創建業務財務一體化管理會計信息機制

麥麗娜

【摘要】隨著計算機技術、現代網絡技術在社會生活的廣泛滲透，尤其是近年來大數據、移動互聯技術的快速發展，越來越需要順時應勢，創建業務財務一體化管控會計信息機制。A公司通過計費結算自動化項目，從業務前端客戶下單開始、合同簽訂、商務計費、財務結算、對賬、開票、收款、核銷創建了完整業務財務鏈條的管理會計信息化機制。

【關鍵詞】業務財務一體化計費自動化對賬自動化核銷自動化支付便捷化發票智能化內部結算自動清收清付

【中圖分類號】F275/F426.9

“工欲善其事，必先利其器”。在信息時代，公司要有效開展管理會計工作，必然要打造利器，即信息技術。隨著大數據和互聯網的發展，信息資源進一步開放和共享，公司與外部環境之間、公司內部各部門之間的信息溝通更加廣泛和快捷，業務信息與會計信息之間融合加快，為公司運用管理會計提供了更多可能。A公司作為大型國有企業，業務輻射范圍廣、業務類型豐富、分子公司眾多，實施技術驅動來增強企業競爭力十分必要。

一、A公司管理會計信息化水平現狀分析

A公司通過上市以來的現代企業運作，上線了oracle網絡財務系統，實現了賬務處理數字化、遠程化管理，同時公司結合各業務特點上線了相應的業務系統，但在系統前端的信息化、自動化水平尚待加強，主要體現在：

1.業務類型及業務系統眾多；

2.現階段各單位一線計費結算人員工作強度較高，所需人力投入較大；

3.計費結算自動化水平尚需提高，手工操作在各單位仍有不同程度的體現；

4.結算中心的上線，系統實現自動分稅，較好降低了營改增帶來的結算強度，但整體自動開票比重仍不高；

5.內部關聯交易清付不及時，內耗大。

結合上述現狀分析以及調研A單位業務、財務流程，核心關鍵環節主要體現在計費、對賬、開票、支付、核銷及內部清收清付，要提高計費結算自動化、標準化水平，必須創建與之相應的管理會計信息機制，抓住如下圖1核心環節開展。

二、創建業務財務一體化管理會計信息化愿景

在現今信息社會，管理會計信息化已經不單純是會計工具的運用，更需要與業務領域等因素相互作用、共同整合改造。為此，A公司以客戶供應更加方便快捷、公司內部更加自動智能來確定管理會計信息化建設的愿景目標。（如圖2）

從上述愿景圖可知，在客戶下單前，便從簽訂合同環節入手，規范標準合同、建立業務量*單價的自動計費標準；運用互聯網技術、方便客戶自動網上下載對賬單或系統自動發送賬單；稅務發票的提供上，實現客戶預約開票、自動取票；支付方式上，實現收付款渠道的多樣下，提升客戶體驗度，加快資金回收；會計核銷上，實現系統自動匹配和內部控制；在內部往來清收清付上實現自動清付、自動賬務處理、減少拖欠及差錯環節，從而建立業務、財務一體化的全流程自動化、信息化管理。

三、創建業務財務一體化管理會計信息化的六大創新路徑

要創建業務財務一體化管理會計信息化機制，需要以信息化為支撐、采用現代管理方法、抓住核心要點創新實施路徑。（如圖3）

（一）計費自動化

計費是指在企業經營活動中，客戶下單后，企業進行數量×單價的確認與計量。計費自動化目標是通過對計費規則的梳理規范，提升業務系統的計費自動化水平，主要實施路徑包括：規范合同和計費規則；建立業務內部編碼機制并推廣維護；費目梳理及標準化；提高業務數據的質量，確保數據及時、完整，建立有效的監控機制；新增業務系統的計費自動化。

（二）對賬自動化

對賬是指與客戶、供應商之間的往來對賬。對賬自動化目標是為減少計費結算過程中跨部門的重復、返工環節，手工操作動作、易錯易漏動作（含內外部客戶對賬），主要實施路徑包括：前端錄入及時完整，下單時日清月結，減少重復和后端對賬的返工；信息流通到對賬崗位能更自動、更全面，減少手工和錯漏；內部對賬（一端發送對賬單、另一端自動匹配）；輸出對賬單的自動化（對賬單格式、自動輸出、自動發送）。

（三）核銷自動化

核銷是指財務上對應收、應付款的核銷。目標是通過對核銷規則的梳理，實現部分收付款自動核銷，主要實施路徑包括對外與客戶、供應商的收付款自動核銷；對內實現內部交易往來核銷自動化（一方核銷，另一方自動核銷）。

（四）發票生成智能化

發票是指向客戶開具的收款憑據，也是國稅認可的作為收支入賬的核心單證。發票生成智能化目標是通過借助新的技術手段，提高發票生成的自動化水平，主要路徑包括：客戶自助預錄入、預約開票；發票的移動或智能化打??；開票信息自動化，提高調用業務系統和金稅系統的速度。

（五）收付便捷化

收付是指客戶支付款項到公司的資金往來活動。收付便捷化目標是通過借用移動支付、銀聯、預存款/卡、POS機等支付方式，減少客戶在計費結算過程中到生產現場往返、排隊、等候的時間，使客戶感到更便利、更高效，同時提升收款的及時性及效率（如圖4）。

