信息化助推企業(yè)運營效率提升

文｜本刊記者 汪莉莉

信息化建設(shè)工作是一把手工程，董事長、總經(jīng)理的參與、使用和需求是信息化成功與否的前提條件;業(yè)務(wù)職能部門、二級單位、項目部的一把手親自使用信息化進(jìn)行管理是公司信息化成功的標(biāo)志。信息化核心是管理升級，是管理信息傳遞的升級推動管理水平的升級，核心則是管理而不是技術(shù);信息化辦公室的工作是在系統(tǒng)設(shè)計開發(fā)階段征集管理需求，在應(yīng)用推行階段實行監(jiān)督檢查。

以河南六建建筑集團(tuán)有限公司(以下簡稱“河南六建”)為例，河南六建是一家具有國家特級工程總承包資質(zhì)，集市政公用、機(jī)電安裝、鋼結(jié)構(gòu)、消防設(shè)施、地基與基礎(chǔ)、建筑裝修裝飾、房地產(chǎn)開發(fā)為一體的大型建筑施工企業(yè)。公司前身是1954年為國家"一五"時期重點工程建設(shè)而組建的洛陽建工局，由中國人民解放軍第八建筑師與上海華東建筑公司合并成立。公司現(xiàn)有員工上千人。公司實施科技興企戰(zhàn)略，擁有河南省認(rèn)定的企業(yè)技術(shù)中心，有30多項科技成果獲得國家或省部級科研成果獎。在河南省率先貫徹并通過質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全認(rèn)證，十五次獲國家工程質(zhì)量最高獎（八項魯班獎和七項國家優(yōu)質(zhì)工程銀質(zhì)獎工程），洛陽市A級納稅企業(yè)，數(shù)十次榮獲國家、省、市優(yōu)秀施工企業(yè)、質(zhì)量管理先進(jìn)企業(yè)、安全管理先進(jìn)企業(yè)等榮譽稱號，國家、省部級優(yōu)秀項目經(jīng)理一百余人次。

河南六建的信息化工作就由董事長、總經(jīng)理任組長的信息化領(lǐng)導(dǎo)小組領(lǐng)導(dǎo)并規(guī)劃，信息化辦公室負(fù)責(zé)系統(tǒng)開發(fā)和管理，職能部門按職能管理，管理一線人員采集錄入數(shù)據(jù)，機(jī)房管理員負(fù)責(zé)網(wǎng)絡(luò)、網(wǎng)站、系統(tǒng)維護(hù)管理和機(jī)房管理的管理體制。同時，河南六建成立了相應(yīng)的組織機(jī)構(gòu)，配備相應(yīng)人員和設(shè)施，建立健全管理制度。

重視信息化 推動企業(yè)管理升級

實際上早在1994年，河南六建就成立了電算室（歸技術(shù)部領(lǐng)導(dǎo)），組織開發(fā)預(yù)算軟件。1998年開發(fā)應(yīng)用經(jīng)營管理系統(tǒng)，1999年建立公司對外宣傳網(wǎng)頁，2000年在電算室基礎(chǔ)上成立信息中心（歸技術(shù)部領(lǐng)導(dǎo)，2005年調(diào)整歸企管部領(lǐng)導(dǎo)），建立六建機(jī)房，實現(xiàn)公司機(jī)關(guān)上網(wǎng)，開發(fā)使用六建公文發(fā)布系統(tǒng)，實現(xiàn)公司機(jī)關(guān)發(fā)文、收文信息化。2002年至2005年，河南六建又陸續(xù)開發(fā)使用了一些工具軟件，包括預(yù)算軟件、人事檔案管理系統(tǒng)、設(shè)備管理軟件、計量器具管理軟件、經(jīng)營系統(tǒng)管理軟件等。2005年，為滿足當(dāng)時信息傳遞需要，開發(fā)出內(nèi)容包括工程項目管理的河南六建信息管理綜合系統(tǒng)，并將部分工具軟件也集成到綜合系統(tǒng)里，如人事檔案軟件、公文發(fā)布系統(tǒng)等。期間采購并使用金拓普財務(wù)軟件（后升級到網(wǎng)絡(luò)版）及其他軟件，二級單位陸續(xù)實現(xiàn)上網(wǎng)。2008年成立現(xiàn)在運行的組織機(jī)構(gòu)，同年底制定出公司信息化發(fā)展規(guī)劃。2008年組織開發(fā)滿足特級資質(zhì)就位要求的信息管理系統(tǒng)，與河南金魯班信息技術(shù)有限公司聯(lián)合開發(fā)，六建擁有知識產(chǎn)權(quán)。2009年6月完成開發(fā)并開始應(yīng)用（其中公文、人事、經(jīng)營等部分信息內(nèi)容由原系統(tǒng)導(dǎo)入），以后根據(jù)住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部信息化評審要求不斷修訂。2009年，機(jī)房管理、網(wǎng)絡(luò)管理及其管理人員由企管部調(diào)整到技術(shù)部，2011年6月，使用用友的NC系統(tǒng)替代金拓普財務(wù)軟件，2012年底，機(jī)房管理、網(wǎng)絡(luò)管理及其管理人員調(diào)整到企管部。

