企業(yè)檔案管理發(fā)展的信息化之路

呂翠麗　胡艷輝

摘 要：隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案的信息化管理成了檔案管理在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的必走之路，也是提高企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化水平的重要保證。長(zhǎng)城汽車股份有限公司結(jié)合企業(yè)檔案管理的實(shí)際情況，分階段、分步驟對(duì)檔案實(shí)施了全文信息化管理，取得了理想的效果。本文結(jié)合實(shí)踐，客觀地分析了企業(yè)檔案信息化管理的必然性、意義及存在的問(wèn)題等，給企業(yè)檔案工作者以借鑒。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案；發(fā)展；管理；信息化

一、企業(yè)檔案發(fā)展中的重要意義

企業(yè)檔案的信息化管理是現(xiàn)代化信息時(shí)代企業(yè)發(fā)展的必然條件。信息化建設(shè)是知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的主線，企業(yè)管理的信息化是企業(yè)生存與發(fā)展必須具備的基本條件，檔案管理作為企業(yè)管理的一部分，在企業(yè)發(fā)展過(guò)程中發(fā)揮著極其重要的作用。隨著企業(yè)OA辦公軟件的應(yīng)用及各種電子設(shè)備的投入使用，諸如文件的起草、核對(duì)、簽發(fā)等工作全在網(wǎng)上辦理，形成檔案的形式已發(fā)生了變化，傳統(tǒng)的檔案管理模式已不能適應(yīng)時(shí)代和企業(yè)發(fā)展的需要，必須運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理，所以說(shuō)檔案的信息化是檔案管理在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的發(fā)展的必然趨勢(shì)，其終極目標(biāo)是建立數(shù)字化檔案室。

企業(yè)檔案的信息化管理是企業(yè)加強(qiáng)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力的必然選擇。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)信息的應(yīng)用面越來(lái)越寬廣，企業(yè)管理面臨著網(wǎng)絡(luò)化、信息化的變革，企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力和企業(yè)的信息化程度有著很大的關(guān)系，企業(yè)檔案是企業(yè)知識(shí)資產(chǎn)和信息資源的重要組成部分，其信息化程度直接左右企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。

二、企業(yè)檔案管理信息的發(fā)展現(xiàn)狀

上世紀(jì)九十年代我國(guó)企業(yè)檔案信息化開(kāi)始建設(shè)，經(jīng)過(guò)這三十多年的發(fā)展已經(jīng)初步成效，一些企業(yè)基本上實(shí)現(xiàn)了檔案的信息化管理，但是還有部分企業(yè)信息化建設(shè)水平不足，無(wú)法滿足信息時(shí)代下的檔案管理要求，主要表現(xiàn)在以下三個(gè)方面：

（一）檔案信息化軟硬件設(shè)施配套率不高。許多企業(yè)在進(jìn)行檔案管理中依然習(xí)慣于手工操作，一些信息化軟件和硬件設(shè)施相對(duì)落后，無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理方式，進(jìn)而阻礙企業(yè)的正常發(fā)展。

（二）如今，企業(yè)檔案信息化的管理還沒(méi)有達(dá)到一定的完善。在管理方面，企業(yè)沒(méi)有對(duì)齊進(jìn)行完善的處理，讓管理制度產(chǎn)生一定的缺陷，從而給檔案管理帶來(lái)較多漏洞，容易泄露企業(yè)的內(nèi)部機(jī)密。比如一些檔案管理信息化操作流程不明確，在操作時(shí)出現(xiàn)失誤，使得數(shù)據(jù)產(chǎn)生錯(cuò)誤，給管理帶來(lái)諸多不便，甚至帶來(lái)不可彌補(bǔ)的損失。

（三）檔案信息化管理人員素質(zhì)參差不齊。目前我國(guó)許多企業(yè)檔案管理人員來(lái)自其他工作崗位，沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)化檔案管理培訓(xùn)，對(duì)信息化操作不了解，管理方法簡(jiǎn)單粗暴，精細(xì)化不足，一些信息沒(méi)有錄入到數(shù)據(jù)庫(kù)中，無(wú)法為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理提供及時(shí)準(zhǔn)確的信息，這在一定程度上影響了企業(yè)的發(fā)展。

三、建設(shè)企業(yè)檔案信息化的方案

企業(yè)檔案信息化現(xiàn)在已經(jīng)成為了一項(xiàng)能決定整個(gè)企業(yè)的發(fā)展道路的工程，對(duì)企業(yè)也有著重要的作用，關(guān)聯(lián)著多方面的問(wèn)題，包其中括人員設(shè)備和技術(shù)等都應(yīng)該對(duì)其進(jìn)行重視。在管理方面要對(duì)現(xiàn)代化的企業(yè)中檔案需求做好保證，無(wú)論是檔案管理中的任何一方面，都需要相關(guān)人員對(duì)其進(jìn)行重視，同時(shí)要從多方面進(jìn)行考慮，這樣可以對(duì)社會(huì)對(duì)企業(yè)都有推進(jìn)發(fā)展的作用。

