勘測設計單位改制后檔案管理問題及處理決策研究

鄒鐵民

摘 要：在我國經濟市場化程度日益提高的背景下，企業單位的制度環境、市場環境以及經營環境都在深刻地變化，在市場競爭日益激烈的氛圍中，企業單位要甩掉歷史的包袱，進行創新改制，對研究勘測設計單位而言，在經濟市場化的態勢下也顯露出一些問題，其經營和管理機制的落后嚴重制約了研究勘測設計單位的發展，為了改善研究勘測設計單位的企業微觀環境，需要在改制之下實施有效的管理。文章重點對研究勘測設計單位改制后的檔案管理加以分析，并分析其中存在的問題，提出解決對策。

關鍵詞：研究勘測設計單位；改制；檔案管理；對策

中圖分類號：F230 文獻標識碼：A 文章編號：1006-8937（2016）21-0136-02

在經濟市場化的條件下、國家的宏觀改制背景之中，研究勘測設計單位進行了改制，改善單位內部的微觀環境，在社會經濟轉軌的關鍵時期，要針對企業單位深層次的問題和規范性操作問題、管理問題等進行分析。

本文重點探討研究勘測設計單位改制后的檔案資料管理和定位，針對研究勘測設計單位的檔案管理的現狀及存在問題，進行全面的剖析，并在計算機網絡信息技術的支撐下，提升研究勘測設計單位的檔案管理水平，保存和利用好單位的科技知識技術，為研究勘測設計單位的工作提供可靠、規范化的數據信息和歷史檔案資料。

1 研究勘測設計單位檔案的定位及其作用

1.1 定 位

研究勘測設計單位的檔案資料與其他人力資源、財力資源具有同等的意義，對于勘測設計項目而言，檔案資料的利用程度可以決定單位的業務水平，如果研究勘測設計單位的檔案資料管理得當，則可以減少單位的人力投入和財力投入，節約研究勘測設計單位的貨幣資本和流動資本，從而創造最大化的效益。

1.2 作 用

從另一個角度來看，研究勘測設計單位的檔案資料還是一種無形的、隱性的財富，這主要體現在勘測設計單位檔案對于勘測設計單位的市場信譽和產品聲譽方面，如果勘測設計單位的檔案管理全面規范，則可以為勘測設計單位提供項目管理的依據，成為研究勘測設計單位的項目管理的“參謀”和“助手”。

2 研究勘測設計單位改制后檔案管理的現狀及問題2.1 現 狀

研究勘測設計單位要對項目進行勘探、測量、規劃、設計，要為生產科研提供資料，具有較強的專業性特點和科學性要求，在目前的研究勘測設計單位的檔案管理資料中，科技檔案是重要的內容，它是研究勘測設計單位人員科技活動的真實記錄，是一種科學技術的知識儲備形式。

它的內容主要包括：工程地質條件、實驗測試資料、測繪數據等，具有種類繁多和復雜的特征，在研究勘測設計單位的獨立項目中，這些科技檔案資料記錄了項目生產活動的全過程，涵蓋了整體項目的專業性和系統性內容，因而，這些檔案資料具有重大的意義和作用，尤其是對于新建工程、已建工程、改擴建工程，都可以起到有效的輔助性作用。

2.2 存在的問題

然而，在目前計算機網絡信息化技術不斷延伸的形勢下，研究勘測設計單位改制后的檔案管理還存在一些問題。

2.2.1 檔案管理的信息化程度還有待提升

在計算機信息網絡技術突飛猛進的形勢之下，研究勘測設計單位的檔案管理的信息化程度還不高，計算機網絡的檔案管理與利用還不夠廣泛，主要還沿襲傳統的紙質管理的檔案資料管理運作模式，在勘測設計項目的科技檔案資料的信息存儲、信息搜索和信息數據分析的能力還較為薄弱，這樣，無法滿足研究勘測設計單位的項目對信息數據的需求，在當前網絡信息技術普及的大環境中，研究勘測設計單位的檔案管理還沒有建構科學、全面而系統的檔案信息化管理體系，對于科技檔案資料的數據讀取、信息存貯、信息共享等功能的實現還有較大的差距，無法為需求用戶提供方便快捷的檔案信息服務和支持。

2.2.2 檔案管理的專業化、信息化管理存在無序狀態

在研究勘測設計單位改制之后，這些單位正處于轉型的關鍵時期，各方面的資源都在進行整理和補充，在對勘測設計的檔案資料的收集、利用等方面，存在眼光短淺的問題，缺乏長遠的、系統的考慮，這種意識上的淡漠使勘測設計單位改制后的檔案資料存在分散、無序的狀態，有些重要的科技檔案資料沒有進行移交，導致有些檔案信息數據缺失，難以實現研究勘測設計單位的檔案數字化管理。