河南六建重點建設(shè)“一個平臺（網(wǎng)絡(luò)平臺）、六大系統(tǒng)（綜合項目管理系統(tǒng)、經(jīng)營管理信息系統(tǒng)、財務(wù)管理系統(tǒng)、辦公自動化系統(tǒng)、人力資源系統(tǒng)、知識管理系統(tǒng)）”。河南六建信息管理系統(tǒng)是河南六建建筑集團(tuán)有限公司與河南金魯班信息技術(shù)有限公司共同開發(fā)，針對河南六建實際需求，量身定做的信息管理系統(tǒng)。第一版完成于2009年6月，之后進(jìn)行不斷升級完善。

河南六建信息管理系統(tǒng)共分辦公自動化、人力資源管理、知識管理、經(jīng)營管理和項目管理五個模塊，財務(wù)軟件使用用友財務(wù)NC系統(tǒng)。

其中辦公自動化主要內(nèi)容、人力資源的員工檔案、經(jīng)營管理的部分內(nèi)容運行超過10年，項目管理模塊為近兩年運行。財務(wù)系統(tǒng)在2000年運行金拓普單機(jī)版，2007年升級為網(wǎng)絡(luò)版，2011年7月改換為用友NC系統(tǒng)，并完成數(shù)據(jù)導(dǎo)入。按住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部要求錄入的項目數(shù)據(jù)全部錄入。

具體來看，辦公自動化具有文件流轉(zhuǎn)、收發(fā)功能和審批消息推送機(jī)制。對需要審批接收的的文件、審批工作、需參與評審的工作進(jìn)行提醒，也可以根據(jù)需要用手機(jī)短信提醒。

人力資源管理系統(tǒng)由公司原人事管理系統(tǒng)升級而成。包括組織人事管理、員工信息管理、勞動合同管理、人事異動管理、薪資福利管理、培訓(xùn)管理、崗位績效考核、勞務(wù)供方管理、誠信建設(shè)等，可實現(xiàn)網(wǎng)上考試。

知識管理系統(tǒng)建立了企業(yè)榮譽、質(zhì)量技術(shù)、安全環(huán)境、技術(shù)創(chuàng)新、人力資源、綜合管理知識庫，建立各類工程的施工組織設(shè)計、技術(shù)方案、作業(yè)指導(dǎo)書知識庫，可以查閱公司施工工程的施工組織設(shè)計、技術(shù)方案、作業(yè)指導(dǎo)書和工程經(jīng)濟(jì)指標(biāo)。

項目綜合管理包括公司層面項目管理和項目層面項目管理。公司層面項目管理內(nèi)容包括項目管理動態(tài)消息，遠(yuǎn)程監(jiān)控、檔案管理、工程統(tǒng)計、質(zhì)量管理、安全管理、技術(shù)管理、風(fēng)險預(yù)警管理、供應(yīng)商管理等。

公司層面項目管理包括：項目管理動態(tài)、項目臺帳、檔案管理、工程統(tǒng)計、質(zhì)量管理、安全管理、項目財務(wù)、技術(shù)管理、風(fēng)險預(yù)警、勞務(wù)管理、供應(yīng)商管理以及工程經(jīng)濟(jì)指標(biāo)十二個部分。公司層面項目管理用于集團(tuán)公司對所有在建、已建項目的動態(tài)監(jiān)控，包括企業(yè)公司層面對項目待審信息的審批，對各項目的工期、結(jié)算狀態(tài)、各項成本、材料消耗等的監(jiān)管和實現(xiàn)風(fēng)險預(yù)警。

項目層面的項目管理包括項目基本信息、合同管理、進(jìn)度管理、成本管理、物資管理、質(zhì)量管理、安全管理、技術(shù)管理、設(shè)備管理、勞務(wù)管理、竣工管理、財務(wù)管理、文件管理等。

信息系統(tǒng)量身定做 符合企業(yè)特點

河南六建集團(tuán)信息管理系統(tǒng)界面

多年來，河南六建項目管理由粗放式管理初步發(fā)展為精細(xì)化管理；由以前二級單位承擔(dān)經(jīng)營方式發(fā)展到現(xiàn)在項目目標(biāo)責(zé)任制和項目經(jīng)濟(jì)承包制并存模式。

