利用endnote有效幫助研究生論文檢索寫作

逯紫茜?

摘 要：在知識大爆炸的數字化信息時代，信息資源迅速增長，人們檢索信息變得更為便捷。但信息混亂等情況卻確實影響著人們的資源利用效率。對于研究生而言更是如此，在撰寫論文的過程中，對參考文獻的排版引用等工作讓人極為頭疼，更為甚者是影響了學術成果的輸出展示。若能更好解決這一問題，會有效提高工作效率，提升科研者們工作學習積極性。因此，學習利用好如endnote類似的文獻管理軟件顯得更為迫切。本文以新傳專業為例，就研究生如何利用endnote這一主流信息檢索軟件從而提高論文使用效率做簡要分析。

關鍵詞：Endnote；文獻著錄；文獻管理；文獻搜索；endnote與word；endnote缺陷

中圖分類號：TP311 文獻標識碼：A 文章編號：1672-8122（2016）07-0128-02

隨著時代的發展，海量的數據資料充斥著人類的生活，從新聞角度來說，信息發布從單一走向多元，新聞把關變得非專業化，言論自由看似達到了一個新的高度，實則存在著信息混亂等更為嚴峻的問題。對于新聞與傳播類研究生來講，一個專業素養的養成，不僅靠專業基礎知識，還要隨時跟進信息變化，在確認其真實性的基礎上需要對大量信息進行辨別與分類整合。但當下事實卻是信息混亂影響著學術成果的輸出展示，同時也影響了信息的及時發布，這是對一個新聞專業者最大的考驗。為了消除這種尷尬，有效利用好文獻資料和信源價值，一些參考文獻管理軟件應運而生。

一、選擇endnote的原因

1.軟件是社會需求產物。隨著網絡的盛行，人類的學問由以前的紙質化時代發展到以網絡為主的信息化管理時代。在全球村背景下，人們只需要動一動手指，就能搜索到幾乎所有需要的資料。但信息同時大量充斥伴隨著信息失實、信息重復等情況。失實和重復雖然可通過反復確認來辨別，卻無疑加重了工作量，并且是可以避免的。這種參考文獻的誕生便為提高使用者工作效率、避免重復工作提供了可能。

2.文獻著錄規則化。我國自2005年起，就針對文章后部參考文獻著錄規則做了一系列規定，詳細可參考《文后參考文獻著錄規則》。這個標準將不同類型的文章做了不同規定格式。“按照著錄對象，分為專著、專著中的析出文獻、連續出版物、連續出版物中的析出文獻、專利文獻、電子文獻這 6大類型”[1]。

我國頒出這樣的新規定，某種程度上是國家進步的體現。這項規定規范了文獻管理，對學術發表的嚴謹度要求提升了一個高度，同時，對文獻檢索者、專家、學者和學生的文獻發表也提出了更高的文獻素質要求。

3.軟件需適用國情。大數據造成了海量的數據需要具體檢索。國外文獻管理軟件通行的主要有endnote、mendeley等，在國內主要有noteexpress、醫學文獻王等。

雖然中國近幾年在文獻管理軟件上做得已有了明顯提高，但不得不承認，國外在軟件方面做得較中國更早期也更為完善。對于國外的軟件，筆者認為中國可抱有他山之石的學習態度。在國外的軟件中，選擇EndNote管理引用參考文獻一直是主流選擇。“Endnote 由Thomson Corporation下屬的Thomson ResearchSoft 開發。Thomson ResearchSoft是以學術信息市場化和開發學術軟件為宗旨的子公司。[2]”不過近幾年來，不斷有使用者提出對于中國使用者而言，noteexpress更為方便，因為其對于中文的適用性、支持率更高。但就檢索廣泛度而言，還是endnote更占國際優勢，因為其支持國際期刊的參考文獻格式有3776 種，寫作模板幾百種，涵蓋各個領域的雜志。

