利用endnote有效幫助研究生論文檢索寫作

逯紫茜?

摘 要：在知識大爆炸的數(shù)字化信息時代，信息資源迅速增長，人們檢索信息變得更為便捷。但信息混亂等情況卻確實影響著人們的資源利用效率。對于研究生而言更是如此，在撰寫論文的過程中，對參考文獻的排版引用等工作讓人極為頭疼，更為甚者是影響了學(xué)術(shù)成果的輸出展示。若能更好解決這一問題，會有效提高工作效率，提升科研者們工作學(xué)習(xí)積極性。因此，學(xué)習(xí)利用好如endnote類似的文獻管理軟件顯得更為迫切。本文以新傳專業(yè)為例，就研究生如何利用endnote這一主流信息檢索軟件從而提高論文使用效率做簡要分析。

關(guān)鍵詞：Endnote；文獻著錄；文獻管理；文獻搜索；endnote與word；endnote缺陷

中圖分類號：TP311 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1672-8122（2016）07-0128-02

隨著時代的發(fā)展，海量的數(shù)據(jù)資料充斥著人類的生活，從新聞角度來說，信息發(fā)布從單一走向多元，新聞把關(guān)變得非專業(yè)化，言論自由看似達(dá)到了一個新的高度，實則存在著信息混亂等更為嚴(yán)峻的問題。對于新聞與傳播類研究生來講，一個專業(yè)素養(yǎng)的養(yǎng)成，不僅靠專業(yè)基礎(chǔ)知識，還要隨時跟進信息變化，在確認(rèn)其真實性的基礎(chǔ)上需要對大量信息進行辨別與分類整合。但當(dāng)下事實卻是信息混亂影響著學(xué)術(shù)成果的輸出展示，同時也影響了信息的及時發(fā)布，這是對一個新聞專業(yè)者最大的考驗。為了消除這種尷尬，有效利用好文獻資料和信源價值，一些參考文獻管理軟件應(yīng)運而生。

一、選擇endnote的原因

1.軟件是社會需求產(chǎn)物。隨著網(wǎng)絡(luò)的盛行，人類的學(xué)問由以前的紙質(zhì)化時代發(fā)展到以網(wǎng)絡(luò)為主的信息化管理時代。在全球村背景下，人們只需要動一動手指，就能搜索到幾乎所有需要的資料。但信息同時大量充斥伴隨著信息失實、信息重復(fù)等情況。失實和重復(fù)雖然可通過反復(fù)確認(rèn)來辨別，卻無疑加重了工作量，并且是可以避免的。這種參考文獻的誕生便為提高使用者工作效率、避免重復(fù)工作提供了可能。

2.文獻著錄規(guī)則化。我國自2005年起，就針對文章后部參考文獻著錄規(guī)則做了一系列規(guī)定，詳細(xì)可參考《文后參考文獻著錄規(guī)則》。這個標(biāo)準(zhǔn)將不同類型的文章做了不同規(guī)定格式。“按照著錄對象，分為專著、專著中的析出文獻、連續(xù)出版物、連續(xù)出版物中的析出文獻、專利文獻、電子文獻這 6大類型”[1]。

我國頒出這樣的新規(guī)定，某種程度上是國家進步的體現(xiàn)。這項規(guī)定規(guī)范了文獻管理，對學(xué)術(shù)發(fā)表的嚴(yán)謹(jǐn)度要求提升了一個高度，同時，對文獻檢索者、專家、學(xué)者和學(xué)生的文獻發(fā)表也提出了更高的文獻素質(zhì)要求。

3.軟件需適用國情。大數(shù)據(jù)造成了海量的數(shù)據(jù)需要具體檢索。國外文獻管理軟件通行的主要有endnote、mendeley等，在國內(nèi)主要有noteexpress、醫(yī)學(xué)文獻王等。

雖然中國近幾年在文獻管理軟件上做得已有了明顯提高，但不得不承認(rèn)，國外在軟件方面做得較中國更早期也更為完善。對于國外的軟件，筆者認(rèn)為中國可抱有他山之石的學(xué)習(xí)態(tài)度。在國外的軟件中，選擇EndNote管理引用參考文獻一直是主流選擇。“Endnote 由Thomson Corporation下屬的Thomson ResearchSoft 開發(fā)。Thomson ResearchSoft是以學(xué)術(shù)信息市場化和開發(fā)學(xué)術(shù)軟件為宗旨的子公司。[2]”不過近幾年來，不斷有使用者提出對于中國使用者而言，noteexpress更為方便，因為其對于中文的適用性、支持率更高。但就檢索廣泛度而言，還是endnote更占國際優(yōu)勢，因為其支持國際期刊的參考文獻格式有3776 種，寫作模板幾百種，涵蓋各個領(lǐng)域的雜志。

