談高校財務“報銷難”的原因與解決對策

張娟娟　馬巧選

摘 要：目前，我國高等教育事業飛速發展，高校經費來源渠道日益多元化，經費收入規模不斷擴大，而財務人員不可能同比增加，加之財務報銷日益復雜，“報銷難”已經成為困擾各高校財務的重要問題。文章就高校財務“報銷難”的現狀及原因進行剖析，并給出提升財務報銷效率的措施及建議。

關鍵詞：高校財務 報銷流程 報銷分流

中圖分類號：F234 文獻標識碼：A

文章編號：1004-4914（2016）03-100-02

近年來，我國高等教育事業飛速發展，高校師生規模不斷擴大，國家對高校的經費投入力度也持續增加，財務收入日益多樣，財務支出更加復雜，使得高校財務報銷業務量及難度大大增加，財務“報銷難”的問題已經逐漸凸顯。現階段，如何規范高校財務報銷流程，提升高校財務報銷效率，已經成為高校財務管理的一個重要課題。

一、高校財務“報銷難”的原因剖析

1.國家監管嚴格，各類政策影響重大。高校的資金來源大多以國家財政撥款為主，輔以學費收入、科研經費收入、聯合辦班收入、校辦產業的上繳收入等形式。高校經費來源的特殊性，決定了經費支出要接受國家的嚴格監管。財政部針對高校各項資金、資產的管理政策，多達幾十種，例如，“國家科技重大專項經費管理辦法”、“國家科技支撐計劃專項經費管理辦法”、“關于進一步規范和加強行政事業單位國有資產管理的指導意見”等。不同的政策側重點不同，所管理的各項經費在報銷范圍、報銷標準上各有差異，這給高校財務人員帶來一定的難度。另外，隨著全球經濟的發展，我國經濟政策的制定依據與背景也在不斷發生變化，在執行過程中可能與實際情況不相符或出現滯后性，影響著財務人員的判斷力，從而增加了報銷的難度。例如，碰到政策中沒有明確規定的經濟事項，財務人員不僅要檢查發票的真實性，還要判斷事項發生以及報銷范圍的合理性等問題。

2.會計核算與預算脫離，經費報銷日益復雜。高校經費來源日益廣泛，經費規模不斷擴大，導致高校財務關系也愈加復雜，經費報銷難度大大增大。同時，高校經費使用具有特定性的特點，而經費預算又不可能具體到每筆經費如何使用上，導致會計核算在實務操作中越來越復雜，經費項目的設置呈現批量性增加的趨勢，這就要求高校財務人員在核算過程中掌握各類經費的支出要求和范圍，不僅增加了財務報銷的工作量，也使得報銷的過程更加復雜。

3.財務報銷流程繁瑣，程序簡化需要過程。如何簡化財務報銷流程，是近幾年來各學者探討高校財務報銷問題的一個重要方面。其中，無現金報銷、網上預約報銷、公務卡報銷等是現階段備受關注的成果。無現金報銷方式在出納清點現金以及報銷人領取現金的環節簡化了程序，但是，并沒有減少高校與銀行之間的對賬工作；網上預約報銷方式的關鍵在于把發票的分類、粘貼工作分攤給經費報銷人，而財務人員仍然需要對票據進行審核；公務卡報銷方式有效地減少了現金支付的風險，但是，如何將公務卡使用進行普遍性的推廣仍需要一個過程。

4.報銷時間過于集中，尤為年底更加突出。圖1列示了“某高校近五年平均每月制證數量”，可以看出，報銷時間集中在6、9、10、11、12月，尤其是11月和12月更加嚴重。分析原因，6月份是暑假放假前一個月，9月份是暑假開學第一個月，暑假期間學生實習、教師外出出差、培訓任務多；10月、11月和12月則是會計年度上的最后一個季度，部分財政經費撥款等支出不理想，有可能會被收回。平時，教師由于教學任務及科研工作的忙碌，疏忽了財務報銷，而在經費要被收回時才產生緊迫感，將積攢已久的發票集中報銷。而集中報銷并不能達到預期的效果，一方面，集中報銷導致財務大廳嘈雜、擁堵，每日解釋問答的聲音互相掩蓋，如同集市，在如此嘈雜的報銷環境中，教師等待時間又很長，難免會引發情緒焦躁；另一方面，面對擁擠的人流，加之復雜、繁重的報銷工作致使財務人員大腦超負荷運轉，在嘈雜的環境中久坐，勢必會影響工作質量和效率。

