分析大數據時代下檔案管理的有效開展

謝英華

（南寧市第十五中學 廣西南寧 530005）

分析大數據時代下檔案管理的有效開展

謝英華

（南寧市第十五中學 廣西南寧 530005）

當前時代是大數據時代，大數據時代的到來在一定程度上也給信息資源的管理帶來了挑戰。而檔案管理部門專門的工作在于管理信息資源與歷史記錄，根據相關報告顯示，大數據時代對數字檔案管理的有效開展帶來了前所未有困難與機遇。本文主要對大數據時代下檔案管理工作進行全方位的分析，為數字檔案資源管理研究奠定堅實的基礎。

大數據時代；檔案管理；有效管理

前言

隨著信息技術的發展，社會與企業每天產生的數據不斷的增多，整個社會都已經進入大數據時代，社會各個行業已經走進大數據時代。企業每天面臨的絕大多數都是對大量數據的分析以及處理，而檔案部門作為信息記錄與管理的機構，在新形勢下也肩負著對海量信息進行歸檔處理的職能，并要保證這些信息能夠在多年之后還能進行讀取和利用，因此，檔案部門的歷史使命與責任是巨大的。而隨著社會不斷的發展，各類高新技術的開發運用，大數據時代的到來也在一定程度上給檔案管理工作帶來機遇與挑戰。

1 數據信息與文件信息的區別

檔案的前期階段是以文件為形式而存在的，文件的存在有兩個階段，半運用階段、運用階段到具體的呈現，而文件的運用直到第三個階段方可成為檔案，在大數據時代，檔案的存在主要是以電子文件為載體的，而電子文件與電子檔案是不同的，其主要的區別在于有沒有歸檔[1]。

2 大數據時代下數字檔案的基本概念

大數據時代已經悄然無息的走進了人們的生活，信息化技術極大程度上的影響著人們的生活與學習，數據的運用不僅僅與計算有關，大數據時代的到來也讓人們的生存方式發生了改變，人們只能適應大數據時代的到來。不同人或管理方式對大數據的定義都不盡相同，大多數人認為大數據就是指在短時間內人無法利用傳統的數據計算工作對其相關內容進行采集與分析，由于大數據信息資源的大量化，導致憑傳統的統計方式無法完成對其數據的分析與研究，但這也是一個籠統的說法，對于大數據的定義至今還沒有一個公認的說法[2]。

3 大數據時代下檔案管理工作的基本范圍

3.1 檔案文獻的學科分類

根據對檔案管理的相關報告顯示，大數據時代下檔案管理研究方面主要在于“計算機軟硬件以及相關應用”與“檔案博物館”的相關領域中（見表1），計算機技術與檔案管理工作相互交融，而一些數字檔案則更需要利用計算機技術來進行數據的分析與管理。

表1 相關檔案文獻的分類

3.2 文獻主題分布情況

通過數據顯示，對文獻的主題進行歸類與分析，研究的文獻主要包括八個方面（見表2），但從數量上來看，配位前五的主要是以方式與方法以及技術變革為主的方面，因此這方面是研究的重點以及難點。

3.3 文獻的研究層次分布

根據實際的報告中可以得出，社會科學類研究成果占據著重要比例（見表3），這其實也是由檔案的特點來決定的。由于正處在一個大數據時代，數字檔案管理不僅需要科學理論作為相關指導，還需要自然科學做技術支撐，只有加強兩方面的管理，才能做好數字檔案管理工作。