二、endnote簡介

EndNote參考文獻目錄管理軟件，“是由美國科學信息所研制開發的應用軟件，目前已經更新到第15版”[3]。

Endnote的功能主要有三方面：文獻搜索；文獻管理；文獻編輯。在這里先來對幾個概念做一下區分：

“Library ：用來保存參考文獻數據的文件，即database；Filter：即把檢索獲取的參考文獻導入到EndNote的過濾方式。由于數據來源不一樣，因此數據格式都不一樣，所以導入數據時要根據具體情況選擇對應的Filter”；Style：樣式，即參考文獻的格式。可根據投稿需要選擇或自定義格式；Reference Type：參考文獻類型，如期刊、圖書等。

三、endnote文獻搜索

文獻搜索在某種意義上也就是創建個人數據庫。創建個人數據庫有三個主要步驟：a.手工輸入建立文獻記錄；b.在線檢索建立文獻記錄；c.檢索結果導入文獻庫：數據庫結果導入、搜索引擎結果導入。

具體步驟：打開endnote軟件，選擇creat a new endnote library，也即創建一個新的個人數據庫，若有已有數據庫，選擇打開已有數據庫。保存為enl.文件，建議保存在非系統盤內，避免因重裝系統而導致的數據丟失。在個人數據庫中分組（group），便于瀏覽和管理文獻，每個組可以相對應一個主題。group的概念，相當于文件夾，最多建500個；同時在每個group里可建立group或smart group；相當于再次分組。一篇文獻可以同時放在多個群組；從群組中刪除的文獻，仍保留在數據庫中。

1.手工輸入，較少使用。New reference界面，下拉欄選擇保存文獻種類，一般為英文顯示。下方輸入auther、year、title等。首次輸入的作者、期刊名和關鍵詞顯示紅色，之后這些文字會在Term list自動登記在案，下次輸入同樣文字時會自動跳出并顯示為黑色。作者名的表示方式有三種： daren li；li d R；li，da ren。當需要做筆記時一般在下方的notes一欄輸入。文獻記錄輸入好后直接關閉窗口或在File處點擊“Close Reference”就會自動保存文獻信息。

2.在線聯網，較多使用。選擇tools中online search，在提供引擎中選擇一個搜索網站，比如Pubmed（NLM）。Search for：輸入檢索詞；in field：選擇搜索字段。選擇下載篇數。注1：需要注意，在線檢索后，文件是以暫時下載的狀態存在的，若關閉則文件丟失；注2：可以通過Shift和ctrl鍵選擇需要的文獻保存；注3：下載文獻只是摘要，若需要全文顯示需選中另行全文下載。

3.檢索結果導入endnote，以cnki為例。許多數據庫都有直接的Endnote導出格式，即使沒有導出格式，我們也可以根據簡單的變換把文獻記錄導出。“但是部分數據庫，主要指中文數據庫，我們則需要自行編輯過濾器將文獻導入文獻庫。[4]”中國學術文獻出版總庫：cnki網站搜索，選中文獻，選擇存盤，在彈出頁面中選擇endnote，輸出到本地文件。保存為txt格式。在endnote軟件中選擇import。同樣的道理，有時我們會在網站下載一些pdf格式的文檔，用同樣的步驟可以將本地的pdf文件導入到endnote中去。

四、endnote管理文獻

“endnote文獻管理功能包括添加、刪除、排序、去重、標星等一般性管理，也包括自動分組、統計分析、形成統計圖表等智能化管理。[5]”前者是較為普遍性功能，但后者卻是區分其他不完善軟件的特殊功能，是評估軟件性能的重要標志。

