關于規范和加強物資設備采購管理的探討

劉存生

【摘要】物資及設備采購中權利與責任、資金與物資的交叉與運轉。如何降低材料成本，加強物資采購管理的監督，直接關系到采購單位的未來發展和效益。采購的制度體系完善、流程建設、單位相關部門與工作人員控制和監督都十分重要，不僅要進行事后監督，更要在事前、事中進行監督，才能實現采購事項的順利平穩開展。

【關鍵詞】物資設備 采購管理 相關建議

一、物資設備采購基本概述

從事生產管理活動的單位為實現每一環節的順利開展，物資設備采購必不可少。通過制定計劃補充生產工作過程中需要的生產生活資料，最終為采購單位的目標服務。物資及設備采購非單一部門之力能實現，需要單位內部的物資設備需求部門、財務審計部門、紀檢監察部門、物資設備采購部門等通力合作。同時，采購產品生產企業的選擇是采購活動另一個主要因素，其提供產品質量好壞，成本高低及未來售后服務等問題也將決定整體采購行為的優劣。

二、物資設備采購管理面臨的問題

（一）制度不完善滋生尋租空間

物資設備采購是一項龐雜繁復的工程，這一過程涉及采購單位內外部多部門溝通與合作，如果沒有制度的相互制約與保障就會導致問題的產生，我們選取經常性典型問題闡述如下：

供應商的選擇暗箱操作。采購物資設備的廠商選擇是多樣的，并且提供商品的質量及其信用質量資質不僅相同，加之中國市場經濟中人情成分較重，往往使得采購部門容易滋生腐敗，產生市場尋租行為，產生個人牟利空間。

采購價格操作空間較大。物資及設備采購價格在受供求影響的同時，還受到很多其他因素影響，如產品質量等級與功能結構、技術配置、交貨時間與條件及售后服務等等，而這其中如果沒有制度制約將會出現低質量高價格的貪腐行為。

（二）流程不夠優化導致效率低下

從根本上說，物資設備采購是為單位內部連續在生產經營周期中實現平穩運營提供基礎保障的行為。不同的采購單位因其從事生產經營活動不同采購的對象會大相徑庭，但是，其背后的基本原理是殊途同歸的。好的采購流程會實現每一個環節的緊密銜接，并順暢運轉，從需求的提出立項何時提出、采購的數量多少、商家如何確定、采購合同簽訂、貨款支付金額與方式等等，如果沒有制度的明確規定，制度的約束將產生很多問題，并會在很大程度上影響采購的效率，最終使得生產經營活動受到影響。

（三）部門職能劃分不清及采購人員貪腐問題

部門職能職責與交叉不清將導致部門推諉及責任推脫問題發生。職責不明確的情況下，從部門到人員都謀求自身利益最大化，而對怎樣實施采購、采購的數量多少及實際的物資需求和庫存物資是否平衡都并不關注，同時，部門職責與制約不明確也會導致為實現自身利益使得實際不需要的物品加入采購之中。同時，采購人員是實際過程的執行與操作者，如果人員出現問題將導致個人腐敗問題產生及整個采購過程效率低下。

三、規范和加強物資設備采購的建議

（一）完善采購制度管理

從管理學角度看，制度的重要性在于約束并彌補人與人之間信息不對稱所導致的無效率或認為因素導致事件失衡。因此，隨著市場經濟在全球的發展，制度的重要性越發顯現。完善采購管理制度可以從根本上杜絕貪腐與尋租事件的發生。具體來說應該建立以下采購管理制度：

1.領導干部及親屬回避制度。這是從源頭上對物資及設備采購的監督與管理。基本要求與做法是禁止領導參與采購的任何環節。

2.集體決策原則。成立采購工作專業執行團隊，采購實際運營中實行集體決策原則。同時，權利要實現分化與制約，開展有限授權，實現采購決策權利透明化、分散化。

3.公開招標與集中采購制度。公開招標就是引入競爭機制，通過質量、價格、服務等方面的競爭，實現采購方案的最優化。同時，通過開展集中采購工作，防止分散采購滋生腐敗的渠道，集中采購更加專業、規范與透明。

4.定期盤點與定期審計制度。要定期開展盤點，制定完善材料盤存單，適時查看賬物是否相符。同時，定期開展審計工作，通過審計督查物資需求計劃的提報、采購渠道選擇、價格確定、質檢驗收、貨款支付等重點環節執行各項規章制度情況，預防腐敗問題的發生。

（二）優化采購流程管理

物資設備采購涉及部門范圍較廣，整個環節貫穿采購部門、實際使用部門、物資設備供應商，需要判斷決策的環節繁復，因此，科學合理的采購流程就顯得十分重要。通過科學的采購流程設計，不僅將所有采購環節囊括在一起，還能通過嚴密的環節銜接設計實現有效的事前控制、事中監督和事后管理，提高資金使用效益。在基本流程基礎上還可根據采購物資與設備的不同適當進行環節的調整與增減，實現效率的提高與整個采購運行的平穩有效。

整體基本流程為：采購需求的提出→采購計劃的制定→物資設備計劃采購會議決定→采購供應商的選擇→商務交流及公開招標會的開展→采購價格的確定→領導審批→合同簽訂→驗收物資設備質量與數量→貨款結算與支付→合法合規檢查的開展。

（三）加強采購部門與人員監督管理

1.采購人員的監管。從整個采購流程來看，涉及的人員有具體采購人員、物資與設備驗收人員、具體使用物資人員、財務人員，因此，要針對涉及人員進行定期檢查與考核，檢查是否按制度規定執行、物資采購是否規范、采購物資質量是否優良，保存是否完好等。

2.明確采購涉及部門職能。從整個采購流程來看，采購設計需求申報采購計劃部門、財務審計部門、項目管理部門、紀檢監察部門、物資設備采購部門等一系列部門，只有明確部門在采購過程中的職責才能更好地實現采購的透明高效。采購部門，主要負責單位日常物資設備的采購計劃審核、采購，并對相關流程進行規范，從而使物資供給及采購流程更加科學化、專業化；財務審計部門，主要是制定及執行單位內部的各項財務工作，并對財務管理制度、成本控制制度及財產管理制度進行統一管理；項目管理部門主要負責項目計劃及目標的制定，并在相關運行過程中提供一定的技術服務，從而提高運營效率。

綜上所述：合理高效的物資設備采購必須立足于制度體系完善、流程建設、單位內部的相關部門與工作人員等每個環節進行優化、控制和監督，不僅要進行事后監督，更要在事前、事中進行監督，實現采購事項的順利平穩進行。

參考文獻

[1]蔡立輝.物資采購管理[M].北京：清華大學出版社，2013，15-16.

[2]呂曉陽.現代設備采購管理[M].北京：清華大學出版社，2010，143.