河南六建集團(tuán)信息管理系統(tǒng)體系框架

實際上，河南六建建筑集團(tuán)有限公司和很多河南的施工企業(yè)一樣，實行項目承包管理模式。承包模式的項目管理，在成本管理、資源使用等方面流程主要在項目上，但公司一定要進(jìn)行風(fēng)險控制，在工期、結(jié)算、成本等方面方便掌握動態(tài)情況，有預(yù)警，能控制。公司組織機(jī)構(gòu)也可能發(fā)生變化、項目管理模式可能承包和責(zé)任制并存，在預(yù)算軟件方面也存在金魯班、廣聯(lián)達(dá)等多種軟件同時在用，要能方便接口。河南六建的信息系統(tǒng)應(yīng)能方便使用和自己適當(dāng)調(diào)整，不必任何修改都要找軟件供應(yīng)商完成。

經(jīng)過充分考察、調(diào)研，河南六建最終選擇河南金魯班軟件公司跟企業(yè)合作開發(fā)信息管理系統(tǒng)。其主要原因一是河南金魯班軟件公司主要技術(shù)人員以前就是河南六建員工，在公司從事過現(xiàn)場施工管理以及軟件開發(fā)工作，河南六建以前的信息化工作都是在他們的積極參與下完成的，對企業(yè)原有數(shù)據(jù)很了解，將來的服務(wù)也不成問題。二是對于河南六建項目管理模式、公司情況很了解，溝通起來很方便。三是河南金魯班軟件公司成功開發(fā)了很多軟件，特別是預(yù)算軟件、項目管理軟件等，質(zhì)量很好。

被動的滿足要求是不夠的，必須要有創(chuàng)新，也就是要有亮點。經(jīng)過討論，河南六建確定在風(fēng)險控制、顧客關(guān)系及人力資源管理等方面可以創(chuàng)新。比如，增加了甲方、監(jiān)理視頻監(jiān)控施工現(xiàn)場以及意見反饋處理程序，在系統(tǒng)中實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)學(xué)習(xí)、考試功能要求等，將質(zhì)量、安全不合格文檔信息轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)信息，便于統(tǒng)計分析等。河南六建還將質(zhì)量交竣工及貫標(biāo)表格、安全備案及貫標(biāo)表格做成格式模版，將若干施工組織設(shè)計、施工方案作為知識內(nèi)容供項目借鑒。只要將預(yù)算數(shù)據(jù)導(dǎo)入，其他信息錄入量則非常少，一次錄入，綜合使用。

河南六建老系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)，特別是2000年以來文件、人事檔案等數(shù)據(jù)保存完整，新系統(tǒng)有功能可實現(xiàn)數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)入。這樣節(jié)省了人力也提升了效率，否則，再次錄入量太大，也為以后系統(tǒng)升級或者更換新系統(tǒng)節(jié)省大量時間和精力。

河南六建信息化管理系統(tǒng)于2009年10月完成，2010年投入使用，從企業(yè)自身特點出發(fā)，計劃項目覆蓋率40%，以后逐年增大覆蓋率。條件成熟后全面使用。但也有效果不理想的地方，凡是與錢關(guān)系不緊密的模塊，如OA系統(tǒng)、人力資源系統(tǒng)（除績效考核）、經(jīng)營系統(tǒng)、知識模塊、檔案模塊已經(jīng)正常使用，核心模塊項目管理模塊應(yīng)用差，信息輸入量少、不及時，項目經(jīng)理不積極支持，阻力大。因此，河南六建考慮將預(yù)算員收到公司統(tǒng)一管理，確保預(yù)算、成本信息輸入。此外，系統(tǒng)與外部軟件接口還有待于繼續(xù)完善，比如鄭州區(qū)域視頻監(jiān)控、洛陽等地交竣工資料軟件等由政府部門控制，軟件接口存在困難。

近年來，河南六建建筑集團(tuán)對企業(yè)信息化建設(shè)不斷完善，按照總體規(guī)劃、分步實施、結(jié)合實際、重點突破、注重效益的原則，重點發(fā)展了基于互聯(lián)網(wǎng)的企業(yè)協(xié)同項目管理的應(yīng)用系統(tǒng)，強(qiáng)有力的推動了標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，全面提高了公司信息化總體應(yīng)用水平，提升了企業(yè)經(jīng)營管理水平和核心競爭能力，使河南六建這支中國建筑業(yè)的勁旅實現(xiàn)了又一次跨越式的發(fā)展。