5.財務報銷信息不對稱，發票整理不規范。高校的各類報銷制度，大到財經法規，小到報銷程序，由于信息不對稱，宣傳不到位，導致師生們無法及時、準確地掌握，嚴重影響財務報銷的準確度和效率，這也是很多教師口中所說的“報銷難”的一個重要原因。由于信息不對稱，部分師生獲取的發票信息不準確、不完整、不規范，例如付款單位名稱錯誤、缺少費用清單或明細、發票專用章或財務專用章沒有加蓋，類似發票無法報銷，只能重新換取，客觀上導致了“報銷難”的情況時有發生。

二、提升財務報銷效率的措施及建議

1.增加財務人員人數，加強人員業務培訓。目前來看，高校經費收入成逐年增長趨勢，而財務報銷人數不可能同比增長，為了緩解經費增長與報銷人員缺乏之間的矛盾，應當適度擴大財務人員的規模，增加人數，才能將報銷人員從繁瑣、高強度的報銷工作中解脫出來。在保證報銷人員有足夠的時間進行思考和判斷之后，才談得上提高報銷效率、加快報銷速度等問題。

報銷效率的提高離不開高水平的業務能力。一方面，當國家出臺新的政策和法規時，高校要及時組織財務人員進行學習，準確、全面地掌握新政策、新法規的各項規定及內涵，做到與時俱進；另一方面，高校要增加財務人員的培訓經費，可以聘請銀行、稅務、審計等單位的專家來講授工作中的問題及解決辦法，也可以在單位內部各個科室之間開展業務交流，對實際工作中出現的問題進行集體討論，形成解決方案，避免出現同一報銷業務不同人處理口徑不同的情況。

2.規范財務報銷流程，細化財務報銷崗位。財務報銷流程繁瑣、難以理解，是現階段高校“報銷難”的一個重要原因，高校要從基礎環節做起，不僅要把財務報銷流程規范成文本性的文件，更要通過繪制報銷流程圖來簡單、明了地列示出各項費用的報銷操作過程，以方便經費報銷人查詢。筆者以差旅費和教學設備維修費為例，繪制報銷流程圖（見圖2）。可以看出，出差前預借差旅費、出差后返回報銷差旅費或是教學設備維修費報銷業務，報銷人可直接按照流程圖所示辦理手續，簡潔、明了，容易理解。這樣，可以有效避免因手續不齊全而多次往返財務部門的情況發生。

按照報銷業務類型的不同，高校可以分別設置事業經費報銷崗、國撥專項經費報銷崗、橫向科研經費報銷崗、縱向科研經費報銷崗以及其他經費報銷崗等，通過細化報銷崗位，細化財務人員的工作內容，明確分工，在既有分工又能合作的前提下，財務報銷效率才能大幅提升。

3.構建新型報銷模式，有效銜接三項成果。前面提到，無現金報銷、網上預約報銷、公務卡報銷等是近年來學者在研究如何簡化財務報銷流程上取得的三項重要成果，網上預約報銷的關鍵在于讓經費報銷人參與到財務報銷的前期工作中，讓報銷人進行票據的簡單分類、計算與粘貼工作，減輕了財務人員的工作負擔，是一種配合、協作的報銷形式；無現金報銷的優勢是減少了現金支付的風險，簡化了財務出納清點現金以及報銷人領取現金的環節；公務卡報銷則直接有效地規避了現金支付的風險。由此看來，網上預約報銷的優勢主要體現在報銷前的準備上，經過這一環節，財務人員可直接進行票據的審核與制單，省時、提高效率，而無現金報銷和公務卡報銷的重點是報銷完成后的支付方式，規避現金支付風險，規范支付環節，通過銀校互聯系統，直接將報銷資金打入公務卡中，省時、省力。因此，高校財務報銷可以考慮把網上預約報銷、無現金報銷和公務卡報銷結合起來，構建新的財務報銷模式。

