ERP系統對預算管理所產生的作用

陳小麗

預算管理是西方國家的企業為加強企業內部管理和控制，提高自身市場競爭能力和抵御風險能力，以實現企業經營戰略目標而建立起來的一種內部管理制度。全面預算管理會涉及到企業各方面的數據和流程指標。而ERP系統能夠整合數據與業務流程，可以滿足全面預算管理的要求，能夠充分體現全面預算管理的基本內涵，可以作為全面預算管理的載體。面對煤炭市場的低迷，煤機產品日漸飽和、市場競爭更加激烈、利潤十分微薄的情況下，我企業依靠ERP系統實施全面預算管理。

一、預算的編制流程

（一）我企業采取的是混合式（上下結合）的預算編制方式

企業的最高管理層通過對前期預算完成情況、內外部環境變化的分析，公司戰略和業務戰略的制定或調整，提出下一個年度經營目標。各相關部門根據產品設計和制造說明，針對現有機器設備、人力條件，優化生產程序，選擇最經濟的生產方式，制定嚴格的作業操作規程。成立定額小組，專門負責單位產品成本、費用定額的編制、修訂與監督，定額的制訂結合實際生產力現狀，并參考歷史標準或行業先進水平。對住宿費、交通費、招待費等制訂開支標準，實行定額控制，超過標準不得報銷。生產預算、成本計劃、費用預算必須報經公司總經理批準、財務總監核準后執行，各單位根據公司下達的預算指標在本部層層分解，各執行單位將年度預算結合本部門的業務情況、經營特點將每月的預算費用如辦公費、業務招待費、通訊費、會議費、勞保費、差費、汽車費用等等錄入ERP系統。

（二）管理規劃部對各預算部門的預算初稿進行審核

審查是否符合其企業戰略目標，是否在可接受的范圍內，是否可行，對于不符合企業發展戰略或預算目標的事項，對于審查平衡中發現的問題，管理層與各分廠部室就本預算出現的問題進行相互溝通，討論、協商、通過雙向溝通提出修改意見予以修改。管理規劃部對各預算執行單位上報的預算草案在ERP系統進行匯總。經最高管理層審議批準后的企業年度總預算由管理規劃部下達各預算執行單位執行。這ERP系統中一目了然，既節省了時間成本又能實時監控。

二、預算的執行及控制

（一）現就管理費用預算舉例，管理費用是一個綜合的預算項，企業細分為辦公費、業務招待費、通訊費、會議費、勞保費、差費、汽車費用等。只要“管理費用”這個預算總項的額度不超出預算，各車間部室就可以繼續報銷，否則發生的費用財務部門有權不予報銷。管理費用在ERP中是按月控制，當有部門預算超標時，在錄入費用時系統會提示該部門費用超標，這有利于財務部門及時掌控，告知該部門因為預算超標，不能報銷。財務就達到了事中控制，不在被動的事后控制，從而對費用加以控制。

（二）為了保證預算的權威性，預算一旦形成，在企業就好比是法律，一般是不予調整的，如因特殊情況需要調整預算的，需由預算部門提出申請，報管理規劃部審批，經層層審核，由總經理簽署意見后做預算調整，這樣各部門在報預算時就更加謹慎。

（三）預算的實時控制。ERP系統更直觀的了解到各部室當年發生的費用，節約與超支及預算執行情況。還能與預算目標進行對比，找出差異，分析原因，并根據差異的大小和性質，及時發現和解決預算執行過程中出現的問題和存在的風險，為預算控制提供目標、方向和重點，提出相應的改進性措施。通過建立成本費用控制系統明確責任主體，并對其進行責任預算、責任核算、業績考核、報告及評價，實現成本費用的事前、事中、事后的全程有效控制。

（四）依靠ERP系統實現了全面預算管理系統與財務核算系統的對接，費用的發生必須按照有計劃（預算）、有審批的原則進行控制管理，通過健全費用審批制度，明確審批的人員及其權限，監督預算執行，減少超額度、超標準、亂開口子和造假等不正常現象的發生。

三、以財務為核心的全面預算管理有效的通過ERP系統來控制實施

（一）企業授權財務部門對期間費用進行統一管理

財務部門必須按照公司規定的費用開支范圍和開支標準，嚴格執行費用預算、費用標準和費用審批制度，對每一筆費用支出都進行認真審核，違反規定的費用支出一律不予報銷。各車間部室必須建立健全成本核算制度，嚴格按成本核算操作規程傳遞、記錄、核算成本信息，并充分應用電子技術及統計分析方法揭示成本變化趨勢，用于成本決策。

（二）全面預算管理與ERP進行有機的結合

為此企業與軟件公司專門針對本企業實際情況開發了本企業ERP預算管理系統，經過幾年的努力和大量的測試，本企業初步建立起以現金流為紐帶、以成本費用控制為重點的全面預算管理，并初步實現了ERP系統與經濟業務、財務會計、管理會計信息系統的協同。

（三）全面預算管理依靠ERP系統的數據支持，為確保預算的有效執行，為預算控制發揮提供良好的信息平臺

ERP管理系統信息平臺使全面預算數據與財務核算數據能夠資源共享，全面預算管理系統能夠自動從財務核算系統提取所需數據，并自動形成相應的差異分析表，在憑證制單時進行預算控制。可見，這種編制預算的方式，自動化程度明顯提高，各車間部室能夠協同完成預算工作，勞動量明顯減輕，提高了全面預算管理的應用效果。

四、ERP參與預算為企業管理提供有力的數據支持，有效的推進全員參與預算管理

（一）ERP系統對預算事項的事中和在線控制的優點是控制嚴格、數據準確，能及時有效的反饋到領導層，對預算執行預算也有一定的推動作用。就不會出現預算管理，只是流于形式，無人執行監督，財務部門工作被動，執行不力無法參與到預算管理中去。通過良好的協調機制和快速的反應能力，及時正確地處理生產過程發生的異常情況，期間費用實行歸口分級管理。根據管理權限和管理責任相結合的原則，對期間費用實行權責制，并根據各項費用的具體情況，進行層層分解，層層落實。年終根據預算進行考核，對突破指標的部門、單位和個人要進行懲罰，節約的給予獎勵。

（二）將全面預算與ERP進行結合，使用ERP系統將大大減少預算執行的工作量，為進一步細化預算、硬化控制提供了現代化的手段，提高了工作效率的同時，又減少了大量的人力物力成本，還能保證數據的可靠、資源共享方便有效地實現全面預算的編制，數據信息來源更真實有效，對各車間部室提供的數據資料有根有據，更具有說服力。通過ERP系統把發生的相關費用整理出來，直接傳遞到相關的車間部室，引起各車間部室的注意，控制成本費用。ERP這種數據信息的及時傳遞，既有效地控制了費用的發生，又有力的執行了預算。

對企業推行ERP控制下的預算管理編制流程及執行情況，通過ERP系統來實現企業全面預算管理，數據信息的及時傳遞與共享，對預算進行實時監控，從而避免浪費及一些錯誤的發生，從而達到全面參與預算，全員參與管理的目的。對公司提高管理水平、節約成本費用、實現經濟效益增長都具重要作用。

參考文獻

[1]《財務管理》.

[2]網絡資料.