（一）企業(yè)在信息化建設(shè)中領(lǐng)導(dǎo)的重要性以及大力推動(dòng)其建設(shè)。企業(yè)檔案信息化建設(shè)和發(fā)展離不開(kāi)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和員工的努力，企業(yè)在對(duì)信息化建設(shè)的過(guò)程中，需要有相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的支持，有了支持，員工才會(huì)在工作中一定程度上提高工作積極性，從而能讓工程得到更好的發(fā)展，從而能提高成效。

（二）在信息化建設(shè)中企業(yè)檔案的流程。短時(shí)間內(nèi)企業(yè)檔案信息化建設(shè)是不能完成的。在保證質(zhì)量的前提下要注重每一個(gè)細(xì)節(jié)的工作，要制定并完善每一個(gè)流程。建設(shè)的企業(yè)檔案信息內(nèi)容必須嚴(yán)格執(zhí)行企業(yè)的規(guī)章制度，檔案信息是每個(gè)公司的核心機(jī)密，需要嚴(yán)格管理好建設(shè)過(guò)程中的每一個(gè)體制。

（三）相關(guān)工作人員的專業(yè)知識(shí)應(yīng)得到加強(qiáng)。要保證企業(yè)檔案信息管理的最大質(zhì)量，就需要讓工作人員具備一定的水平，從而讓工程得到質(zhì)量上的保證，這是提高企業(yè)管理的一個(gè)重要組成部分。

（四）實(shí)施檔案數(shù)字化戰(zhàn)略。隨著科技水平的不斷發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等科技都得到了很好的發(fā)展，也取得了很好的成效，那么在企業(yè)的信息化建設(shè)中也應(yīng)該加入這些技術(shù)來(lái)對(duì)其進(jìn)行實(shí)施，這些技術(shù)可以促進(jìn)檔案在數(shù)據(jù)庫(kù)和案卷文件的整理。這些技術(shù)可以把一些較為復(fù)雜的數(shù)據(jù)進(jìn)行簡(jiǎn)化，從而讓工程得到更好的運(yùn)作。對(duì)于一些紙質(zhì)的檔案就需要對(duì)其進(jìn)行仔細(xì)的瀏覽，將其中的數(shù)據(jù)和內(nèi)容進(jìn)行結(jié)合。在企業(yè)的信息管理工程中，要讓施工過(guò)程得到自動(dòng)化的效果，就需要巧妙運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)的環(huán)境，將其中的文件進(jìn)行整合、控制與搜集等措施。要對(duì)文件中的質(zhì)量進(jìn)行衡量就需要專業(yè)的部門對(duì)其進(jìn)行審查，從而能提高文件的有效性，同時(shí)對(duì)其進(jìn)行定期的保管。其中將一些較為重要的檔案對(duì)其進(jìn)行打印并備份。對(duì)于脫機(jī)載體，就需要將其中的檔案進(jìn)行儲(chǔ)存。運(yùn)用當(dāng)今相對(duì)于成熟的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來(lái)講信息進(jìn)行傳遞與搜集，并將其進(jìn)行整理，對(duì)企業(yè)的發(fā)展有很好的拓展效果，同時(shí)還可以使文檔都開(kāi)始向著數(shù)字化的方向發(fā)展，讓企業(yè)在對(duì)檔案進(jìn)行梳理中得到跟好的效率。

（五）企業(yè)在管理上需要進(jìn)行強(qiáng)化。要讓企業(yè)在管理上有好的發(fā)展，就需要針對(duì)其管理制定一系列的規(guī)章制度，這樣可以在管理上加強(qiáng)對(duì)人員的約束，從而能讓管理更加的具有條理性，從而能對(duì)檔案的發(fā)展造成更好的需求。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，提高企業(yè)檔案信息化管理的建設(shè)水平，就要建立健全相應(yīng)的檔案信息系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫(kù)，制定出科學(xué)的信息化管理準(zhǔn)則。此外企業(yè)還要培養(yǎng)專業(yè)化的管理人才，在檔案管理過(guò)程中能夠嚴(yán)格按照相關(guān)流程進(jìn)行操作，確保檔案數(shù)據(jù)的真實(shí)性和有效性，增強(qiáng)檔案信息的安全度，為今后企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)：

[1]劉捷.中小企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)思考[J].湖南科技學(xué)院學(xué)報(bào)，2014，08：184-187.