（六）內部自動清收清付

內部清收清付是指公司內部公司間、不同業務間往來結算及清付。內部自動清收清付的目標是通過出臺《內部清付規則》，統一內部結算規則和最長付款期，開發配套IT系統，實現“自動付款、自動核銷、自動出賬”。主要實施路徑包括：事前簽訂合同、統一業務編號、統一費目、確定關聯映射方法；確定關聯交易定價機制，如政府價—>市場價—>原則定價；確定結算規則，如月結+15天，即本月15日前收付雙方需主動結清上月費用，如款項不足可申請透支/營運資金貸款。

四、創建業務財務一體化管理會計信息化實施策略

（一）管理會計信息化需求需納入公司信息化規劃

自《財政部關于全面推進我國會計信息化工作的指導意見》（財會【2009】6號）系列文件出臺以來，在繼續做好財會信息化的同時，管理會計信息化工作日益提升高度和重要性水平。由于管理會計貫穿于企業經營管理全過程，將管理會計信息化構建納入公司整體信息化規劃，才能較好避免信息系統與公司業務、財務經營活動需要脫節。

（二）建立相應專業隊伍做好系統整合、改造和創新

很多單位在業務系統、財務系統上有較多系統的開發運用，如不同業務類型有不同的業務系統，財務相關聯的系統也較多。如A公司業務系統有海運系統、倉碼系統、駁運系統、WMS系統、TMS系統等，財務系統相關聯的也包括前端計費系統、結算中心系統、oracle核算系統、久其報表系統、BI分析系統等。管理會計信息系統的建設，需要懂業務、熟財務的專業人才與IT專業人才，共同打通數據間的互聯互通，避免信息孤島、重復錄入及管理會計無法及時獲得和整合信息的情況。

（三）管理會計信息系統建設中信息安全機制建立

管理會計信息系統整合發揮有效作用，不但可以分析過去，還與控制現在和籌劃未來緊密結合，大量信息的使用對象及作用主要是“對內”，涉及企業核心商業秘密，一旦發生泄漏，將對企業經濟利益產生不可估量的損失。同時，管理會計信息對決策的支持作用，需要信息質量的有效保證。因此信息安全機制的建立不容忽視，需要做到保密性、完整性、可用性。

（四）管理會計信息系統建設需要業務財務一體化的合作及日常機制建立

管理會計信息化建設涉及業務、財務方方面面，不是一蹴而就、也不是一建立便可一勞永逸的，需要業務財務一體化實時聯動，緊密合作，形成常態化的日常溝通管理機制。

五、A公司管理會計信息化水平提升成效

（一）內部計費結算自動化程度提升

A公司結合內部計費結算工作需要迫切提高效率的流程節點及影響計費結算效率的因素，通過對內部員工、外部客戶供應商的結算需求調研，項目首年實現了倉碼、駁運系統跨系統計費數據的一方錄入數據，另一方自動生成的功能，解決了應付方的計費自動化、內部對賬自動化的需求，完成內部駁運與五碼頭計費數據對接和自動生成，自動化程度超過98%。

（二）開發自動賬單系統、提升對賬效率

結算對賬工作是財務結算工作的重要環節。為確保系統功能更加貼近業務單位的需求，A公司通過對18家業務單位的客戶、供應商賬單需求進行調研，結合不同業務特點及對賬流程，完成自動賬單系統的開發工作，并在試點單位順利上線，滿足60%～70%的客戶由系統自動發送對賬單。自動對賬系統上線后，一方面將原有手工制作、發送及打印賬單的繁雜步驟完全實現了自動化；另一方面，自動對賬系統可提供客戶網上自動對賬的功能，隨著線上對賬功能的推廣，將逐步形成線上對賬、線上收款、線上收款自動核銷的一體化功能，全面提升結算自動化程度。

（三）實現自動核銷、提高工作效率

在日常的財務結算工作中，收款核銷往往需要通過大量的手工重復操作步驟，尤其是對于現結量較大的單位，需逐筆核銷的現金收款更是令財務結算人員頗為頭疼。通過對現結收款核銷及月結收款核銷自動化開發，現金收款的全部自動核銷、部分月結客戶自動核銷，為計費結算工作提升效率12.5%。同時，結合POS機收款的推廣應用，開發POS機收款自動核銷功能，實現POS機收款100%自動核銷。

（四）發票生成更加自動智能

為提高結算中心系統開票功能效能，提升開票人員工作效率，開發了6%和11%增值稅開票接口，減少了開票環節的錄入工作，提高了開票質量和效率。研究的自助繳費開票終端，可以實現客戶自助辦理，突破客戶作業現場排隊辦理的現狀；也可以24小時不間斷提供發票打印服務，突破時間限制。此外，自助開票終端可以通過將開票數據實時上傳到所屬稅務機關，滿足稅務機關核查管理要求，更便于稅務管控。

（五）出臺內部結算清付規則、開發上線自動清付系統、內部往來收付清算更加高效

應A公司一體化業務需要，為提升內部結算效率、減少內耗，一方面形成內部結算清付規則機制，一方面與之相配套的內部結算自動清付系統上線，實現了內部業務往來款的到期自動清付、自動核銷及賬務處理等功能，提高了內部結算清付效率，為公司日后清理內部往來提供制度、系統和機制保障，也有利于各單位業務一線將更多精力投入到與外部客戶、供應商的結算對賬中，為外部提供更加優質的服務。

綜上所述，管理會計信息化建設，需要業務財務一體化的信息建設設計，需要將其納入到公司信息化規劃的重要部分，不斷整合、改造、創新，這是市場競爭日趨激烈、信息技術日新月異下，提升企業競爭力的重要創新。