信息化電力系統檔案管理工作的探討

梁潔瑜

（增城市聯電供電用工程有限公司）

信息化電力系統檔案管理工作的探討

梁潔瑜

（增城市聯電供電用工程有限公司）

隨著信息技術的發展，以及電力系統信息化進程的逐步深入，給檔案管理帶來了前所未有的巨大挑戰，同時給檔案管理帶來了發展機遇。傳統的“實體檔案”管理模式受到全新的數字化網絡環境，文件的接收、儲存、應用和文件的真實性、完整性巨大的沖擊，擺在我們面前的緊迫任務是怎樣使檔案數字化建設加快，使信息化技術利用充分，服務的更快、更好。電子檔案的管理也漸漸被納入到信息化建設的日程中。本文對信息化電力系統檔案管理工作進行了簡單的探討，希冀同行能夠借鑒。

電力系統；信息化建設；檔案管理

引言

檔案是各個企業發展的記錄，是對于客戶糾紛處理的重要依據，還是企業最重要的核心信息資源與知識資產，與企業的發展和生存有著直接關系。隨著電力行業在我國的飛速發展，電力企業的檔案信息內容變得日益豐富，使用的價值也隨著提高。在信息時代飛速發展的背景下，電力企業管理工作的主要任務是怎樣管理電力企業寶貴的信息資源，使其提供更好的服務為電力行業的生產經營、科學決策和科技研究。

1 電子檔案管理的優勢

信息通信網絡與技術的迅猛發展給我們創造了一個廣闊的數字世界，電力企業檔案管理的發展趨勢是檔案的電子化管理。如今檔案電子化的存在形式主要是由計算機直接生成的電子檔案、數據和計算機掃描的圖形檔案材料、圖像，以往單一的紙質檔案已融入了圖像、電子文本、影音等新型載體，具有更形象、全面和生動的表現形式，檔案管理方法和手段的多樣化和數字化也被激發，注入了全新的活力為檔案信息的管理。電子檔案具有以下優勢，與傳統的紙質檔案相比。

1.1 優越的保管方式

紙質的檔案載體很容易老化，微縮拷貝或復制時很易出現降低清晰度、丟失信息、畸變等問題，并且不停增長的紙質文件的需要是有限的存儲空間不可以滿足的，但電子檔案只需占據極少量的空間，已而為是電子化的信息處理，在復制時，具有完好的保存度。

1.2 方便操作

對遺漏文件的補漏增缺非常有利，方便增、刪、改形成檔案之前的電子文件，使檔案管理人員的復雜的整理工作減輕，為他們對檔案的編研和二次信息的開發利用騰出更多得時間和精力，使利用效率和工作質量有著很大的提高，發揮更好的時效價值。電子檔案還有著高度的標準性，更加方便的進行檢索。

1.3 歸檔及時，保密性強

為了保證電子文件在傳送、處理和接收檔案時準確無誤，電子檔案要及時確認文件信息，設置密碼保護。同時，電子文件可以隨時歸檔在處理好之后，選取定期進行歸檔的方式或使用備份的形式，經過傳輸的形式由生成部門移交給檔案的管理部門，管理人員進行電子檔案的號碼編排、訪問權限和密碼保護的設置，便于后期使用查找。

1.4 傳遞快捷、實現資源共享

計算機和網絡技術是處理電子檔案的環境，免受紙質檔案只可以在某時、某地才能讀閱讀的限制，信息傳遞在網絡上方便快捷，并且，能夠同時給若干個網絡終端發送一個電子文件，速度快并且效率高，不受存儲載體的限制和空間和時間的制約，真正的實現對資源的共享。

2 檔案信息化采用的技術

現代化檔案管理是現代科學技術尤其是網絡技術和數字化技術發展的必然趨勢，應用這一科學技術，從傳統的紙質載體向“無紙”的數字載體將檔案管理工作進行轉變，使工程檔案資料的數字存儲與查閱得以實現。使用掃描、手工著錄等形式將紙質載體檔案信息存儲到光盤、服務器等計算機的存儲器中是現在普遍的使用方法。

數字化技術。

信息的離散化表述、感知、定量、處理、控制、傳遞、存貯以數字電子計算機硬軟件、協議、周邊設備為基礎的集成技術就是數字化技術。在檔案數字化技術中，把紙質載體轉換成“數字”載體是關鍵的環節之一，而把紙質檔案轉換成計算機能夠使用的數字信息的過程應用現代掃描技術是紙質載體轉化成“數字”載體的過程。這種數字化掃描技術使用計算機、掃描設備等硬件設備，符合國家電網公司紙質檔案數字化技術規范的要求。

