淺談利用EXCEL創建現金日記賬

吳興林

【摘要】現金日記賬是由出納人員根據審核無誤的現金收付憑證，序時逐筆登記以反映現金增減變動的賬簿，我們可以用Excel強大的制表功能創建現金日記賬結構，輸入現金收付內容，實現通欄單紅線，并實現余額的自動計算。

【關鍵詞】Excel 現金日記賬 通欄單紅線 余額計算

現金日記賬是由出納人員根據審核無誤的現金收付憑證，序時逐筆登記以反映現金增減變動的賬簿。任何一個單位，只要有現金收付業務，就必須設置現金日記賬。Excel可以說是Windows平臺上最為成功的應用軟件之一，我們可以用Excel強大的制表功能創建現金日記賬。

一、建立現金日記賬結構

打開Excel工作簿，創建一個名為“現金日記賬”的工作表。在該工作表的第一行，輸入“現金日記賬”，將下劃線設置為“雙下劃線”。在第二行各單元格依次輸入年、月、日、憑證編號、類別、摘要、借方、貸方和余額等內容。然后利用Excel的制表功能，設置好邊框等內容，建立現金日記賬結構。

二、輸入現金收付業務內容

在輸入現金收付業務內容的時候，為了輸入方便和防止輸入錯誤，可以對類別項添加數據有效性控制，將類別分為營業款、個人還款、保證金收入、取款、其他收入、費用報銷、個人借款、存款、退還保證金和其他支出等十大類。在數據有效性對話框中，單擊“設置”選項卡，在“允許”列表框中，設置為“序列”，在“來源”文本框中輸入“營業款，個人還款，保證金收入，取款，其他收入，費用報銷，個人借款，存款，退還保證金，其他支出”，單擊確定按鈕完成數據有效性設置。

輸入現金收付業務內容后，正確的現金日記賬如圖1所示。

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圖1

三、通欄單紅線的實現

每日業務終了，應分別結出當日和本月現金借方和貸方合計數及賬面余額，在摘要欄要注明本日合計和本月累計，并在下面畫一條通欄單紅線。

選擇E4單元格，單擊“格式”菜單中的“條件格式”命令，打開“條件格式”對話框。在“條件1⑴”中選擇“公式”，在右邊欄目中輸入公式“=OR（$E4=“本日合計”，$E4=“本月累計”，$E4=“期初余額”）”。單擊“格式”按鈕，設置字體顏色為“紅色”，設置紅色下邊框。單擊“格式刷”按鈕，選擇單元格區域A4：H19。

至此，摘要欄中的內容為期初余額、本日合計或者本月累計的時候，會出現通欄單紅線。

四、余額自動計算及糾錯

按照常規，H5的計算公式為“=H4+F5-G5”。然后，利用Excel的自動填充功能，拖動填充柄至H19，形成如圖2所示的現金日記賬。

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圖2

很顯然，本日合計欄和本月累計欄所在行的余額是錯誤的，因為本日合計與本月累計只是一種統計方式，沒有發生任何現金增減變動的經濟活動，所以余額不會發生變化，H11、H12和H13的數額是相等的，H17、H18和H19也是相等的。

所以，我們把H5的計算公式改為“=IF（OR（E5={“本日合計”，“本月累計”，“本年累計”}），H4，H4+F5-G5）”，然后，利用Excel的自動填充功能，拖動填充柄至H19，形成如圖3所示的現金日記賬。

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圖3

到此為止，現金日記賬的公式和余額才是正確的。但是，我們在這只是以二天的經濟活動為例，假如我要提前把公式寫到H20，就會出現圖4的情況。

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圖4

后面的經濟活動還沒有開展，但是余額就顯示出來了，很不美觀。所以，我們要再一次修改H5的計算公式為“=IF（AND（F5=“”，G5=“”），“”，IF（OR（E5={“本日合計”，“本月累計”，“本年累計”}），H4，H4+F5-G5））”，然后，利用Excel的自動填充功能，拖動填充柄至H20，形成如圖5所示的現金日記賬。

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通過以上四個方面的操作，我們就可以創建出一個比較美觀實用的現金日記賬。

基金項目：江西省高等學校教學改革研究省級立項課題（項目編號：XJG-14-58-3）。

參考文獻

[1]伊娜.Excel在會計中的應用.高等教育出版社.