淺談檔案現代化管理存在的幾個問題及對策

肖愛玲

（安陸市水利局 湖北安陸 432600）

淺談檔案現代化管理存在的幾個問題及對策

肖愛玲

（安陸市水利局 湖北安陸 432600）

科技的進步給檔案現代化管理帶來了新的挑戰，檔案管理要適應社會的發展，就必須掙脫傳統檔案管理的束縛，抓住機遇迎接挑戰。本文從四個方面詳細闡述了檔案現代化管理存在的問題，以及解決這些問題的對策，希望對檔案管理人員提供參考，為檔案現代化管理做出貢獻。

檔案；現代化；管理

1 引言

隨著大數據時代的到來，檔案信息的管理量不斷增加，為了實現高效、便利的檔案管理，檔案現代化管理越來越受到人們的關注。在以往的檔案管理工作中，大多是以紙質文件為主，建立了一套傳統的檔案管理模式，為了將傳統的被紙質檔案管理改變為電子檔案管理，將封閉式檔案轉化為共享式檔案，使檔案管理工作適應大數據時代的需要，適應社會發展的需要，我們必須要盡快實現檔案現代化管理。

檔案現代化管理是我國社會主義現代化建設的最要組成部分，是檔案管理工作適應社會發展需要的必然趨勢。檔案管現代化是以計算機技術為主的現代化管理技術，采用先進的科學方法來進行檔案管理，這是一個涉及范圍比較廣的綜合性系統工程。雖然我國已經在檔案現代化管理方面取得了不小的成就，但仍存在著一些問題，如怎樣進一步提升檔案現代化管理水平，如何形成規范化、標準化的管理流程等，這就需要依靠先進的科學技術，理論聯系實際。通過各部門的努力對當前的檔案管理工作進行深入的分析，找到檔案現代化管理工作中存在的問題，制定出解決對策，才能使檔案管理工作與我國社會現代化建設相協調，并能更好地服務于我國的社會主義現代化建設。

2 檔案現代化管理存在的問題

2.1 缺乏檔案現代化管理意識，管理體制落后

檔案現代化管理是我國現代化建設的一個組成部分，現代化的管理思想是實現檔案現代化管理的基礎，如果管理者沒有現代化的管理思想，就會導致管理體制的落后。即使國家有先進的管理技術，高科技的管理設備，經驗豐富的管理人員，同樣難以實現真正意義上的現代化管理。缺乏檔案現代化管理主要體現在領導不重視，工作人員思想認識不夠不到位，沒有對現代化管理的渴望和工作的主動性。在各個單位，檔案管理工作知識把上傳下達的文件按年月裝入檔案袋內加以保存，通常都是保存紙質文檔。這種做法不僅占用空間，而且隨著時間的推移紙質文檔會有所損壞，甚至會因為不可預見的災難無法恢復。這種做法最主要的弊端是，嚴重影響著檔案現代化管理的發展。

2.2 缺乏檔案現代化管理人才，人才培養滯后

人才的現代化是實現檔案管理現代化的前提。目前從各個單位的檔案工作人員現狀來看，由于檔案管理者長期處于封閉或者半封閉的工作環境，雖普遍具有勤勤懇懇不怕苦、不怕累的敬業精神，但都存在觀念陳舊、思想保守的問題。大多單位的文書、檔案員，檔案管理僅限于收發、保存、查找文件等簡單的檔案整理工作，這成為提高檔案現代化管理水平的障礙。

計算機網絡技術作為提高檔案現代化管理的最重要的技術之一，憑借自身強大的數據存儲、數據處理和數據傳輸能力，為檔案現代化管理帶來了極大的便利。隨著計算機技術的不斷進步，對檔案管理人員的業務能力提出了新的巨大挑戰，如今的檔案管理者不僅需要具備圖書館學、檔案學等相關的專業知識，還需要熟練掌握并運用計算機網絡技術。因此，只有具備先進管理技能、較高文化水平的檔案管理人員，才能勝任檔案現代化管理工作。

2.3 缺乏統籌規劃與指導，資金投入不足

一方面，各級檔案管理部門缺乏統籌規劃與指導，在檔案現代化管理實施過程中，沒有制定與實際情況相符合的統籌規劃方案。認識上的不足，使領導班子的帶頭作用沒有得到充分發揮，指導沒有落到實處，工作銜接性差。同時會造成人才引進困難，甚至是人才的流失；另一方面，由于對檔案現代化管理認識不足，使得檔案管理部門無法在檔案現代化管理方面保持足夠的資金投入，導致檔案現代化管理設備落后，出現現代化建設水平較差的情況。

2.4 檔案現代化管理的標準化、規范化滯后

檔案現代化管理的總體目標是對現有的檔案資源進行最大限度地開發和利用，使檔案信息服務的范疇更加全面、系統更加完善、傳播更加快速、需求更加準確，讓各類檔案信息資源實現共享，從而滿足社會對檔案信息資源的需求。檔案現代化管理是一個龐大的系統工程，從上到下都有著密切的聯系，需要各方面的大力支持和各級領導的高度重視，相關部門和人員轉變傳統觀念，各個部門和各單位的相互協調、相互制約才能完成檔案現代化管理的總體目標。抓好檔案標準化、規范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關系是實現檔案管理現代化的關鍵。如果檔案管理部門不采取標準化、規范化的管理流程，繼續使用沒有統一好的管理軟件，將會不能實現信息資源共享，這樣會造成資源的浪費、檔案的流失和利用率低等弊端。

