的的主持用語，要提綱挈領、力求簡潔，避免啰嗦，在上下文的銜接時，順利流暢。同時，因為主持用語只有主持人才有，所以文字要符合主持人口語的習慣，讓主持人一看就懂，讓參會人一聽就明。二是主持人在會議期間要講的話。領導講話是機關文稿中最難寫好的文種之一。根據《議事規則》，常委會會議由主任主持。主任不能出席時，可以委托副主任召集并主持。所以，講話不能千篇一律，要根據主持人的不同，講話風格也要不同。講話要圍繞會議主題和主持人意圖來展開，觀點態度要符合中央和省委的精神，切合人大工作實際，要聚焦準確、站位高遠。結構要嚴謹完整，邏輯鮮明。語言要親切自然，精辟獨到，富有號召力、感染力和節奏感。

六、關于會場的布置

會場的布置，也是常委會會務服務工作中的一項內容，涉及會標內容、座位的安排、會議材料的發放、電子設備的調試、會議座椅的擺放、會議用水、會場衛生、新聞報道等諸多方面。特別是座位安排，是很深的一門學問。常委會全體會議時，主任會議成員在主席臺就座。主任居中，副主任、秘書長依次排列左右。通常的原則是“以左為尊、以右為次”。當人數為奇數時，1號領導居中，2號領導在1號領導的左手位置，3號領導在1號領導的右手位置，其他領導位置分別依次擺放。當人數為偶數時，1、2號領導同時居中，2號領導在1號領導的左手位置，3號領導在1號領導的右手位置，其他領導位置分別依次擺放。列席會議的省政府負責人在主席臺左側就座，法檢兩院負責人在主席臺右側就座。常委會委員和會議列席人員等，均在常委會會議廳就座。前區為委員席，按姓名筆畫排列。后區為列席人員、公民旁聽、記者和工作人員席。后區左側主要是各市人大常委會、地區人大工委負責人，專門委員會組成人員。后區右側主要是省政府秘書長或副秘書長、省政府法制辦主任和議案說明人，常委會工作機構、辦事機構負責人，應邀列席會議的部分全國人大代表和省人大代表，旁聽公民，新聞記者和有關工作人員。

以上僅僅是我的一點點體會，作為從事會務工作的人員，要不斷增強大局意識和責任意識，在工作中積累經驗，提升會務服務能力，確保每次常委會會議都取得圓滿成功。

（作者單位：黑龍江省人大常委會辦公廳）