二、endnote簡介

EndNote參考文獻目錄管理軟件，“是由美國科學(xué)信息所研制開發(fā)的應(yīng)用軟件，目前已經(jīng)更新到第15版”[3]。

Endnote的功能主要有三方面：文獻搜索；文獻管理；文獻編輯。在這里先來對幾個概念做一下區(qū)分：

“Library ：用來保存參考文獻數(shù)據(jù)的文件，即database；Filter：即把檢索獲取的參考文獻導(dǎo)入到EndNote的過濾方式。由于數(shù)據(jù)來源不一樣，因此數(shù)據(jù)格式都不一樣，所以導(dǎo)入數(shù)據(jù)時要根據(jù)具體情況選擇對應(yīng)的Filter”；Style：樣式，即參考文獻的格式。可根據(jù)投稿需要選擇或自定義格式；Reference Type：參考文獻類型，如期刊、圖書等。

三、endnote文獻搜索

文獻搜索在某種意義上也就是創(chuàng)建個人數(shù)據(jù)庫。創(chuàng)建個人數(shù)據(jù)庫有三個主要步驟：a.手工輸入建立文獻記錄；b.在線檢索建立文獻記錄；c.檢索結(jié)果導(dǎo)入文獻庫：數(shù)據(jù)庫結(jié)果導(dǎo)入、搜索引擎結(jié)果導(dǎo)入。

具體步驟：打開endnote軟件，選擇creat a new endnote library，也即創(chuàng)建一個新的個人數(shù)據(jù)庫，若有已有數(shù)據(jù)庫，選擇打開已有數(shù)據(jù)庫。保存為enl.文件，建議保存在非系統(tǒng)盤內(nèi)，避免因重裝系統(tǒng)而導(dǎo)致的數(shù)據(jù)丟失。在個人數(shù)據(jù)庫中分組（group），便于瀏覽和管理文獻，每個組可以相對應(yīng)一個主題。group的概念，相當(dāng)于文件夾，最多建500個；同時在每個group里可建立group或smart group；相當(dāng)于再次分組。一篇文獻可以同時放在多個群組；從群組中刪除的文獻，仍保留在數(shù)據(jù)庫中。

1.手工輸入，較少使用。New reference界面，下拉欄選擇保存文獻種類，一般為英文顯示。下方輸入auther、year、title等。首次輸入的作者、期刊名和關(guān)鍵詞顯示紅色，之后這些文字會在Term list自動登記在案，下次輸入同樣文字時會自動跳出并顯示為黑色。作者名的表示方式有三種： daren li；li d R；li，da ren。當(dāng)需要做筆記時一般在下方的notes一欄輸入。文獻記錄輸入好后直接關(guān)閉窗口或在File處點擊“Close Reference”就會自動保存文獻信息。

2.在線聯(lián)網(wǎng)，較多使用。選擇tools中online search，在提供引擎中選擇一個搜索網(wǎng)站，比如Pubmed（NLM）。Search for：輸入檢索詞；in field：選擇搜索字段。選擇下載篇數(shù)。注1：需要注意，在線檢索后，文件是以暫時下載的狀態(tài)存在的，若關(guān)閉則文件丟失；注2：可以通過Shift和ctrl鍵選擇需要的文獻保存；注3：下載文獻只是摘要，若需要全文顯示需選中另行全文下載。

3.檢索結(jié)果導(dǎo)入endnote，以cnki為例。許多數(shù)據(jù)庫都有直接的Endnote導(dǎo)出格式，即使沒有導(dǎo)出格式，我們也可以根據(jù)簡單的變換把文獻記錄導(dǎo)出。“但是部分?jǐn)?shù)據(jù)庫，主要指中文數(shù)據(jù)庫，我們則需要自行編輯過濾器將文獻導(dǎo)入文獻庫。[4]”中國學(xué)術(shù)文獻出版總庫：cnki網(wǎng)站搜索，選中文獻，選擇存盤，在彈出頁面中選擇endnote，輸出到本地文件。保存為txt格式。在endnote軟件中選擇import。同樣的道理，有時我們會在網(wǎng)站下載一些pdf格式的文檔，用同樣的步驟可以將本地的pdf文件導(dǎo)入到endnote中去。

四、endnote管理文獻

“endnote文獻管理功能包括添加、刪除、排序、去重、標(biāo)星等一般性管理，也包括自動分組、統(tǒng)計分析、形成統(tǒng)計圖表等智能化管理。[5]”前者是較為普遍性功能，但后者卻是區(qū)分其他不完善軟件的特殊功能，是評估軟件性能的重要標(biāo)志。