2.1 設備選型

檔案紙質載體轉化成“數字”載體的設備就是掃描設備，經過我們分類分析紙質載體檔案，技術要求，和對檔案進行掃描的要求與掃描設備參數對照，符合“技術先進、經濟合理”的原則，對功能適當的掃描設備進行選擇。

（1）檔案類型分析

目前，依照檔案數字化的發展方向，需要從紙質載體轉換成“數字”載體的檔案如下：

科技檔案：對公司基本建設、生產等活動反映的檔案。

文書檔案：對公司行政、黨務管理等活動反映的檔案。

照片檔案：對視察工程項目的照片、施工的照片、各種活動的照片等反映的檔案。

紙質載體的檔案，因為功能、保管期限、用途等不一樣，所以紙張的大小、厚薄、裝訂形式不同等。掃描的設備在客觀上有著不一樣的要求，使設備選型的復雜性增加。

（2）技術要求

《國家電網公司紙質檔案數字化技術規范》當中，提出了明確的技術要求對數字化文件的質量：①圖像的頁面要清晰可辨；②不能有雜點、黑邊等在數字圖像中；③圖像的偏斜角度要不能大于1度；④圖像的偏斜不可以超過頁面內半個文字。

（3）檔案掃描的要求和掃描設備參數對照表1。

表1

結合上述分析，在論證充分的基礎上面，通過對掃描設備的經濟技術比較、市場調查分析，依照“優質高效適用、滿足功能要求”，使用松下kv-s7065ccn彩色平板式高速掃描儀，其可以使高速和平板掃描的一體化實現。在100～600dpi的分辨率之間，對各種清晰度的要求都能夠滿足。有黑白和24位真彩色兩種圖像輸出，對圖像的原貌能夠最大程度的保持。圖像處理軟件R.T.I.V.可以對數字文件進行去污、糾偏等技術處理。

2.2 檔案“數字”載體的形成

轉換成“數字”載體把一份紙質載體的檔案，通常要經過以下工序：

（1）檔案出庫，對檔案進行整理，除去裝訂物。

（2）對檔案的紙張厚薄、大小進行檢查，選擇自動高速掃描或手動平板掃描。

（3）調整分辨率，依據檔案原件的清晰度。

（4）采用真彩色掃描來掃描彩色圖像，其它的就使用黑白二值。

（5）進行去污、糾偏等技術處理對掃描的圖像。

（6）保存到服務器上將數字文件，采用TIFF文檔保存科技檔案和文書檔案的文件，采用JPG文檔保存照片檔案。用實體檔案的檔號命名文件，逐個對應。

（7）把檔案恢復原裝訂，交還庫房。

（8）把數字文件刻錄成光盤備份。

3 電子檔案管理的現狀和存在的問題

電力企業中應用電子檔案還屬于新興的事物，與紙質文檔相比，雖然優勢很大，但不足也存在很多。

3.1 安全系數低

使用數字設備生成的電子檔案，只要其中一個操作環節出現問題在處理過程中，就造成全部文檔都不能確定。電子數據的易復制性、易改動性、易消失性和網絡的易被侵害性，帶來了極大的威脅給電子檔案的安全保密。這些是如今電子檔案管理存在的較為突出的問題。此外，對于有些缺乏責任感的管理人員，沒有進行較好的備份和存檔，使文件損毀現象變得很容易出現。

3.2 認識不足電子檔案管理的重要性

電力企業通常對加快電力工程的建設較為注重，卻對企業的檔案建設忽視。有些領導認為檔案工作不能夠起到實質性的作用對企業的發展，不夠重視檔案的管理工作，不夠重視庫藏的檔案資源。對檔案管理電子化、網絡化的重要性沒有充分意識到，沒有對信息社會的需求適應調整封閉守舊的檔案管理觀念，使得檔案管理電子化的建設受到影響。

4 結語

伴隨著我國科學技術的不斷發展，經濟水平的不斷提高，我國電力企業檔案管理工作面臨著較為嚴峻的考驗。檔案管理應該與電力企業自身的發展緊密結合，開拓創新、與時俱進，不斷將新的檔案管理辦法和思路探索出來，從而使其適應新形勢下電力單位檔案工作發展的具體需求。

[1]李志興，王芳.電力企業信息化建設的前景與展望[J].價值工程，2011（03）：12～13.

[2]夏利宏.新形勢下電子檔案管理存在的問題及對策[J].新西部，2009，8.

G271

A

1004-7344（2016）13-0009-02

2016-4-15

梁潔瑜（1985-），女，大專，主要從事檔案管理工作。