表2 文獻的主題分布

表3 文獻的研究層次分類

4 大數據時代下檔案管理的應對策略

4.1 構建檔案大數據館

在大數據時代下，由于數據資源較為繁多，結構與種類也較為復雜，這時候檔案管理部門要堅持以創造成本為基本原則，運用數字檔案館作為基本載體，加大力度對大數據館的建設，是檔案部門發展的重要方向。①要參照數字化管理，積極推進檔案數字化建設，由于絕大多數檔案還處在一個傳統載體的狀態，這類檔案的數量巨大，靠傳統的方式來進行管理，其工作難度和強度都很大，雖然對檔案進行數字化建設的任務也很重，但這是推進數字化建設的必要手段，檔案管理工作者必須要深刻的了解到這一方面的問題，注重對檔案的全面數字化管理，確保傳統的檔案載體一步步走向數字化建設。②要開展對原有電子文件的歸檔與接收工作，在大數據時代下，大多數企業與單位已經越來越傾向于自動化設備的運用，在檔案館的新增檔案中也備有檔案數字副本[3]，因此，要將原先的電子文件及時進行歸檔與接收處理，從基本上完成所有檔案的全面數字化建設。

4.2 認清社會的需求，擴展檔案服務

第一，在認清社會的相關需求，運用高新技術，開拓檔案工作服務，由于在檔案部門內部，每個機構都在不斷的產生數據，這些數據的統計與分析需要相關技術人員運用高新技術來進行對大量數據的分析與管理，從而快速定位準確的反應社會需求的信息資源。檔案部門要改變傳統的檔案工作服務，對海量數據要進行深入的挖掘與分析，定期開展具有高質量的服務活動，從而滿足這個不斷變化的社會。

4.3 加強云技術的運用對檔案工作重新進行評估與定位

在大數據時代下，運用傳統的信息技術已經不能適用大數據的需要，檔案管理工作的數據內存是巨大的，必須要保證一定的存儲量，因此，數據系統構建人員要考慮到存儲方面的問題，主要存在以下幾個方面：

①由于數據數量的不斷增多，傳統的共享磁盤已經不能滿足海量數據的存儲；②由于數據的結構非常復雜，具有結構化與非結構化數據，而由于傳統的存儲方案主要是以結構化為主的，因此，非結構化數據無法被兼容。針對于這種情況，可以使用云計算技術，云計算技術的運用能夠在一定程度上確保兼容性問題得到解決。③由于不同檔案館之間對硬件設備需求是不盡相同的，使用的時間范圍就存在著差異，而如果這類問題長期存在，就會導致硬件設備的浪費，而運用云計算技術，則能夠對各個檔案管理部門的存儲器進行資源整合，不高效運行。

4.4 加大在檔案檢索功能中的使用

由于不同的檔案數據具有不一樣的價值，在海量的信息中檢索出有用的信息是較為困難的，因此，在海量信息中檢索到有價值的信息并將以人們容易接受的方式來傳導給人們是非常重要的，而運用大數據技術就能夠幫助完成這一舉措，大數據技術的應用能在一定程度上提升檢索的速度以及質量，讓用戶能在極短的時間內完成對有價值檔案的檢索，對于提升整個公共檔案服務工作有著重要的意義。

5 結束語

綜上所述，隨著互聯網技術的不斷發展，在對信息系統的使用過程中產生了大量的數據，在檔案管理部門中亦是如此，大數據時代的到來，不僅促進了檔案管理部門工作的有效性，也在相關方面帶來了一定的挑戰。因此，在這種大背景下，檔案管理部門要不斷加深對大數據的認識與分析，更加有效的運用大數據技術，才能更好的提升檔案管理工作。

[1]石峻峰，周俐霞，付雙雙.大數據時代數字檔案資源管理研究現狀與趨勢分析[J].信息安全與通信保密，2014，09：87～89+93.

[2]卞昭玲，張艷欣.大數據時代檔案信息服務課程建設初探——以河北大學檔案學專業教學為例[J].檔案學通訊，2015，01：78～81.

[3]張海燕.大數據時代用戶需求視角下高職檔案信息服務模式應用的研究[J].電子技術與軟件工程，2015，07：208+263.

G279.2

A

1004-7344（2016）18-0013-02

2016-5-31

謝英華（1977-），女，實驗師，碩士，主要從事檔案管理工作。