檔案管理信息化建設(shè)的探討

杜娟+呂翠麗

摘 要：社會在進(jìn)步，檔案信息技術(shù)也隨著社會在不斷向前，檔案信息化較以往相比，檔案信息管理工作有了非常大的變化，電子信息文檔作為現(xiàn)在主流的檔案管理對象，特別是檔案信息化進(jìn)程的加快，為了企業(yè)更完善、更健全的發(fā)展，已經(jīng)改變了以往紙質(zhì)檔案管理模式。

關(guān)鍵詞：電子檔案管理；對策

一、企業(yè)概況

作為集體所有制企業(yè)中的一個，長城汽車股份有限公司（以下簡稱長城公司）是中國現(xiàn)目前規(guī)模最大的汽車制造公司，并憑借三十三億港元的融資成為首個在香港成功上市的汽車生產(chǎn)企業(yè)。公司內(nèi)部管理始終堅持的原則是穩(wěn)健求發(fā)展，高盈利、高增長的業(yè)務(wù)成績，是的企業(yè)在同行業(yè)中連續(xù)十年處于領(lǐng)跑地位，一次次創(chuàng)造了業(yè)界神話。從公司從最初的發(fā)展到擁有今天的成績，是企業(yè)成員共同努力的結(jié)果，說它是優(yōu)秀的民族企業(yè)代表一點也不為過，在國內(nèi)民族品牌的評選活動中，始終能看到它的影子，連續(xù)多年獲得了中國民營企業(yè)上市公司十強(qiáng)、中國企業(yè)500強(qiáng)、河北省企業(yè)百強(qiáng)之首等殊榮。本文就長城企業(yè)為例分析檔案管理信息化建設(shè)工作。檔案信息化的管理是企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的必然趨勢，時代在發(fā)展，信息化技術(shù)的運(yùn)用已經(jīng)滲透到我們生活中的方方面面，企業(yè)的管理已經(jīng)離不開信息化管理手段，尤其是關(guān)系著企業(yè)生存的檔案信息化的建立工作應(yīng)當(dāng)引起足夠重視。我們常說的電子檔案是為了將檔案資料進(jìn)行存儲而需要使用到某種載體的過程，如：光盤、計算機(jī)或磁盤等，相比于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔而言，其所具有的易使用、易保存、時效長等特點都是前者無法匹及的，同時其還能夠?qū)①Y源信息的共享模式實現(xiàn)，有效的對紙質(zhì)檔中存在的不足進(jìn)行了彌補(bǔ)。信息化時代帶來了新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)給企業(yè)中的電子檔案信息的管理工作，筆者根據(jù)自身的經(jīng)驗將對電子檔的管理工作如何在新環(huán)境下做好進(jìn)行討論。

二、關(guān)于檔案管理工作運(yùn)用信息化手段的弊端分析

（一）檔案管理人員信息化管理水平參差不齊

企業(yè)中信息化檔案管理部門是非常重要的一個部分，其實企業(yè)順利運(yùn)營的關(guān)鍵，因而在工作者的選擇上非常重要，其不僅需要具備扎實的專業(yè)知識理論和實踐操作技能，還需要符合現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的條件，能夠適應(yīng)管理工作的全方面發(fā)展。 總的來說，信息化檔案管理的模式在我國起步較晚，相關(guān)的管理經(jīng)驗較為缺乏，以致發(fā)展緩慢，優(yōu)秀的人才缺乏，在職工作者仍然沿用著以往的管理方式方法，不具備足夠的信息化管理責(zé)任和能力，工作積極性和熱情都比較缺乏，并沒有主動接受新技術(shù)的意識。難以在短時間內(nèi)滿足新時代背景下的信息化管理檔案工作的要求。