當(dāng)需要用endnote對文獻進行管理時，可通過打開endnote個人數(shù)據(jù)庫，點擊文獻前方y(tǒng)ear排序瀏覽，瀏覽摘要，根據(jù)重要程度加星標(biāo)，再通過點星標(biāo)二次排序，文獻便會按星標(biāo)重要次序進行排列。通過ctrl+選中文檔右鍵，選擇show selected references可只顯示選中文獻。在my groups區(qū)域，可創(chuàng)建文件夾，右鍵creat。可通過拖拽和右鍵添加的方式將文檔放進分組。Endnote支持兩級目錄，在母文件夾目錄下可繼續(xù)創(chuàng)建文件夾。注：創(chuàng)建smart group，它可自動檢測包含關(guān)鍵詞的文獻進入文件夾，也即通過作者、年份、條件等進行自我分組，這是endnote強大功能體現(xiàn)之一。右鍵選中文獻全文下載；右鍵粘貼或拖拽本地附件。

五、endnote在論文寫作中與word適配性

EndNote 除了具有強大的文獻管理能力，還能方便地將文獻插入到Word文檔中，并依據(jù)不同期刊的要求，自動生成對應(yīng)的參考文獻格式。這解決了不少研究生在論文寫作中最為頭疼繁瑣的問題之一。

1.利用EndNote提供的期刊模板撰寫文章。在Tools中的Manuscript templates中查找所要投稿的期刊模板后，便可以根據(jù)向?qū)б徊讲教顚懴鄳?yīng)內(nèi)容。在文章中按期刊參考文獻格式要求直接插入?yún)⒖嘉墨I，如果有刪除或插入的參考文獻，系統(tǒng)會自動改寫參考文獻序號及順序。

2.在word中插入引用腳注。安裝好endnote之后，word中會自動出現(xiàn)endnote插件圖標(biāo)，光標(biāo)放在需要插入位置，打開endnote選中文獻可直接插入word中。在word中，endnote可根據(jù)選擇不同投稿類型自動更新腳注格式。腳注格式重要性在前文已提過，不再贅述。Endnote還提供了論文模板和引文編排功能，在某種程度上為研究生的論文謄寫提供了方便。

六、endnote缺陷

不可否認(rèn)，諸如endnote這類軟件的出現(xiàn)大大提升了工作者的工作效率，但是在使用過程中還是會顯現(xiàn)出一些缺陷，若能有效改進這些問題，Endnote又會增進一批新的用戶群。

1.endnote與word不能兼容：在安裝過程中因為沒有先關(guān)閉office等原因，導(dǎo)致endnote在word中不顯示，就此網(wǎng)友總結(jié)了幾種解決辦法。其中使用反饋率最高的方法是：在endnote安裝目錄里找到EN9CWYW.dot/EN9Cwyw.WordXP. wll這2個文件，copy到C：＼Documents and Settings＼你的用戶名＼Application Data＼Microsoft＼Word＼STARTUP文件夾里即可；2.endnote與中文適配性較弱，甚至無法顯示中文：這樣就導(dǎo)致了很多國內(nèi)使用者拋棄老牌endnote轉(zhuǎn)而使用noteexpress。網(wǎng)上流傳的多為網(wǎng)友自制漢化版；3.endnote兼容軟件較少：除了與word兼容以外，與wps等軟件都不兼容，這無疑會縮窄用戶量。

當(dāng)今時代，已不僅僅是拼人才的時代，而是一個拼效率的時代。怎樣才能提升自己的競爭力，提高自己的效率才是一個研究生應(yīng)該關(guān)注的。Endnote作為一款資歷深、市場廣的信息檢索軟件，其功能的強大毋庸置疑，雖然受到一些新興軟件的沖擊，但其市場廣度依舊不容小覷。不只是針對某一類研究生，所有研究生在進行文獻檢索與管理時，面對海量的文獻資料，僅僅學(xué)會熟練掌握是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，更要學(xué)會科學(xué)有效的管理與使用。因此，學(xué)會有效利用這類文獻管理軟件將是新一代學(xué)術(shù)工作者不可或缺的能力之一。

參考文獻：

[1] 朱大明.學(xué)術(shù)會議文集析出參考文獻著錄的規(guī)范化[J].中國科技期刊研究，2014（12）.

[2] 姚煒，陳蘭，王德.基于Endnote的CNKI文獻導(dǎo)入方法[J].現(xiàn)代情報，2008（1）.

[3] 焦艷平.Endnote個人參考文獻圖書館簡介與基本使用方法[J].現(xiàn)代圖書情報技術(shù)，2004.

[4] 最受歡迎的文獻管理工具[EB/OL].國家科學(xué)圖書館講義，http：// www.docin. com /p-537010208.html.

[5] 陳定權(quán)；劉頡頏.參考文獻管理軟件評析與展望——以Endnote、NoteExpress為例[J].現(xiàn)代圖書情報技術(shù)， 2009（Z1）.

[責(zé)任編輯：傳馨]