2.2.3 檔案管理人員的專業化意識還有待提升

研究勘測設計單位在改制之后，部分檔案管理人員的專業化意識較為淡薄，仍舊存在傳統的“重管理，輕應用”的思想意識，對于科技檔案資料的內容整理缺乏系統的、專業化的歸類，這使得檔案資料的利用率較低，無法充分發揮出檔案資料的寶貴資源的價值，也無法對研究勘測設計單位的項目管理提供依據。

3 勘測設計單位改制后檔案管理的提升對策

3.1 將檔案資料管理納入研究勘測設計單位的整體框架 之中

在研究勘測設計單位的改制之后，處于轉型的關鍵時期，為了獲得單位的創新發展，需要將勘測設計單位的檔案資料進行全面、準確的定位，要將檔案資料的管理工作納入單位的目標管理考核體系之中，置于單位的管理框架的合理管控之下，實施有效的督促和檢查。

這樣，在勘測設計單位內部形成一個重視檔案、管理檔案、開發檔案、利用檔案的氛圍和環境，并從檔案管理所需的硬件和軟件等方面提供有力的支持，在有效的激勵體系之下，提升改制后勘測設計單位的檔案資料管理的達標和升級工作。

3.2 實現檔案資料管理的科學化建構

由于一些單位的檔案管理存在專業性不強的問題，對于《中華人民共和國檔案法》的貫徹也不足，因而，需要根據《檔案法》和《保密法》，對研究勘測設計單位的檔案管理實施有效的、系統的、法治的管理，要依法治檔，深入對勘測設計單位的檔案管理研究，要用科學的檔案管理理論指導勘測設計單位的檔案工作，用先進、科學的檔案管理工作方法，對檔案進行收集、歸檔、利用、保密等管理，從而全面提升研究勘測設計單位的檔案管理規范化和科學化水平。

3.3 加強檔案管理工作人員的專業培訓，提升專業性管 理水平

檔案管理工作人員是研究勘測設計單位中檔案管理的具體實踐者，因而，檔案管理工作人員的專業素質直接決定了檔案管理的層次高低，由于研究勘測設計單位的檔案包括人事檔案和科技檔案兩大內容，具有較強的專業性和科學性特點，尤其是科技檔案內容，牽涉較多的專業研究領域。

因而，需要檔案管理工作人員要具備必需的勘察設計專業知識，以實現對科技檔案的整理和分類管理工作。同時，還要對檔案管理工作人員進行信息技術的培訓，要增強檔案管理工作人員的信息化、數字化檔案管理水平，要求他們掌握必須的計算機基本操作知識、檔案學理論知識、保密知識等，從而提升勘測設計單位的檔案信息化水平。

3.4 推行現代化的檔案管理方法

要建構順暢、完善的檔案管理機制，要用完善而規范的檔案管理條款和制度，明確檔案管理的職責，并采用先進的現代化管理設備，創新檔案管理方法，可以建構聲像檔案、機讀檔案、電子檔案等新型方式，根據不同的檔案利用方式和存儲介質，實現現代化的檔案管理方法的創新，用完善的電子檔案管理系統，實現單位資源的科學合理的配置，增強檔案資料信息的共享性。

4 結 語

在經濟市場化的條件下、國家的宏觀改制背景之中，研究勘測設計單位進行了改制，改善單位內部的微觀環境，在社會經濟轉軌的關鍵時期，要針對企業單位深層次的問題和規范性操作問題、管理問題等進行分析。

本文重點探討研究勘測設計單位改制后的檔案資料管理和定位，針對研究勘測設計單位的檔案管理的現狀及存在問題，進行全面的剖析，并在計算機網絡信息技術的支撐下，提升研究勘測設計單位的檔案管理水平，保存和利用好單位的科技知識技術，為研究勘測設計單位的工作提供可靠、規范化的數據信息和歷史檔案資料。

總而言之，研究勘測設計單位改制后的檔案管理至關重要，它是勘測設計單位的無形資產和寶貴的財富，勘測設計單位要在改制的轉型關鍵時期，充分開發和利用好單位的檔案資料，在信息化的環境下，建構數字化、信息化、現代化的檔案管理系統，逐漸提高研究勘測設計單位的檔案管理科學化和規范化的水平，引領勘測設計單位向更高層次邁進。

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