當需要用endnote對文獻進行管理時，可通過打開endnote個人數據庫，點擊文獻前方year排序瀏覽，瀏覽摘要，根據重要程度加星標，再通過點星標二次排序，文獻便會按星標重要次序進行排列。通過ctrl+選中文檔右鍵，選擇show selected references可只顯示選中文獻。在my groups區域，可創建文件夾，右鍵creat。可通過拖拽和右鍵添加的方式將文檔放進分組。Endnote支持兩級目錄，在母文件夾目錄下可繼續創建文件夾。注：創建smart group，它可自動檢測包含關鍵詞的文獻進入文件夾，也即通過作者、年份、條件等進行自我分組，這是endnote強大功能體現之一。右鍵選中文獻全文下載；右鍵粘貼或拖拽本地附件。

五、endnote在論文寫作中與word適配性

EndNote 除了具有強大的文獻管理能力，還能方便地將文獻插入到Word文檔中，并依據不同期刊的要求，自動生成對應的參考文獻格式。這解決了不少研究生在論文寫作中最為頭疼繁瑣的問題之一。

1.利用EndNote提供的期刊模板撰寫文章。在Tools中的Manuscript templates中查找所要投稿的期刊模板后，便可以根據向導一步步填寫相應內容。在文章中按期刊參考文獻格式要求直接插入參考文獻，如果有刪除或插入的參考文獻，系統會自動改寫參考文獻序號及順序。

2.在word中插入引用腳注。安裝好endnote之后，word中會自動出現endnote插件圖標，光標放在需要插入位置，打開endnote選中文獻可直接插入word中。在word中，endnote可根據選擇不同投稿類型自動更新腳注格式。腳注格式重要性在前文已提過，不再贅述。Endnote還提供了論文模板和引文編排功能，在某種程度上為研究生的論文謄寫提供了方便。

六、endnote缺陷

不可否認，諸如endnote這類軟件的出現大大提升了工作者的工作效率，但是在使用過程中還是會顯現出一些缺陷，若能有效改進這些問題，Endnote又會增進一批新的用戶群。

1.endnote與word不能兼容：在安裝過程中因為沒有先關閉office等原因，導致endnote在word中不顯示，就此網友總結了幾種解決辦法。其中使用反饋率最高的方法是：在endnote安裝目錄里找到EN9CWYW.dot/EN9Cwyw.WordXP. wll這2個文件，copy到C：＼Documents and Settings＼你的用戶名＼Application Data＼Microsoft＼Word＼STARTUP文件夾里即可；2.endnote與中文適配性較弱，甚至無法顯示中文：這樣就導致了很多國內使用者拋棄老牌endnote轉而使用noteexpress。網上流傳的多為網友自制漢化版；3.endnote兼容軟件較少：除了與word兼容以外，與wps等軟件都不兼容，這無疑會縮窄用戶量。

當今時代，已不僅僅是拼人才的時代，而是一個拼效率的時代。怎樣才能提升自己的競爭力，提高自己的效率才是一個研究生應該關注的。Endnote作為一款資歷深、市場廣的信息檢索軟件，其功能的強大毋庸置疑，雖然受到一些新興軟件的沖擊，但其市場廣度依舊不容小覷。不只是針對某一類研究生，所有研究生在進行文獻檢索與管理時，面對海量的文獻資料，僅僅學會熟練掌握是遠遠不夠的，更要學會科學有效的管理與使用。因此，學會有效利用這類文獻管理軟件將是新一代學術工作者不可或缺的能力之一。

參考文獻：

[1] 朱大明.學術會議文集析出參考文獻著錄的規范化[J].中國科技期刊研究，2014（12）.

[2] 姚煒，陳蘭，王德.基于Endnote的CNKI文獻導入方法[J].現代情報，2008（1）.

[3] 焦艷平.Endnote個人參考文獻圖書館簡介與基本使用方法[J].現代圖書情報技術，2004.

[4] 最受歡迎的文獻管理工具[EB/OL].國家科學圖書館講義，http：// www.docin. com /p-537010208.html.

[5] 陳定權；劉頡頏.參考文獻管理軟件評析與展望——以Endnote、NoteExpress為例[J].現代圖書情報技術， 2009（Z1）.

[責任編輯：傳馨]