（二）檔案管理信息化的安全性缺乏保證

存儲載體的特殊是檔案信息化的特點，還有聯(lián)網(wǎng)存儲的形式在很多的電子檔案中存在，不法分子能夠在檔案信息在使用和輸送傳遞過程中對其造成破壞。另外，由于我國的檔案信息化發(fā)展時間相對其他國家較短，所掌握的相關(guān)技術(shù)還較欠缺，電子檔案信息化的安全性不能得到完善的保證，若黑客對計算機(jī)進(jìn)行攻擊，或者受到病毒，電子檔案信息就很容易泄露，直接危害企業(yè)發(fā)展，甚至連相關(guān)利益人也會受到不必的損失。

三、新媒體環(huán)境下做好電子檔案管理工作的對策

（一）將安全性保護(hù)信息化的管理工作做好

在管理電子檔案的工作中對檔案信息進(jìn)行保障是其工作的核心。企業(yè)相關(guān)的檔案信息管理部門采取安全維護(hù)的措施，以便有效的保證電子檔案的安全性能。

1、營造良好的儲存檔案信息的環(huán)境，弱在企業(yè)中檔案信息的保存方式為磁盤或光盤，應(yīng)當(dāng)在檔案室中設(shè)立專門的位置，對這些電子放置，由于電子類產(chǎn)品自身特性，必須做好防潮措施，避免陽光直射，定時打掃衛(wèi)生一次，防止其損壞或變形現(xiàn)象的發(fā)生。

2、儲存電子文件的形式全部是數(shù)碼形式，因而在對儲存的介質(zhì)進(jìn)行保護(hù)時，還需要保存其相關(guān)的參數(shù)定義以及數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)等，以便避免電子文件丟失的情況。

（二）完善電子檔案信息管理體系

檔案信息管理工作的重要保證就是完善管理制度。企業(yè)相關(guān)部門首先要根據(jù)實際情況建立完善的電子檔案信息管理制度，明確各人員的工作職責(zé)和權(quán)限，明確電子檔案的收集、歸檔、存儲和使用流程，從而使電子檔案管理工作更具科學(xué)性和規(guī)范性，同時其安全性和完整性也可以得到很好的保證。

（三）加強(qiáng)對檔案管理人員的教育培訓(xùn)

針對目前企業(yè)檔案管理人員綜合素質(zhì)不高的問題，為了能夠在新的媒介環(huán)境下使管理人員能夠?qū)﹄娮訖n案的管理工作盡快適應(yīng)，就需要企業(yè)組織專人對他們思想教育和專業(yè)技能等方面的培訓(xùn)工作。首先，加強(qiáng)對檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，除了必須要掌握必要的檔案管理專業(yè)知識之外，要求其每一個檔案管理人員還要掌握電子檔案管理必要的計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等基本的操作技能。其次，做好檔案管理人員的職業(yè)道德和思想政治教育，使其樹立高度的職業(yè)責(zé)任感和服務(wù)意識，讓他們充分認(rèn)識到學(xué)校電子檔案管理工作的重要性。

（四）加強(qiáng)檔案信息的收集、歸檔工作

在信息化環(huán)境形勢下，在檔案工作的現(xiàn)代化管理中對檔案信息的管理是其中最主要的工作，這就需要檔案管理者將整理、收集和歸納等檔案管理的工作流程做好，使得電子檔案信息數(shù)據(jù)的建立符合發(fā)展的實際情況，以便將具有利用便捷、成本節(jié)約、時間縮短、科技含量高等優(yōu)點的檔案信息現(xiàn)代化目標(biāo)實現(xiàn)。

四、結(jié)語

針對目前有種種弊端存在于電子檔案信息化管理的工作中，這就要求檔案管理部門不僅需要將安全管理電子檔案信息的工作做好，還要盡可能的將相關(guān)的管理制度建設(shè)完善；增加對檔案管理人員的專業(yè)知識培訓(xùn)，使其能更高效的完成現(xiàn)代信息化電子檔案管理工作；加強(qiáng)電子檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，使其更好的為檔案信息使用者服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

[1]項玉玲.企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的思考[J].沿海企業(yè)與科技，2007，04：71-72+70.