4.督促師生報銷分流，合理安排報銷時間。為解決報銷時間過于集中的問題，緩解集中報銷帶來的壓力，高校可以采取報銷分流措施，給暫付款清理、催回發票、往來費用等常規性的業務設置清理期限，以督促師生及時辦理；對橫向科研等項目經費，可以同科研管理部門一起協商，共同引導師生將項目開展過程中用到的辦公用品、勞保用品、試驗材料及試劑、實驗設備等費用結算業務分散開，盡可能安排在上半年相對輕松的時間進行辦理，并逐步實現由學校統一采購、統一報銷；在財務報銷任務重的月份，可以設置兼職的財務報銷秘書崗位，大多數高校都有經濟管理專業，在財務部門設置學生實習崗位，對他們進行簡單的業務培訓，讓其了解學校的各類經費報銷管理辦法，掌握財務報銷流程以及發票合規性檢查要求，由他們負責接待并解決各類財務報銷業務的咨詢、解釋及引導工作。這樣，財務人員就能有更多的時間去判斷和思考資金來源的合理性、簽字手續的完備性、會計科目的選擇以及憑證摘要的書寫準確性，搭建起報銷人與財務人之間有效的溝通橋梁。

5.普及財務報銷知識，解決信息不對稱問題。首先，各高校財務部門要加強網站建設，將報銷中涉及的法律法規、國家政策、高校財務制度、經費收支管理規定、費用審批程序、科研經費報銷規定、經費支出范圍、經費報銷流程、原始單據粘貼要求、學費收繳系統等系統、文件的功能、使用方法與要求通過網絡系統進行公開，以方便報銷人查詢；其次，高校財務部門可以設置專門的答疑解惑時間或是電話熱線，為報銷人提供咨詢服務；第三，高校財務部門可以通過向全校師生開展報銷業務培訓會或講座等多種形式，宣傳增加財務報銷工作的透明度，讓全校師生全面地掌握財務報銷知識，了解財務報銷的流程與要求，也可以鼓勵各學院配備專職的報銷人，對于科研業務比較多的教師配備報銷秘書，定期對他們普及財務報銷知識，著重培養。

6.查詢發票真偽驗證，共同接受監督與檢查。高校經費來源的特殊性，決定了經費支出要接受國家的嚴格監管。財務人員審核的發票、單據、制過的憑證等都要接受教育部、稅務機構、審計機構等多個方面的監督與檢查，且憑證存放時間長達15年。因此，為了盡量減少不必要的財務審核風險和會計核算風險，高校財務報銷須知中可以明確要求報銷人自行提供其報銷發票的真偽查詢證明，在報銷之前，自行網上查詢真假并打印出查詢結果，秉持發票“誰報銷、誰負責”的原則，財務人員不再進行查詢。這樣，不僅可以節約財務人員的時間，提高報銷效率，也可以引導師生共同監督發票真偽，抵制假發票。

隨著高校財務報銷流程的逐步規范、報銷崗位的逐步細化、報銷模式的逐步創新、報銷信息的逐步透明化及財務管理水平的逐步提升，再加上人員業務能力的進一步提高，財務“報銷難”將不再是困擾高校財務的難題。

參考文獻：

[1] 周文瓊，謝靖，葉枚，申艷麗.面向移動云計算的高校財務報銷審批系統.財會月刊，2014（10）上：117

[2] 趙建榮.“網絡報銷”在企業財務管理中的運用分析.商業會計，2014（5）：10，97

（作者單位：中國石油大學（華東），中國石油集團海洋工程（青島）有限公司 山東青島 26600）

（責編：若佳）