3 提升檔案現代化管理水平的對策

3.1 樹立檔案現代化管理思想觀念

觀念是人們在認識上形成的集合體成為觀念。檔案管理觀念也是同樣，只有人們從認識上把檔案工作提高了，檔案管理才能得到發展。檔案現代化管思想觀念是檔案現代化管理的靈魂，人們只有從認識上提高檔案管理工作，檔案現代化管理才能向前邁進。如果各單位有先進的檔案管理軟件和硬件設備，而沒有檔案現代化管理思想觀念，仍然無法解決現有的檔案管理思想觀念滯后與檔案現代化管理發展的先進性之間的矛盾。因此，歸根結底還是要改變人們已經根深蒂固的傳統的檔案管理思想觀念，更新與我國現代化建設事業不相適應的思想觀念，特別要更新依靠科技進步進行現代管理的觀念。

領導者要提高對檔案管理現代化建設的重視，轉變思想觀念和工作方式，把檔案的現代化管理落到實處。為了達到科學管理的目的，檔案管理人員應樹立與社會發展步伐相協調的檔案管理意識，追求先進的現代化管理理念，逐漸創新檔案現代化管理技術。

3.2 培養高素質的檔案管理人才

高素質的現代化管理人才是實現檔案現代化管理不可缺少的要素之一，因此，應把聘用現代化管理人才納入到單位招聘計劃中。高素質的檔案現代化管理人才應該具有計算機方面的知識，能夠熟練運用計算機，具有較強的業務能力和豐富的專業知識。

檔案現代化管理的核心是計算機技術的運用，如圖1所示為電子文件檔案管理系統圖。為了實現檔案的共享，檔案信息朝著數字化、網絡化逐漸邁進。電子計算機憑借其自身的高速運算能力和數據處理能力，不斷為檔案工作者提供科學的管理方法和先進的檢索技術。單位應該為檔案管理定期做專業技能培訓或召開檔案工作研討交流會議，根據不同部門工作人員進行專項培訓，對于剛應聘上崗的工作人員應進行崗前培訓，面向全體工作人員實時做法律法規培訓。業務能力方面，要有耐心，做到有問必答；要有敬業精神，爭取能做到“活檔案”。在招檔案工作人員得素質不斷提高聘工作人員時，應審核應聘人員是否具有檔案管理方面的專業知識，如：圖書館學，檔案信息學等，還應該根據實際的需要招聘具有一定外語水平的工作人員。通過各方面的努力，培養出大批具有綜合管理能力的專業人才和新型的高層次管理人才，這是推動檔案管理現代化的最根本的對策。

圖1 電子文件檔案管理系統

3.3 重視檔案現代化管理的標準化

檔案現代化管理的標準化能夠保障檔案管理工作的質量和效率，要實現檔案管理工作的現代化，首先就要實現檔案管理標準化。檔案管理標準化是建立最高效檔案工作流程，獲得最優經濟效益、社會效益的有力保障，同時也是提高工作效率，推動檔案現代化管理理論研究和發展的重要途徑。采取標準化的流程的優勢在于，為檔案的歸檔和提取提供依據，為便捷的檔案服務提供可能，并且可以避免在檔案管理中出現雜亂、混淆、重復等問題出現。檔案標準流程的制定是一個漫長的過程，檔案室的各個部門需要在部門內部達成一致的共識，因為這個標準是為單位內各個部門所利用，所以充分的交流可以使這個標準化的優勢在檔案交流、利用中充分發揮。同時，也要汲取各學科科學知識，使檔案管理學得到充實和發展。

4 結束語

檔案現代化管理是一項復雜并且系統的工程，檔案管理的現代化就必須將現代化的管理理論和方法相結合，充分調動各個方面的積極性，各個部門相互協作，使檔案管理工作實現科學管理、系統完善、方便快捷，以滿足人們的需求，并提高管理人員的工作效率。為完成這個藍圖，就需要專業科研人員的努力探索，在現有的技術的基礎上不斷開拓，創造出更先進的管理技術和現代化的科學管理，帶動檔案現代化管理的發展，提高檔案現代化管理的整體水平。技術的進步是一個方面，另一個方面是需要廣大檔案工作人員的共同努力，為檔案現代化管理做出貢獻。

[1]陳 俊.國土檔案現代化管理探討[J].管理廣角，2015（10）：179.

[2]康凱.財政檔案現代化管理工作存在的問題及對策[J].圖書情報與檔案管理，2015（12）：563.

[3]肖紅飛.關于檔案管理現代化的要點分析[J].圖書情報與檔案管理，2016（1）：24.

[4]高文華.檔案現代化管理初探[J].辦公室業務，2015（2）：36～37.

G275.9

A

1004-7344（2016）23-0006-02

2016-7-24

肖愛玲（1973-），女，助館員，秘書學專科，從事機關檔案管理工作。